Коли графіки позмінні, змінювані або включають нічні чергування, стандартна оплата праці перестає працювати. У таких випадках вводять підсумований облік робочого часу. Це дозволяє вести облік не щодня, а за більший період – місяць, квартал чи навіть півріччя. Однак саме це створює ризики неправильного розрахунку зарплати. Особливо якщо в працівника були нічні, святкові, надурочні.
У статті покажемо, як усе врахувати: пояснимо логіку, наведемо приклад, розкладемо по пунктах. Після прочитання ви зможете перевірити свої формули та уникнути помилок у звітах.
Коли застосовують підсумований облік: правові та кадрові основи
Підсумований облік встановлюється наказом по підприємству або умовами трудового договору. Застосовується тоді, коли неможливо дотриматись фіксованого графіка. Це часто стосується виробництв, охоронних компаній, медичних установ, водіїв, працівників кол-центрів чи ІТ-команд із чергуваннями.
Закон дозволяє вести облік за місяць, квартал або рік. При цьому середня тривалість робочого тижня не має перевищувати 40 годин, а всі відхилення – належно оплачуватись.
Як правильно розраховувати оплату: поетапна формула
Розрахунок при підсумованому обліку вимагає чіткого поділу всіх годин за типами. Не можна рахувати все разом – кожна група має свою ставку. Розглянемо порядок дій, щоб не пропустити важливого.
- Визначити норму годин на обліковий період (за календарем).
- Порахувати фактичну кількість відпрацьованих годин.
- Визначити надурочні (якщо перевищено норму).
- Окремо порахувати нічні, святкові, вихідні.
- Застосувати відповідні коефіцієнти оплати.
Цей порядок дозволяє уникнути подвійних нарахувань і вчасно виявити перепрацювання.
Приклад: як виглядає розрахунок у табелі
У січні 2025 працівник із графіком 2/2 по 12 годин відпрацював 192 години при нормі 168. Надурочні – 16 годин. Також було 24 нічні та 8 святкових. Погодинна ставка – 100 грн.
- Основна частина: 168 × 100 = 16 800 грн
- Надурочні: 16 × 100 × 2 = 3 200 грн
- Нічні: 24 × 100 × 1.2 = 2 880 грн
- Святкові: 8 × 100 × 1.5 = 1 200 грн
Разом: 24 080 грн
Коефіцієнти розраховані згідно зі ст. 106-108 КЗпП. В окремих компаніях вони можуть бути вищими – залежно від колективного договору.
Такий приклад дозволяє побачити, як змінюється зарплата залежно від обсягу понаднормової праці. І чому ручне ведення таких обліків – шлях до помилок.
П’ять причин автоматизувати підсумований облік часу
Підприємства, які обліковують змінний графік вручну, стикаються з постійними ризиками. Помилки, пропущені зміни, незрозумілі звіти – усе це впливає на фінанси і довіру працівників.
- Звітність у ручному режимі не витримує перевірок
- Неможливо точно порахувати нічні та святкові
- Надурочні не фіксуються в реальному часі
- Бухгалтерія втрачає години на зведення табелів
- Працівники не бачать прозорої картини свого часу
Компанії, що використовують трекер робочого часу, мають доступ до готової аналітики.
Наприклад, Yaware.TimeTracker сам фіксує, скільки годин було відпрацьовано, які з них були понаднормовими, і формує звіт для бухгалтера.
Висновок
Підсумований облік дозволяє працювати позмінно, але створює додаткове навантаження на бухгалтерію. Щоб уникнути штрафів і непорозумінь, потрібна точна система фіксації. Приклад показує: розрахунок включає кілька типів годин, кожен із яких має свою формулу. Автоматизація – це не опція, а спосіб гарантувати коректність. Перевірте, чи фіксуєте ви все. Якщо ні – час це виправити.
FAQ
Чи обов’язково погоджувати підсумований облік із працівником?
Так. Графік і форма обліку мають бути погоджені в договорі або колективній угоді.
Скільки може тривати обліковий період?
До 1 року, якщо це передбачено специфікою роботи (ст. 61 КЗпП). Найчастіше — місяць або квартал.
Чи всі понаднормові оплачуються в подвійному розмірі?
Так, згідно з законом. Але лише ті, що перевищують норму годин за обліковий період.
Як оплачуються нічні та святкові години?
Нічні – з коефіцієнтом 1.2, святкові – 1.5. Це мінімум, передбачений КЗпП.
Що буде, якщо не вести правильний облік годин?
Ризик штрафів при перевірці, конфлікти з працівниками, помилки в зарплаті.
Відповісти