Звіти тайм трекера — це хороший ресурс, щоб згадати, яку роботу ви виконали вчора чи за минулий місяць. Інструмент добре підходить і тим, хто працює над удосконаленням свого робочого дня, і хоче з'ясувати, які завдання чи справи займають найбільше часу. Звіти тайм трекера доступні як самому працівнику, так і його керівнику. Але вони не доступні третім особам. Тому замість статистики з програми, у статті ми посилаємося на реальні відгуки працівників із різних компаній з усього світу. Більше про витрати робочого часу — читайте у статті.
Зустрічі без порядку денного
Згідно з відгуками, наради без порядку денного розчаровують. І це стосується як керівників, так і співробітників, які є присутніми на зустрічах.
Якщо ми не маємо порядку денного, ми можемо очікувати, що збори будуть неорганізованими та неефективними. План зустрічі дозволяє зрозуміти цілі зборів і вирішити, відвідувати його чи ні. Завдяки цьому ми можемо підготуватися до дискусії, а потім діяти відповідно до її результатів.
Наприклад, якщо у команді є необхідність ухвалити рішення про дизайн нового продукту, співробітники повинні мати уявлення про те, що має обговорюватися на зустрічі:
- зовнішній вигляд,
- технічні характеристики,
- ціна і т.д., та підготувати питання для обговорення.
Перегляд сторінок соціальних мереж
Багато керівників та співробітників хотіли б скоротити час перебування в соціальних мережах на роботі. Однак іноді важко визначити, як це досягти.
Але що, якщо не намагатися скоротити використання соціальних мереж? Що якщо скоротити все інше, а соціальні мережі залишити недоторканими? Наприклад, якщо ви скоротите час, який ви витрачаєте на електронну пошту, перегляд Інтернету і т.д., ви просто частіше прогортатимете свою стрічку.
Тут важливо визначити, які завдання ви хочете вирішити, а потім скоротити все інше. Допустимо, ви хочете написати довгий звіт, але для цього потрібно багато досліджень. Замість того, щоб витрачати кілька днів поспіль на перегляд Інтернету, що не призведе до написання звіту (лише до перегляду якоїсь інформації), спробуйте запланувати певний час щодня для досліджень.
Перегляд 5 відео на YouTube замість запланованого одного
Працівники компаній часто згадують у коментарях про час, який вони витрачають на перегляд відео на YouTube. І річ не в самому факті переглядів відео, а в кількості витрачених ресурсів. Іноді навіть привабливі short-відео “з’їдають” набагато більше часу, ніж довгі навчальні історії чи онлайн-курси. Таким чином, п'ятихвилинне відволікання непомітно переходить в півгодинний перегляд відеоматеріалів.
Є кілька способів скоротити витрати робочого часу на перегляд відео в YouTube. Найочевидніше рішення — встановити блокувальник реклами. Таким чином, ви не побачите настирливу рекламу перед відео на YouTube. Інший спосіб — встановити для себе таймер, а потім вибрати завдання, які ви хочете виконати. Наприклад, ви вирішили переглянути відео про виступ TED. Але ви також встановили таймер на 15 хвилин. Як тільки таймер спрацює, ви припините перегляд відео та перейдете на інші завдання.
Надмірне занепокоєння про особисту продуктивність та управління часом
Одні працівники можуть бути дуже прискіпливими до того, як вони проводять робочий час, інші — дійсно турбуються про те, як заощадити його.
Деякі люди одержимі пошуком нових трюків, лайфхаків чи способів керування часом. Але є різниця між невеликою цікавістю та надмірною тривогою та занепокоєнням з приводу методів економії часу.
Робочий час спрямуйте на виконання запланованих завдань. Надмірне занепокоєння з приводу управління часом може призвести до того, що ви не робитимете те, що вам дійсно потрібно. Наприклад, якщо ви менеджер, вам доводиться аналізувати звіти про роботу своїх підлеглих. Але ви постійно шукаєте нові поради про те, як заощадити час. Ви використовуєте таймери, працюєте у запланований годинник і т.д., але не аналізуєте звіти. А це справжня трата часу!
Перевірка вхідних електронних листів
Це один із найбільших поглиначів часу на робочому місці. Перевірка папки “Вхідні” та відповіді на повідомлення зазвичай не ведуть до досягнення цілей компанії. Якщо ви керівник, ви повинні встановити правила спілкування зі своїми співробітниками та вибрати канал зв'язку, найбільш ефективний для вашої команди. Якщо ви співробітник, ви повинні знати правила спілкування вашого керівника з підлеглими та дотримуватися їх. І головне визначити для себе, коли ви перевіряєте вхідні повідомлення, а коли ні. Виберіть певний час для роботи з поштою. Згодом ви побачите результат того, наскільки простіше чи комфортніше вам стане працювати.
Замість висновків
А які поглиначі часу зустрічаються у вашому робочому дні? Скористайтеся спеціальною пропозицією Yaware, щоб побачити реальну картину робочого дня. Перейдіть за посиланням і зареєструйтесь на безкоштовний тестовий період програми Yaware TimeTracker. Програмне забезпечення не зберігає особисті дані, логіни та паролі. Але фіксує сайти/програми, якими ви користуєтесь, та записує тривалість кожного використання. Після цього ви зможете проаналізувати звіти тайм трекера та зробити висновки: які дії та ресурси займають найбільше часу. На основі таких звітів, компанії та фізичні особи роблять висновки, вносять зміни в організацію робочого дня та отримують перші позитивні результати вже у перші 14 днів тестування програми.
