Дотримання законів про працю — одне із ключових завдань керівників. Особливо, якщо стосується програм контролю та обліку робочого часу. Google кишить статтями: описують недоліки тайм-трекерів, звинувачують у шпіонажі та радять «експерти». І як кажуть, все це може бути використано проти вас — керівника.
Разом із юристом компанії MagneticOne Софією Ковальчук розглядаємо облік робочого часу з точки зору трудового законодавства і даємо поради, як впровадити тайм-трекер, уникаючи майбутніх непорозумінь.
Софіє, як пояснити актуальність питання обліку робочого часу після пандемії?
У зв'язку з поступовою вакцинацією українського населення проти COVID-19, з'являється «гібридна модель роботи». Деякі працівники надалі виконують обов’язки дистанційно, але раз на тиждень, чи раз на місяць (залежно від необхідності) працюють з офісу. Інші — навпаки постійно ходять в офіс (здебільшого через неможливість виконувати завдання дистанційно). В умовах «гібридної моделі роботи» дуже гостро постає питання тайм-трекера та інших способів автоматизації обліку робочого часу задля зручності як роботодавців, так і працівників.
До слова, в трудовому законодавстві України відсутній термін «гібридна модель роботи», але дистанційна робота дозволяє працівникові виконувати обов’язки як з дому, так і з офісу. Згідно ст.60-2 КЗпП за погодженням між працівником і роботодавцем:
- дистанційну роботу можна комбінувати з виходами на офіс;
- трудовий договір регулює поєднання різних форматів роботи;
Вважаю, що особливості «гібридної моделі роботи» можна також передбачити у релевантній внутрішній політиці компанії.
Чи мають право роботодавці вести облік діяльності дистанційних та офісних працівників?
Це гарант того, що особа не перевищує норми загальної тривалості робочого часу на тиждень згідно ст.50, 51 КЗпП:
- для повнолітніх — 40 год.;
- для осіб 16-18 р. — 36 год.;
- для осіб 15-16 р. — 24 год.
Облік є бажаним. До того ж, тайм-трекер — один із варіантів коректного контролю перепрацювань. 4 години протягом 2 днів підряд і 120 годин на рік — саме такі норми фіксує ст.65 КЗпП. І керівник зобов’язаний вести підрахунок надурочних робіт.
Також, переваги від програми обліку отримують ті, у кого гнучкий графік роботи з періодом відключення (проміжок часу, коли людина припиняє виконувати обов’язки на деякий час для відпочинку). В цьому випадку роботодавець:
- Регулює період відключення трудовим договором про дистанційну роботу.
- Зобов’язаний забезпечити облік часу та ефективний контроль за найбільш повним і раціональним його використанням (ст.60 КЗпП).
Як керівникам законно запровадити тайм-трекер в українській компанії?
Я раджу директорам здійснити такі кроки:
- За 5-10 робочих днів письмово повідомити працівникам про зміни, що стосуються початку використання тайм-трекера.
- Видати Наказ про встановлення тайм-трекера на робочі комп'ютери працівників компанії, з яким вони ознайомлюються і письмово погоджуються, а також внести та (або) затвердити зміни до внутрішніх політик компанії щодо обліку робочого часу працівників компанії.
- Бажано отримати письмову згоду на використання роботодавцем на робочих комп'ютерах тайм-трекера, шляхом підписання: додаткової угоди до трудового договору або нового трудового договору.
- У разі запровадження нового функціоналу (фіч) тайм-трекера, що суттєво змінює облік робочого часу працівників компанії, рекомендую за 5-10 робочих днів письмово повідомляти працівникам зміни та анонсувати початок використання нового функціоналу (фіч) тайм-трекера.
Завантажте шаблон Наказу про встановлення тайм-трекера на робочі комп'ютери працівників
Які основні моменти повинні бути зафіксовані у договорі з працівником щодо тайм-трекеру?
Пункт про можливість використання роботодавцем тайм-трекера бажано включити в трудовий договір в розділ «Права і обов'язки Сторін» та (або) «Прикінцеві положення», тощо.
- В розділ «Права і обов'язки Сторін», а саме в «Права Роботодавця»:
«Роботодавець має право встановлювати на робочі комп'ютери працівників Програмну продукцію Yaware, призначену для контролю за використанням робочих комп'ютерів працівниками, а також для автоматичного обліку робочого часу та продуктивності працівників.»
- В розділ «Прикінцеві положення»:
«Сторони підтверджують, що працівник повідомлений та дає свою згоду на використання роботодавцем на робочих комп'ютерах роботодавця Програмної продукції Yaware (включно з її оновленнями та змінами у функціоналі). Призначення Програмної продукції Yaware, її можливості і принципи її дії працівникові роз'яснено роботодавцем.»
На завершення, як керівнику правильно оформити співпрацю з дистанційним працівником?
Щоб правильно оформити співпрацю з дистанційним працівником, компанії потрібно підготувати такі документи:
- Заява працівника на перевід (прийняття) на дистанційну роботу.
- Наказ (розпорядження) роботодавця про переведення на дистанційну роботу.
- Ознайомлення працівника з наказом і переведенням на дистанційну роботу (протягом 2 днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи).
- Письмовий трудовий договір про дистанційну роботу (необов'язково на період загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника).
- Письмовий договір щодо повної матеріальної відповідальності, лише якщо працівник досяг 18-річного віку і користується обладнанням та засобами роботодавця, наданими йому для виконання роботи (не обов'язково).
- Бажано затвердити зміни до внутрішніх політик компанії, де передбачити та описати різні моделі роботи: надомну, дистанційну, офісну, гібридну (змішану).
Продовження теми та безкоштовний проект шаблону трудового договору про дистанційну роботу за посилання. Завантажуйте!
Примітка: Інформація, розміщена у цій статті, не є юридичною консультацією і не призначена для юридичної консультації; натомість вся інформація, вміст та матеріали, доступні у цій статті, призначені лише для загальних інформаційних цілей. Інформація у цій статті може становити не найсвіжішу юридичну чи іншу інформацію.
