“Пожирачі часу” можуть значно впливати на продуктивність та ефективність робочого дня. Тому в сучасному світі, де інформаційний потік безмежний, важливо вміти боротися з пожирачами робочого часу, щоб досягати максимальних результатів.
В цій статті ми підготували кілька практичних порад, які допоможуть вам боротися з цими надокучливими факторами і зберегти важливий час.
Найпоширеніші “пожирачі часу” на робочому місці
1. Соціальні мережі
Соціальні мережі стали невід’ємною частиною нашого життя. Ми кожного дня відвідуємо різні соціальні платформи, такі як Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram тощо. Якщо ви на хвилинку заглянете в соціальні мережі під час роботи, це не проблема, але коли ви робите це надто часто – це вбиває час і продуктивність.
Під час роботи співробітники витрачають щонайменше 1,5 години на перегляд соціальних мереж, щотижня це 7,5. Щоб уникнути цього, ви можете впровадити для своїх співробітників трекер часу, наприклад, Yaware.TimeTracker. Соціальні мережі та інші веб-сторінки, які заважають продуктивній роботі, ви зможете внести до “непродуктивного” списку, що допоможе вам і вашим колегам аналізувати свою роботу та побороти цих “пожирачів часу”.
2. Електронна пошта
Електронна пошта є одним з найпопулярніших способів спілкування з колегами та клієнтами. Але чи замислювалися ви про те, скільки продуктивного часу ви витрачаєте щодня, просто читаючи та відповідаючи на електронні листи?
Трішки статистики. В середньому 15 разів або кожні 40 хвилин, що в сумі близько 2,5 годин продуктивного робочого часу ваші співробітники витрачають на перегляд електронних листів щодня.
3. Смартфон
Постійна перевірка сповіщень на смартфоні, дзвінки, переписки з друзями чи родичами, покупки в Інтернеті – все це марнує продуктивний час ваших співробітників. Таким чином, співробітники використовують свій мобільний телефон для неробочої діяльності в середньому 56 хвилин на день.
4. Зайві зустрічі
Неефективна зустріч – це витрати часу та продуктивності. Щотижня кожен співробітник витрачає 5 годин 3 хвилини на зустрічі та 4 години 13 хвилин на підготовку до них. Це не може не впливати на продуктивність, адже тільки на підготовку зустрічі, як правило, йде багато енергії. І замість того, щоб цю енергію направити на виконання важливого завдання, працівники витрачають іі часто на не зовсім потрібні зустрічі.
5. Багатозадачність
Ви можете подумати, що багатозадачність робить вас більш розумними та продуктивними, але це зовсім не так. Часто саме через багатозадачність працівники не можуть вчасно завершувати пріоритетні завдання.
Насправді, люди можуть виконувати лише одне завдання за раз. Якщо ви постійно змінюєте свою діяльність – ви марно витрачаєте свій час, адже багатозадачність призводить до втрати 40% продуктивності.
Як боротися з відволікаючими факторами?
1. Перший крок – впровадити в роботу компанії Yaware.TimeTracker.
Yaware – простий і зручний інструмент для команд будь-якого розміру та структури, розроблений спеціально для підвищення продуктивності ваших працівників.
Хочете почати використовувати Yaware.TimeTracker? Зареєструйтесь прямо зараз.
До того ж, Yaware пропонує 14 днів безкоштовного користування програмою, щоб ви могли відчути її функціонал в повній мірі!
2. Плануйте свій день і визначайте пріоритети
Першим кроком у боротьбі з пожирачами робочого часу є визначення своїх цілей і завдань на день. Складіть список завдань, які потрібно виконати, та встановіть для них пріоритети. Це допоможе вам фокусуватися на важливих справах і уникати відволікань на менш важливі речі.
3. Ефективно керуйте електронною поштою
Електронна пошта може бути великим “пожирачем” робочого часу, якщо ви не керуєте нею належним чином. Ось кілька порад:
- Встановіть певні часи для перевірки пошти: замість того, щоб безперервно перевіряти електронну пошту, встановіть конкретні години для цього і дотримуйтеся їх.
- Вимкніть сповіщення: вимкніть сповіщення про нові повідомлення, щоб уникнути постійних відволікань.
- Використовуйте правила сортування: налаштуйте правила сортування і фільтри, щоб автоматично розподіляти повідомлення за папками або мітками.
4. Уникайте соціальних мереж
- Вимкніть сповіщення для соціальних мереж: вимкніть сповіщення від соціальних мереж на робочому часі або встановіть часові обмеження на їх використання.
- Зберігайте телефон подалі: за можливості, тримайте телефон подалі від робочого місця, щоб уникнути відволікань.
5. Вивчайте техніки управління стресом та концентрацією
- Практикуйте медитацію та релаксацію: регулярна медитація може допомогти вам знизити стрес і підвищити концентрацію.
- Займайтеся фізичною активністю: фізичні вправи сприяють збільшенню енергії та підвищенню продуктивності.
6. Оптимізуйте робоче середовище
- Установіть зручну робочу зону: створіть комфортне і організоване робоче місце, що сприяє концентрації.
- Використовуйте шумозахисні навушники: у випадку, якщо ви працюєте в шумному оточенні, шумозахисні навушники можуть допомогти вам уникнути відволікань.
Пам'ятайте, що ефективне управління часом – це процес, і це вимагає практики та наполегливості. Поступово впроваджуючи ці поради в свій робочий день, ви зможете підвищити продуктивність і зберегти більше часу для важливих завдань.
