Чому так багато компаній приречені на крах ще до того, як вони почали впроваджувати моніторинг робочого часу?
Компаніям важко презентувати нове програмне забезпечення команді, і багато керівників потрапляють до ряду пасток, яких можна було б уникнути при правильному підході. У цій статті ми допоможемо вам визначити бар’єри при впровадженні моніторингу, та розповімо, як їх уникнути.
Чому ручне відстеження відпрацьованого часу не приносить компаніям користь?
Протягом останніх 3 років вимоги та очікування працівників суттєво змінюються. Графік з 9 до 5 стає рідкісним явищем, а до пріоритетів можна віднести гнучкість робочого дня, мобільність, спрощення всіх організаційних та операційних процесів. Навряд чи, працівники по завершенню робочого тижня будуть у захваті від того, що їм потрібно підготувати звіт про кількість відпрацьованих годин за кожен день тижня.
Існує величезний недолік відстеження часу наприкінці робочого тижня, а саме: звіти базуються на самозвітності та пам’яті. Багато компаній просять своїх співробітників відстежувати час, нібито щоб отримати повніше уявлення про їх продуктивність протягом тижня. На жаль, звіти базуються на власних звітах і пам’яті, а це означає, що вони не завжди точні.
Порада
Замість того, щоб покладатися лише на свою пам’ять, придумайте рішення.
Забезпечте точні результати, інтегрувавши відлік часу у ваші робочі процеси з самого початку. За допомогою інструменту ви зможете отримувати кращі дані, відстежувати навантаження співробітників і ефективніше розподіляти проєкти та завдання, підвищуючи ефективність вашої компанії.
Поговоримо про бар’єри
Компанія може стверджувати, що їй потрібно знати, що працівник працює, але чому б не попросити звіт? Ви також можете запитати себе, чому ви працюєте з тим, кому так мало довіряєте. Ключовими факторами в бізнесі є довіра та відповідальність, і вони впливатимуть на те, наскільки успішними будуть ваші зусилля з відстеження робочого часу.
Ваша команда повинна бути готова до рішення
Для кожної компанії є кілька підходів до впровадження програмного забезпечення. Однак ви ніколи не повинні забувати, що ваші співробітники повинні розуміти, чому їхній час відстежується; інакше вони дійдуть власних висновків, які можуть бути неправильними. Окрім пояснення переваг відстеження часу, зокрема кращого управління часом, прозорості та меншого робочого стресу, вам також доведеться провести навчання, як користуватися новим програмним забезпеченням.
Порада
Якщо ви технічний спеціаліст, продемонструйте, як ви це робите, у гайді або зробіть відео. Після того, як ви пояснили, дайте людям час поставити запитання та дозвольте їм робити помилки.
Бар’єр: впровадження програми вимагає занадто багато зусиль
Якщо ви працюєте в компанії, яка використовує Asana, Trello або інші програми для своїх робочих процесів, є хороші шанси, що ви використовуєте потрібні інструменти.
Працівникам може здатися дещо громіздким копіювати та вставляти завдання та час з одного місця в інше. Якщо ви впровадите в команді окремий інструмент для відстеження часу, — це полегшить відслідковування робочих годин працівникам.
Підприємствам потрібен час і зусилля для розвитку
Чи потрібно нам відстежувати час лише тому, що так каже керівник? Чи є кінцевою метою щодня знати кожну дрібницю роботи своїх працівників? Якщо у компанії переслідуються такі цілі, то це не те, що стосується відстеження часу.
Моніторинг робочого часу для керівників і працівників має багато позитивних ефектів, які сприяють особистій продуктивності та фінансовим результатам компанії. Правда полягає в тому, щоб відстеження робочого часу працювало, працівники повинні відчувати, що це критично важливо для їхнього успіху. З іншого боку, надто багато компаній не можуть цього зрозуміти.
Рішення полягає в застосуванні підходу зверху вниз
Щоб допомогти працівникам повірити в цінність відстеження часу, обов’язково стежте за своїм власним часом і продемонструйте команді ефективність. Ви можете поділитися спостереженнями по обліку годин з колегами, а також надати поради щодо усунення несправностей. Це створить прозорість і зміцнить довіру. Коли у команди будуть питання, ви зможете їй допомогти.
Крім того, ви повинні бути готові провести демонстрацію та обґрунтувати необхідність програмного забезпечення (повертаючись до пунктів вище). Ефективність тайм трекера стає очевиднішою і має вирішальне значення для успіху.
Error: ваше програмне забезпечення не оновлено
Чи часто ви оновлювали свій телефон або комп’ютер цього року? Вдосконалення програмного забезпечення полегшують наше життя — нові функції, послуги тощо. Вони також допомагають захистити нас від помилок та інших проблем.
Чому б вам не очікувати того ж від програмного забезпечення для моніторингу робочого часу? Сьогодні існує так багато рішень і додатків SaaS, якими працівники користуються у вільний час, а також допоміжних засобів для роботи, тому якщо вибране вами програмне забезпечення виглядає застарілим або складним у використанні, вони навряд чи будуть ним користуватися.
Програма Yaware TimeTracker має SaaS версію програми, тому користувачі не зустрічаються з повідомленнями “оновіть ваше програмне забезпечення”. При сплаті підписки всі оновлення відбуваються автоматично.
Іншим важливим моментом є те, що навіть попри оновлення, програма не перевантажує комп’ютер/ноутбук (саме це користувачі сервісу Yaware часто зазначають у відгуках). Простий дизайн інтерфейсу дає можливість легко розібратися із програмою навіть нетехнічним спеціалістам.
Допоможіть своїй команді розвиватися, залишаючись прозорими
Обов’язково повідомляйте працівникам, коли ви відстежуєте час. Інформація про ефективність проєкту, фінансові результати та ефективність розподілу часу має бути включена у ваш звіт про відстеження часу. Цей тип зворотного зв’язку допомагає вашій команді процвітати та краще розуміти співвідношення витрат і часу.
Впроваджуйте облік робочого часу крок за кроком
Бажано заручитися допомогою керівництва та лідером команди, підготувати список дій щодо підключення працівників до процесу обліку робочого часу. Цей список може включати групові тренінги, запитання та відповіді, демонстрації тощо, але наявність менеджера поруч може допомогти працівникам зручніше ставити запитання та, швидше за все, отримати потрібні відповіді.
Стимули
Варто поекспериментувати зі стимулами, щоб підвищити рівень успіху впровадженої програми, якщо ви не знайомі з підходом. Розробляючи систему винагород, подумайте про те, щоб забезпечити членів команди найбільшою кількістю радості, а також звернути увагу на бонуси за найкращі результати.
Час від часу відчутних переваг або тих, для досягнення яких потрібен тривалий час, недостатньо. Надання вашим працівникам візуальної винагороди в часі може стати в нагоді.
Короткий підсумок успішних кроків
Якщо ви вважаєте, що ми щось пропустили, повідомте нам. Ми сподіваємося, що це допоможе розв'язувати поширені проблеми із моніторингом робочого часу та підвищенням продуктивності.
Більше ресурсів
Потрібно бути більш продуктивними? Ознайомтеся з безкоштовною демо версією програми Yaware TimeTracker за посиланням, або замовте безкоштовний період користування програмою на 14 днів.
