Питання «скільки коштує облік робочого часу» має дві частини: скільки ви заплатите і скільки повернете. Друга частина зазвичай важливіша, бо це один із небагатьох бізнес-інструментів, що окупається за тижні, а не за роки.
Розберемо обидві — з реальними цифрами в гривні, прикладами розрахунку для різних розмірів команди й переліком прихованих витрат, про які варто спитати до покупки.
Ціна тайм-трекера — це не сума в прайсі, а різниця між тим, що ви платите, і тим, що повертаєте. Для більшості команд від 10 осіб ця різниця стає позитивною вже в перший-другий місяць роботи.
Як влаштоване ціноутворення на ринку
Практично всі системи рахують вартість за одну ліцензію (одного співробітника) на місяць. Це зручна модель: платите рівно за тих, хто реально працює в системі.
Що впливає на підсумкову суму:
- Кількість співробітників — базовий множник
- Набір функцій — базовий облік дешевший за проєктний облік зі скріншотами
- Період оплати — річна оплата зазвичай дає суттєву знижку
- Спосіб зберігання — локальна версія на власному сервері рахується інакше, ніж хмара
Окрема категорія — безкоштовні плани для мікрокоманд. Вони зазвичай обмежені кількістю користувачів і базовим набором функцій, але для команди з 3–5 осіб цього часто вистачає.
Реальні тарифи: приклад Yaware
Щоб не говорити абстрактно — актуальні ціни за одну ліцензію, у гривні, без ПДВ:
| Тариф | Місяць | Рік (знижка до 37%) | Що входить |
|---|---|---|---|
| Автоматичний облік часу | 140 грн | 88 грн | Облік часу, контроль порушень, звіти продуктивності, автоматичний табель |
| Свідомий керівник | 264 грн | 166 грн | Усе попереднє + AI-Ментор, режим фокусування, звіт по діяльності, скріншоти, знімки з вебкамери, офлайн-активність |
| Управління проектами | 362 грн | 228 грн | Усе попереднє + контроль проєктів, облік по задачах, бюджет проєкту, інтеграція з Jira |
| Enterprise (локальна) | За запитом | Від 50 ліцензій | Усі функції хмарної версії + дані на вашому сервері, гнучкі налаштування безпеки |
Додатково:
- Безкоштовний тариф для команд до 5 співробітників — облік часу за ПК, контроль порушень, автоматичний табель
- 14 днів безкоштовно з повним функціоналом для тесту
- При оплаті на пів року знижка 14%, на рік — до 37%
Приклади розрахунку для різних команд
Команда 5 осіб, потрібен базовий облік і табель. Безкоштовний тариф — 0 грн. Для мікрокоманди облік робочого часу може нічого не коштувати.
Команда 20 осіб, базовий облік і табелі для бухгалтерії. Тариф «Автоматичний облік часу», річна оплата: 88 грн × 20 = 1 760 грн/місяць (близько 21 100 грн на рік).
Команда 20 осіб, потрібна аналітика й скріншоти. Тариф «Свідомий керівник»: 166 грн × 20 = 3 320 грн/місяць (близько 39 800 грн на рік).
Агенція 15 осіб, облік по проєктах для рахунків клієнтам. Тариф «Управління проектами»: 228 грн × 15 = 3 420 грн/місяць.
Компанія 60 осіб із вимогою локального зберігання. Enterprise, ціна за запитом. Орієнтир для порівняння: хмарний тариф для 60 осіб коштував би від 5 280 грн/місяць.
Який тариф під яку задачу
| Ваша задача | Достатній тариф |
|---|---|
| Табелі для бухгалтерії, дисципліна | Автоматичний облік часу |
| Зрозуміти, куди дівається час команди | Свідомий керівник |
| Контроль віддалених із візуальним підтвердженням | Свідомий керівник (скріншоти) |
| Виставляти рахунки клієнтам за проєктами | Управління проектами |
| Банк, фінанси, держсектор, чутливі дані | Enterprise (локальна) |
Типова помилка — брати старший тариф «про запас». Платите за функції, якими не користуєтесь, а команда лякається надлишкового контролю. Логічніше почати з нижчого й підвищити, коли з’явиться конкретна потреба.
Тепер друга частина: скільки повертається
Ось де цифри стають цікавішими за вартість підписки.
Точність обліку
Коли час фіксується вручну або відновлюється по пам’яті наприкінці тижня, люди систематично переоцінюють відпрацьоване — це підтверджена закономірність, а не недобросовісність. Розрив між заявленим і реальним часом зазвичай складає 5–15% фонду оплати праці.
Для команди з 20 осіб із середньою зарплатою 30 000 грн це 30 000–90 000 грн на місяць, які оплачуються за години, яких не було. Вартість підписки на цьому тлі — 1 760 грн.
Повернення продуктивного часу
Аналітика показує найбільші витоки часу: надмірні наради, фрагментація, непрофільна рутина, що з’їдає день фахівця. Навіть помірне скорочення цих витрат на масштабі команди еквівалентне кільком додатковим співробітникам без витрат на зарплату.
Аудит використання ПЗ
Система показує, які платні програми реально запускаються. У компаніях типово платять за ліцензії, якими користується менше половини співробітників. Разова економія часто перекриває річну вартість тайм-трекера.
Захист у трудових спорах
Об’єктивні дані про відпрацьований час — це доказова база. Одна вирішена на вашу користь суперечка може перекрити вартість підписки на роки.
Стаття 235 КЗпП покладає тягар доведення на роботодавця: без обліку робочого часу ви не доведете нічого.
| Джерело економії | Порядок величини |
|---|---|
| Точність обліку | 5–15% фонду оплати праці |
| Повернення продуктивного часу | Еквівалент 1–3 співробітників на команду 20 осіб |
| Аудит ліцензій ПЗ | Разова, часто суттєва |
| Уникнення трудових спорів | Непередбачувана, але висока |
| Підсумкова окупність | Для більшості команд від 10 осіб — перший-другий місяць |
Як порахувати окупність для своєї команди
Замість того щоб вірити прикладам, порахуйте на власних цифрах. Методика проста й займає 15 хвилин.
Крок 1. Порахуйте вартість підписки на рік. Кількість співробітників × ціна тарифу при річній оплаті × 12. Приклад: 20 × 88 × 12 = 21 120 грн.
Крок 2. Порахуйте свій місячний фонд оплати праці. Кількість співробітників × середня зарплата. Приклад: 20 × 30 000 = 600 000 грн.
Крок 3. Оцініть консервативний розрив в обліку. Візьміть нижню межу — 5% від ФОП. Це та частина, яку зазвичай оплачують за час, якого не було. Приклад: 600 000 × 5% = 30 000 грн на місяць, або 360 000 грн на рік.
Крок 4. Порівняйте. Приклад: 360 000 грн потенційної економії проти 21 120 грн витрат.
Навіть якщо реальний розрив у вашій компанії вдвічі менший за консервативну оцінку, підписка окупається багаторазово. Точну цифру дасть пробний період: порівняйте дані системи з тим, що зафіксовано в табелях за той самий період.
Другий спосіб перевірки — подивитися під час тесту на структуру часу команди. Якщо аналітика покаже, що значна частка робочого дня йде на активності, які не створюють цінності, ви отримаєте другу статтю економії, більшу за першу.
Приховані витрати: що спитати до покупки
Ціна в прайсі — не завжди повна вартість. Уточніть у постачальника:
- Скільки зберігаються дані і що з ними після завершення підписки
- Чи можна докуповувати ліцензії протягом оплаченого періоду
- Чи входить впровадження й навчання у вартість, чи це окрема послуга
- Чи є плата за інтеграції з вашою CRM або таск-менеджером
- Що відбувається при переході на інший тариф — чи зберігаються дані
- Чи прив’язані ліцензії до конкретних людей, чи можна перерозподіляти
Для орієнтиру, як це виглядає у Yaware: дані в хмарних тарифах зберігаються 3 місяці, після завершення підписки — ще 30 днів; ліцензії докуповуються в процесі й не прив’язані до конкретного співробітника, тобто можна видаляти й додавати людей у межах оплаченої кількості.
На чому не варто економити
На тестовому періоді. Два тижні тесту дешевші за рік оплати системи, яка не підходить.
На поясненні команді. Впроваджений без пояснення трекер дає спотворені дані: люди або саботують, або нервують і працюють гірше.
На потрібних інтеграціях. Дешевший тариф без інтеграції з вашою CRM може вийти дорожчим — через ручне перенесення даних щомісяця.
Найдорожча економія — на впровадженні. Система, яку команда не зрозуміла, дає дані, яким не можна довіряти, — і тоді вартість підписки перетворюється на чисту витрату.
FAQ
Чи можна платити помісячно, без річного зобов’язання?
Так, помісячна оплата доступна — просто без знижки. Різниця відчутна: 140 грн проти 88 грн за ліцензію. Логічна послідовність — протестувати безкоштовно, попрацювати місяць-два помісячно, і переходити на річну оплату, коли впевнились, що система підходить.
Чи можна купити різні тарифи для різних співробітників?
Ні, у межах одного облікового запису діє один тариф для всіх користувачів. Якщо частині команди потрібен розширений функціонал, тариф обирається за їхніми потребами.
Що буде, якщо команда виросте посеред оплаченого періоду?
Докуповуються додаткові ліцензії на потрібну кількість. Оскільки ліцензії не прив’язані до конкретних людей, ви можете вільно змінювати склад команди — важлива лише загальна кількість активних користувачів.
Чи є сенс у платному тарифі для команди з 5 осіб?
Часто ні — безкоштовний план закриває базовий облік, контроль порушень і табель. Переходити на платний варто, коли з’являється потреба в аналітиці продуктивності, скріншотах, проєктному обліку або коли команда перевищує 5 осіб.
Скільки коштує впровадження?
У хмарних рішеннях базове впровадження зазвичай не потребує окремої оплати: реєстрація, встановлення агента, налаштування категорій займають кілька годин. Окремі послуги з впровадження можуть знадобитися для великих команд або локальної версії.
Підсумок
Ціна обліку робочого часу для більшості українських компаній коливається від нуля (безкоштовний план до 5 осіб) до 88–228 грн за ліцензію на місяць при річній оплаті. Але вирішальне не це, а співвідношення з економією: тільки усунення розриву між заявленим і реальним часом зазвичай повертає суму, кратно більшу за вартість підписки.
Найточніший розрахунок — на власних даних. 14 днів повного функціоналу без прив’язки картки дадуть цифри саме по вашій команді, а не по прикладах із статті.
🔗 Пов’язані статті
- Тайм-трекер: що це, навіщо потрібен і як обрати правильний інструмент
- Програма обліку робочого часу: як автоматизувати нарахування зарплати за 5 хвилин замість 5 днів
- Тайм-трекер для IT-компанії: як повернути 20% неоплачених годин і не втратити команду
- Як обрати тайм-трекер: 7 критеріїв, які реально мають значення
