Жахлива зустріч. Напевно, хоч раз, але з вами це траплялось. Така зустріч, на якій не вдалося вирішити жодних питань, усі завдання перенесли на наступний раз, а всі учасники вийшли з відчуттям втраченого часу. Наочним прикладом поганої зустрічі є зібрання групи людей в одному приміщенні для обговорення всього, що спаде на думку, і нічого конкретного. Якщо ви хочете, щоб зустріч пройшла успішно, потрібно бути готовим до неї, а якщо ваша робота полягає в організації зустрічей, тоді вся команда має бути впевнена, що ви робите це добре.
Засідання правління зазвичай проводяться раз на квартал, а не щотижня. Багато компаній перейшли на імпровізаційні зустрічі. Але справа не лише в тому, що погані зустрічі не потрібні нікому. Вони досить дорого коштують. Низька ефективність комунікації спричиняє великі збитки. Тому проведення ефективних зустрічей важливе не тільки для вашої душевної рівноваги, але й має значну фінансову вагу як для малого, так і для великого бізнесу.
Розумне керування зустрічами починається задовго до їх початку та триває й після їх закінчення. Ось кілька ключових факторів, які потрібно враховувати, плануючи успішну зустріч із працівником, клієнтом або всією командою.
Як проводити ефективні зустрічі?
Визначте мету зустрічі
Для цього уявіть очікуваний результат (позитивний ефект або зміни, які будуть наслідком вирішення існуючої проблеми) та продумайте в якому вигляді він має бути представлений.
Приклади кінцевих результатів зустрічей:
- результатом щотижневої зустрічі менеджерів різних відділів компанії є узгоджені плани
- підрозділів на тиждень та координація взаємних дій, що приведуть до виконання планів;
- результатом зустрічі CEO з керівниками підрозділу єпогоджений план досягнення планових показників на наступний період по підрозділу;
- результатом загальних повторюваних зустрічей (ранкові мітинги) є високий бойовий дух колективу, координація та поінформованість усієї команди про цілі й задачі.
Створіть список тем для обговорення
Оцініть всі теми та виділіть серед них 1-2 термінових/важливих. Ідеально, якщо ви будете на одній зустрічі обговорювати все ж таки тільки одну тему. Так, ви та ваші співробітники уникните розфокусу.
Підготуйте необхідні матеріали
Це можуть бути документи для ознайомлення перед зустріччю, звіти тощо. Для типових повторюваних зустрічей набір документів у більшості випадків завжди буде однаковий, наприклад:
- фінансовий звіт за певний період;
- оперативний звіт по план дій на наступний період;
- завданнях, що в роботі.
Присвячуйте зустрічі новим ідеям і корективам до планів, а не інформуванню одне одного про попередні результати – з ними учасники мають ознайомитися з документів, готуючись до зустрічі.
Проте пам’ятайте, що ознайомлення учасників зустрічі з документами не повинно займати більше 1 години.
Вирішіть, коли розпочнеться зустріч
Не оголошуйте час зустрічі раптово – у день її проведення або навіть напередодні. Що раніше ви повідомите учасників, то більше шансів на те, що зустріч буде успішною. Не ставтеся до зустрічі як до можливості проявити свою владу, відриваючи працівників від важливішої роботи.
Якщо учасники вашої команди перебувають у різних частинах світу, вам потрібно буде вибрати зручний для всіх час у кожному часовому поясі. Якщо ви не можете знайти часове вікно, яке підходить для всіх, перевірте, чи є зустріч абсолютно необхідною.
Запросіть важливих учасників зустрічі
Переконайтеся, що запрошення на зустріч надіслано потрібним працівникам. Не запрошуйте всю команду, якщо знаєте, що в деяких учасників є більш пріоритетні завдання або вони не беруть участі в цьому проєкті.
Залучайте всіх колег до роботи за допомогою провідних інструментів проведення віддалених зустрічей. Ви можете проводити зустріч, вести протокол і надсилати листи за підсумками зустрічі будь-якому учаснику команди як в офісі, так і за його межами без перемикання контексту. Запросіть на зустріч тих учасників, яких безпосередньо стосуються питання, що обговорюються під час неї. Зрештою, результативні зустрічі – ключ до підвищення ефективності співпраці команди.
Зустрічі – це тільки частина робочого процесу, а щоб використовувати весь час з користю для компанії, встановлюйте Yaware.TimeTracker.
З Yaware ваша продуктивність зростає!
Спробуйте безкоштовно та переконайтеся у цьому самі!
