Співробітники в компанії часто пручаються на впровадження такої програми, як timetracker. Вони вважають, що автоматизований облік робочого часу — це вторгнення в їхнє особисте життя. Якщо ви, як керівник, ретельно поясните, навіщо це потрібно, і зробите необхідні кроки для правильного впровадження, ваша команда з більшою ймовірністю погодиться встановити програму. У статті блогу ми обговоримо, як пояснити команді необхідність урахування робочого часу, а також розповімо, які 9 кроків потрібно зробити для успішного впровадження тайм-трекера.
Найбільш поширені побоювання щодо обліку робочого часу
Люди бояться, що облік робочого часу використовуватиметься для постійного контролю та аналізу кожного кроку. Вони думають, що тайм-трекер встановлюється через недовіру до співробітників, і почуваються некомфортно навіть під час виконання завдань, з якими вони добре справляються.
До встановлення програми підкресліть, що облік робочого часу не буде використовуватися як інструмент накладення штрафів або підстави для звільнення. Дайте співробітникам зрозуміти, що мета обліку робочого часу — допомогти їм бути продуктивнішими, а не займатися мікроменеджментом.
Як донести до працівників необхідність обліку робочого часу
Завжди корисно зібрати керівників груп або менеджерів на збори, щоб обговорити облік робочого часу та те, як це їм допоможе. Встановіть основні правила та усуньте плутанину у таких питаннях:
- Чому ваша команда відстежуватиме час;
- Коли ви будете дивитися на конкретний витрачений годинник, а коли ви зосередитеся тільки на результатах;
- Чи будуть необхідні щотижневі або щомісячні звіти;
- Як впровадити тайм-трекінг в управління проєктами та дедлайнами.
9 кроків щодо впровадження обліку робочого часу в команді
Коли ви почнете відстежувати час, наступні кроки забезпечать вам чіткий і точний виклад інформації.
1. Робіть введення коротким
Ніхто не любить довгі зустрічі, особливо коли у них є важливіші справи або коли «вони могли б бути електронною поштою». Подякуйте всім за те, що прийшли, та ще раз розкажіть про порядок ведення справ, який ви встановили раніше. Також оголосіть, що ви відповідатимете на всі їхні запитання наприкінці.
2. Почніть із проблем і вирішіть їх насамперед
Використовуючи дані, зібрані в ході опитування, вкажіть найбільші проблеми, з якими співробітники стикаються у зв'язку з відстеженням робочого часу. Це дає їм зрозуміти, що вони були почуті та підтверджує той факт, що мають право голосу у справах компанії.
Потім розкажіть про деталі, про які ви домовилися з керівниками груп на початку процесу, і про те, як це вплине на кожен відділ/команду.
3. Поясніть команді наступні 5 ключових моментів:
- Відстеження часу допомагає повідомляти про понаднормову роботу та домовлятися про пільги.
- За допомогою трекера легко виявляти відволікаючі фактори та втрачений час.
- З програмою співробітники зможуть відстежувати понаднормову роботу та можуть вчасно запобігати вигорянню.
- Облік часу запобігає його крадіжці.
4. Надайте багато даних
Заздалегідь підготуйте деякі дані (краще використовувати інфографіку, щоб зустріч була динамічною). Знайдіть тематичні дослідження компаній та приклади успішного впровадження трекеру. Співробітники можуть кинутися в Google і знайти приклади, де відстеження часу не вдалося. Це змусить їх захищатися і дасть контраргументи, до яких ви повинні бути готові.
5. Запросіть HR-фахівця
Примітка: переконайтеся, що представник відділу кадрів присутній на зборах і в процесі коригування. Нехай вони сядуть серед співробітників і приєднаються до обговорення, якщо це можливо. Їхня присутність надасть вам підтримку у виконанні цього складного завдання. У той час вони можуть придушити будь-які сумніви, замішання чи войовничість, які можуть виникнути між командами.
6. Будьте відкриті для запитань та відповідей
Останнє, але найголовніше, дозвольте людям поділитися своєю думкою. Потім ви можете поставити конкретні запитання та подивитися, чи викликатимуть вони дискусію.
7. Напишіть електронний лист після вступної зустрічі
Це відмінний спосіб підбити підсумки зустрічі, і ви можете зробити його настільки докладним або коротким, наскільки забажаєте. Якщо це звучить як “надто багато роботи”, — у компанії-розробника тайм-трекера є заздалегідь заготовлений шаблон для розсилки співробітникам (наприклад, у Yaware).
8. Надайте ресурси
Через кілька днів після зустрічі, як тільки інформація вляжеться, надішліть електронного листа зі списком ресурсів. Від того, як краще управляти своїм часом, до того, як використовувати трекери часу і як перетворити це на звичку, щоб це стало майже автоматичним.
9. Запевніть команди, що їм допоможуть із програмним забезпеченням
Момент, про який варто згадати: люди бояться виглядати безглуздо, якщо їм не вдасться навчитися користуватися тайм-трекером. Найкращий спосіб дій — не запитувати безпосередньо, хто має проблеми з навчанням (оскільки мало хто визнає це). Натомість запропонувати прискорений курс і допомогу віч-на-віч від технічно підкованих співробітників або власних розробників програмного забезпечення.
Замість висновків
Коли діти бояться монстрів у своїх шафах, ми знаємо, що це насправді страх невідомого. У їхніх кімнатах темно, силуети всюди утворюють моторошні форми, зовні і всередині їхнього особистого простору чути шуми. Надані їхній уяві, не дивно, що вони тлумачать найстрашніші сценарії.
Процес не сильно змінюється, коли ми стаємо старшими. Так само така проста річ, як відстеження часу, може здатися лякаючою, коли нашому мозку не вистачає фактичної інформації. Вирішіть їх проблеми за допомогою фактів, співчуття, розуміння і великої кількості впевненості.
