Управління проектами – дуже ефективний інструмент в руках кожного керівника. Етап моніторингу є важливим для проведення необхідних заходів для вирішення проблем, які можуть виникнути під час виконання проекту. Швидше за все, ви просто не зможете розпочати роботу над проектом, а потім проводити перевірку правильності його роботи, не маючи перед собою “дорожньої карти”.
До того ж, дані останніх років Міжнародної асоціації управління проектами показують, що при залученні сучасних методик і програм такий підхід здатний заощадити компанії до 30% часу і 20% коштів, витрачених на реалізацію всіх проектів. Проте важливо пам'ятати, що проектний менеджмент – це не просто комплекс заходів, а процес впровадження та реалізації цілого механізму.
Тепер ознайомимось з основними обмеженнями, які потребують ретельного моніторингу в будь-якому проекті:
Обсяг: визначені задачі, що необхідно виконати для досягнення цілей проекту
Час: дедлайни проекту, включаючи дати початку, завершення та кінцеві терміни виконання завдань і етапів
Бюджет: вартість проекту, розбита на певні категорії
Ці елементи тісно поєднані між собою і навіть залежать один від одного:
- розширивши обсяг проекту – вам доведеться збільшити або скорегувати бюджет і графік для додаткової роботи;
- скоротивши його терміни – вам доведеться або збільшити свій бюджет (оскільки робота має бути виконана швидше, а значить коштуватиме дорожче), або зменшити обсяг проекту;
- скоротивши витрати – вам доведеться або розширити часові рамки, або, знову ж таки, зменшити обсяг.
Моніторинг проекту якраз і допомагає тримати баланс між цими елементами – обсягом, часом і бюджетом. Проте також дуже важливо чітко встановити, як саме буде здійснюватися цей моніторинг. Важливо, щоб усі знали, що від них очікують і якими повинні бути дії у разі можливого надзвичайного ситуації. Тоді будь-який проект буде успішно реалізований.
Отже, моніторинг проекту має вирішальне значення для керування змінами обсягу, часових рамок і бюджету протягом усього процесу розробки проекту.
