Ми завжди радіємо цікавим та ефективним кейсам використання Yaware.TimeTracker, якими з нами діляться наші партнери. Адже саме так можна побачити реальну користь нашого сервісу та надихнутися нестандартними варіантами використання тайм-трекеру для вирішення певних задач.
Нижче в статті ділимось з вами кейсом, реалізованим компанією DOitWELL – нашим партнером, що працює у форматі “360° навколо продажів”, тобто з усіма аспектами, які впливають на продажі компанії.
Команда DOitWELL спеціалізується на аудиті відділів продажів та аналізі бізнес-процесів продажів, їх оптимізації та автоматизації за рахунок впровадження CRM-систем, project-систем та додаткових сервісів типу Yaware.Time.Tracker.
Тема кейсу, це “тіньові” задачі та неефективний взаємозв’язок між відділами компанії. Як їх виявили та, що саме застосували для вирішення цієї проблеми.
А далі пряма мова спеціалістів компанії-партнера:
До нас в компанію звернувся постійний клієнт забудовник із таким запитом.
“Страждає колл-центр та відділи продажів. Колл-центр каже, що дуже перевантажений і не встигає обробити звернення, а відділ продажів сумує, бо немає нових заявок, які на нього має переводити колл-центр.”
Звучить дивно, але як показує наш досвід, такий дисбаланс не є новиною на ринку нерухомості.
Щоб знайти відправну точку проблеми наша команда взялась активно досліджувати з різних сторін бізнес процеси в цих відділах.
Щоб зрозуміти і на цифрах побачити реальну завантаженість відділів та можливі неефективні витрати часу, ми підключили всім менеджерам Yaware.TimeTracker.
Цей інструмент дозволив показати реальний робочий день кожного менеджера у витратах часу на задачі. А візуальні графіки наочно показали проблемні зони.
Що ж цікавого ми знайшли за допомогою трекера часу?
1) Колл-центр дійсно був дуже завантажений і особливо у години пік, коли запускалася рекламна активність. Левова частина часу йшла саме на дзвінки, а довжина розмови не давала якісно обробити весь вхідний потік.
✅ Щоб вирішити цю проблему ми відкоригували бізнес-процес – схему розподілу дзвінків, які до цього йшли тільки на колл центр. Тепер у пікові часи навантаження, коли всі оператори були зайняті, дзвінки відправлялися на вільних менеджерів певного відділу продажів.
2) В обох відділах була купа задач не пов’язаних безпосередньо зі спілкуванням з клієнтами:
– пошук відповідей на запитання клієнтів (різні джерела інформації та відсутність актуальних даних створювали проблему);
– пошук відповідальних та результату вирішення питань переданих на інші відділи клієнтів (наприклад на юридични відділ).
✅ Створення централізованої бази знань та оптимізація взаємозв’язків між відділами за рахунок CRM-системи та внутрішніх каналів комунікації – дозволила цей момент вирішити.
3) Менеджери мають несвідомі “тіньові” задачі.
Цікавим було, що коли ми обговорювали з менеджерами, що саме вони роблять протягом дня і куди витрачається їх час, то про деякі задачі вони навіть не згадували. І саме вони виявилися пожирачами їх часу: заповнення купи звітів (в яких часом навіть показники однакові) або робота з документами, яка мала бути на бухгалтерському відділі.
✅ Автоматизація підрахунку потрібних показників через CRM-систему та перенесення звітів у візуально зрозумілі дашборди, скоротили витрати часу.
ВАЖЛИВО! Для того щоб мінімізувати негативне сприйняття інструменту трекінгу часу та прибрати бажання менеджерів “знайти лазівку” в системі, ми попередили всіх, що будемо встановлювати Yaware.TimeTracker та детально розказали яку їх проблему ми хочемо вирішити.
Результати ми так само розглянули по відділах і детально обговорили. До вирішення проблеми залучили самих менеджерів, та з їх участю створили план дій.
На цьому конкретному прикладі нагадуємо, що наша партнерська програма не тільки дозволяє вам отримати додатковий прибуток, але й забезпечує вашим клієнтам якісне вирішення проблем систематизації та оптимізації бізнес-процесів.
