Проєктні ризики – це події або умови, які можуть вплинути на успішне завершення проєкту. Управління ризиками є необхідною складовою будь-якого проєкту для досягнення його мети та мінімізації негативних наслідків.
Тож сьогодні розкажемо про 4 основні ризики і про те, як їх уникнути:
Незаплановані витрати
Ризик незапланованих витрат – один з найпоширеніших. Неочікувані витрати, зміни валютних курсів, затримки в платежах можуть призвести до перевищення бюджету та загрози “фінансовому здоров'ю” проєкту. І зазвичай це пов’язано з поганою оцінкою вартості проєкту та його обсягом.
Як цього уникнути?
Для управління фінансовими ризиками варто ретельно прораховувати бюджет, враховувати можливі зміни та створювати резервні фонди. Створіть детальний список кожного завдання проєкту (і їх вартість), використовуючи структуру розподілу робіт. Це допоможе вам створити набагато точніший бюджет проєкту.
Затримка проєкту
Насправді, затримки проєкту важко уникнути.
Але чому вони трапляються? Важко визначити точно, проте ось декілька можливих причин:
- Хтось не виконав свою роль або виконував її надто довго
- Оцінка часу на виконання проєкту була не об'єктивною
- Зовнішні ризики, які ви не можете контролювати – або клієнт, який не виконує своє завдання вчасно тощо.
Як цього уникнути?
- Переоцінюйте час, який вам потрібен для виконання завдань, щоб дати собі достатньо простору.
- Додавайте час на випадок непередбачуваних подій, що знаходяться поза вашим контролем (наприклад, якщо клієнт не виконує те, про що з ним домовлялися).
- Створюйте графіки проєктів, для наочного спостереження за прогресом.
- Ведіть моніторинг часу, який витрачаєте на виконання завдань в рамках проєкту.
Для цього варто використовувати хороше програмне забезпечення, наприклад, Yaware.TimeTracker – програмне рішення, спрямоване на моніторинг та аналіз часу, витраченого на виконання робочих завдань. Цей інструмент допомагає як окремим спеціалістам, так і цілим компаніям, ефективно управляти часом і досягати більшої продуктивності.
Yaware пропонує користування програмою 14 днів безкоштовно, щоб ви та ваші підлеглі могли відчути її функціональність у повній мірі, а вже потім прийняти рішення щодо покупки ліцензії!
Недостатньо ресурсів
Ризик використання ресурсів виникає, коли ви недооцінили кількість ресурсів, які вам знадобляться для реалізації проєкту. Він може включати людей, матеріали або бюджет.
Брак ресурсів може призвести до затримок, перевитрати коштів і зниження загальної якості проєкту. Це може змусити вас приймати важкі рішення про те, що зробити пріоритетним, а що, можливо, усунути, щоб залишатися на обраному шляху.
Як цього уникнути?
Перед початком реалізації проєкту створіть детальний план розподілу ресурсів, який відображатиме використання ресурсів команди, одночасно підтримуючи загальні цілі проєкту.
Низька продуктивність команди
Неважливо, наскільки добре ви спланували проєкт, але, якщо ваша команда буде не на піку продуктивності – швидше за все, проєкт буде провалено.
Як цього уникнути?
Підтримуйте постійний зв’язок з командою, адже це важливо на будь-якому етапі проєкту. Так ви зможе вчасно дізнатися про існуючі проблеми і зможете вчасно надати підтримку.
Чітко формулюйте й озвучуйте членам команди цілі та бажані результати проєкту. Це зводиться до правильного управління робочим навантаженням і чіткого графіка роботи працівників.
У цьому також вам може допомогти Yaware.TimeTracker, адже з його допомогою ви дізнаєтесь:
- який час доби є найпродуктивнішим для ваших працівників;
- які ресурси співробітники використовують для виконання конкретного завдання;
- скільки часу витрачається на виконання завдання;
- коли виникають труднощі у виконанні завдання і потрібна допомога;
- що відволікає співробітників і заважає їм рухатися вперед тощо.
Хочете почати використовувати Yaware.TimeTracker? Зареєструйтесь прямо зараз.
Висновок
Управління проєктними ризиками – це складний і постійний процес, який вимагає уваги до деталей, ефективної комунікації та гнучкості у вирішенні проблем. Хоча ризиків не можна уникнути повністю, але за допомогою правильного планування, аналізу та вчасного реагування їх можна зменшити до мінімуму та забезпечити успішне завершення проєкту.
