Робочі зустрічі є невід’ємною частиною бізнес-середовища. Вони можуть бути відмінним інструментом для обговорення ідеї, вирішення проблеми або спільного прийняття важливих рішень. Проте, неефективно сплановані і проведені зустрічі можуть впусту втратити багато часу і ресурсів.
Тож у цій статті ми розглянемо ключові кроки для ефективного планування робочих зустрічей.
Як проводити ефективні зустрічі?
Визначте мету зустрічі
Для цього уявіть очікуваний результат (позитивний ефект або зміни, які будуть наслідком вирішення існуючої проблеми) та продумайте в якому вигляді він має бути представлений.
Приклади кінцевих результатів зустрічей:
- результатом щотижневої зустрічі менеджерів різних відділів компанії є узгоджені плани;
- підрозділів на тиждень та координація взаємних дій, що приведуть до виконання планів;
- результатом зустрічі CEO з керівниками підрозділу єпогоджений план досягнення планових показників на наступний період по підрозділу;
- результатом загальних повторюваних зустрічей (ранкові мітинги) є високий бойовий дух колективу, координація та поінформованість усієї команди про цілі й задачі.
Створіть список тем для обговорення
Оцініть всі теми та виділіть серед них 1-2 термінових/важливих. Ідеально, якщо ви будете на одній зустрічі обговорювати все ж таки тільки одну тему. Так, ви та ваші співробітники уникнете розфокусу.
Підготуйте необхідні матеріали
Це можуть бути документи для ознайомлення перед зустріччю, звіти тощо. Для типових
повторюваних зустрічей набір документів у більшості випадків завжди буде однаковий, наприклад:
- фінансовий звіт за певний період;
- оперативный звіт по план дій на наступний період;
- завданнях, що в роботі.
Присвячуйте зустрічі новим ідеям і корективам до планів, а не інформуванню одне одного про попередні результати – з ними учасники мають ознайомитися з документів, готуючись до зустрічі.
Проте пам’ятайте, що ознайомлення учасників зустрічі з документами не повинно займати більше 1 години.
Вирішіть, коли розпочнеться зустріч
Не оголошуйте час зустрічі раптово – у день її проведення або навіть напередодні. Що раніше ви повідомите учасників, то більше шансів на те, що зустріч буде успішною. Не ставтеся до зустрічі як до можливості проявити свою владу, відриваючи працівників від важливішої роботи.
Якщо учасники вашої команди перебувають у різних частинах світу, вам потрібно буде вибрати зручний для всіх час у кожному часовому поясі. Якщо ви не можете знайти часове вікно, яке підходить для всіх, перевірте, чи є зустріч абсолютно необхідною.
Запросіть важливих учасників зустрічі
Переконайтеся, що запрошення на зустріч надіслано потрібним працівникам. Не запрошуйте всю команду, якщо знаєте, що в деяких учасників є більш пріоритетні завдання або вони не беруть участі в цьому проєкті.
Залучайте всіх колег до роботи за допомогою провідних інструментів проведення віддалених зустрічей. Ви можете проводити зустріч, вести протокол і надсилати листи за підсумками зустрічі будь-якому учаснику команди як в офісі, так і за його межами без перемикання контексту. Запросіть на зустріч тих учасників, яких безпосередньо стосуються питання, що обговорюються під час неї. Зрештою, результативні зустрічі – ключ до підвищення ефективності співпраці команди.
Зустрічі – це тільки частина робочого процесу, а щоб використовувати весь час з користю для компанії, встановлюйте Yaware.TimeTracker.
З Yaware ваша продуктивність зростає!
Спробуйте безкоштовно та переконайтеся у цьому самі!
Завдяки правильному плануванню робочих зустрічей ви можете ефективно використовувати свій час і досягати більшого успіху в бізнесі. Ефективні зустрічі не лише покращують комунікацію в колективі, але і сприяють швидкому досягненню поставлених цілей. Тож не забувайте дотримуватися цих кроків під час планування та проведення робочих зустрічей.
