Ваші працівники заповнюють ручні табелі? Вводять відпрацьований час в електронну таблицю? Ви на 100% впевнені, що персонал використовує робочий час для досягнення цілей компанії? Ви відстежуєте всі показники роботи? Ведете статистику продуктивності компанії?
Якщо ви відповіли на більшість цих питань: «Я не знаю!» або «Так, ми все ще робимо це вручну» — пора приєднуватися до цифрової епохи.
AIN виявив, що 51% опитаних компаній ведуть облік робочого часу працівників і їх кількість постійно зростає. Чому? Тому, що інвестування в тайм-трекери економить бюджет компанії й усуває крадіжки часу внаслідок:
- Пізнього початку роботи та раннього фінішу;
- Супер довгих перерв;
- Несанкціонованої понаднормової роботи; Особистої діяльності на роботі;
- Зловживання соціальними мережами й розважальними сайтами.
Багатьом відомий традиційний спосіб обліку робочого часу працівників: запис приходу і виходу з роботи. Але це лише поверхневий метод, який показує фактичне перебування в офісі, але не говорить нічого про продуктивність і використання робочого часу. Розгляньмо, що таке тайм-трекінг і з чим його їсти у 2021 році?
Що таке облік робочого часу працівників?
Облік робочого часу працівників це підрахунок відпрацьованих годин між початком та завершенням робочого дня, а також понаднормові години й перепрацювання, які виникли з будь-якої причини.
Хоча більшість вже відстежує час і концепція виглядає знайомо, це не означає, що спосіб, яким вони це роблять, не слід модернізувати. Раніше, працівник записувався при вході й виході з роботи, використовуючи папір та ручку. Є компанії, які далі так роблять і додають собі роботи. Тільки уявіть обсяг паперової тяганини й документації в компанії з великим штатом і час, витрачений на ручну обробку протоколів.
Зараз, є безліч автоматизованих систем таких, як ПЗ на комп'ютер або телефон, програми на основі таймерів, біометричні системи й системи сканування відбитків пальців, програми для обліку робочого часу працівників і продуктивності. Використовуючи ці технології, компанія краще управляє ресурсами, витрачаючи на це 15 хвилин в день. На додаток до цього, багато сервісів, що дозволяють відстежувати час, пропонують інші послуги, такі як розрахунок заробітної плати, управління проєктами та завданнями, знімки екрану і вебкамери користувача.
Цілі обліку робочого часу працівників
- Простий облік робочого часу працівників та ведення табеля.
- Підвищення продуктивності роботи.
- Виставлення прозорих рахунків клієнтам.
- Управління проєктами та завданнями.
- Облік невидимих завдань таких, як телефонні дзвінки, наради, обговорення з колегою робочих питань, які непомітно забирають більшу частину часу.
- Справедливий розрахунок заробітної плати.
- Статистика в режимі реального часу + облік з телефону.
Кому потрібен облік робочого часу працівників?
Компанія Yaware презентувала 19 сфер застосування тайм-трекінгу, починаючи від ІТ-компаній і закінчуючи виробничими фірмами. Відстеження часу підходить для всіх команд, які основну частину робочого дня проводять за комп'ютером. Тут невеликий перелік користувачів, які отримують найбільшу вигоду від тайм-трекінгу:
- Компанії з погодинною і неповною зайнятістю.
Коли ви оплачуєте персоналу кожну годину, їх робочий час особливо цінний для вас, як для роботодавця. Облік дає реальне уявлення про часові витрати, навіть якщо всі члени команди мають гнучкий графік: працюють вночі або тільки після обіду, приходять / йдуть з офісу в різний час і дні тижня. - Компанії з погодинною оплатою праці.
Замість того, щоб покладатися на неточні й часто неповні дані з нотаток або з пам'яті ваших працівників, ви можете мати автоматичний звіт про відпрацьований час. Це не тільки гарантує оплату реального обсягу роботу, але й побудову чесних, прозорих відносин між керівником і персоналом, де кожен знає, за що платить і заробляє відповідно. - Некомерційні та благодійні організації, навчальні заклади.
Оскільки, частково їх робота покривається коштом пожертвувань чи державним бюджетом, то такі організації знаходяться під фінансовим контролем з боку управлінських органів, а також їх спонсорів. Однак, коли вони можуть детально описати, як витрачали комп'ютери й час, то підзвітність стає менш важливою проблемою.
КЕЙС: облік робочого часу в дитячому будинку
«Комп’ютеризуй притулок»: безкоштовне використання Yaware.TimeTracker
- Фрілансери.
Коли ви працюєте на себе, останнє, що вам потрібно, – це працювати безкоштовно. Ось, де в гру вступає облік робочого часу. Навіть за допомогою найпростішого додатка, ви можете відстежувати свою статистику, боротися з відволіканням й бути впевненим в тому, що кожна частинка роботи буде оплачена замовником. - Дистанційні команди.
Облік робочого часу працівників вигідний не тільки роботодавцю, як спосіб контролю на відстані, але і персоналу тому, що допомагає тримати менеджера в курсі його продуктивності та внеску в кінцевий продукт. Встановлюючи ПЗ на комп'ютери, працівники будуть впевнені в тому, що їх ніколи не запідозрять в бездіяльності, а керівник зможе дати більше свободи віддаленому персоналу, без побоювань і спаду ефективності роботи. - Менеджери, які прагнуть підвищити продуктивність.
Для звичайного працівника табель це просто набір незрозумілих чисел, але для менеджерів і власників бізнесу, він є неоціненним джерелом інформації. Маючи достатньо даних, вони можуть визначити найбільш прибуткові проєкти, виявити всі вузькі місця і побачити, які непродуктивні завдання крадуть час персоналу. Це дасть керівникові розуміння того, як підвищити продуктивність і зробити бізнес більш успішним.
Які переваги обліку робочого часу працівників?
- Підвищує продуктивність, аналізує кожен аспект робочого дня, від години, витраченої на роботу до 20-хвилинного обідньої перерви, яка перетворилася у 2 години бездіяльності.
- Показує вузькі місця.
- Робить працівників більш відповідальними за роботу і допомагає їм не відволікатися, реально оцінювати терміни й навантаження.
- Реєструє оплачуванні години, щоб було простіше виставляти рахунки клієнтам і розраховувати заробітну плату.
- Викорінює мікроменеджмент, щоб керівник присвячував час управлінській й стратегічній діяльності, а не адміністративній.
- Фіксує перепрацювання, як передумову професійного вигорання.
- Показує сайти й програми, використані персоналом. Контролює порушення робочого графіка: запізнення, завершення роботи раніше дозволенного.
- Аналізує навантаження на команди й потребу в додаткових кадрах.
- Оцінює окупність трудових ресурсів.
Кращі методи ведення обліку робочого часу працівників
- Віра на слово
Якщо ви тільки що завершили проєкт, в якому брали участь троє членів команди, то для того, щоб оцінити вартість їх роботи — питаєте працівників, скільки часу вони витратили про завдання. На підставі відповідей, робите приблизну оцінку і виплачуєте зарплату.Плюси: швидкий і простий метод.
Мінуси: неточний. Розрахунки базуються на суб'єктивній думці працівника про свій робочий час.
- Паперовий облік часу
Для реалізації цього підходу потрібні годинник, блокнот і ручка. Працівники просто підраховують час і записують на папір, або, якщо вам потрібна більш детальна структура, заповнюють видрукований табель.Плюси: можна використовувати скрізь: в офісі, в оточенні технологій, або в глушині, працюючи без Wi-Fi.
Мінуси: є ризик втратити або пошкодити паперовий табель. Також, цей метод передбачає додаткові тимчасові витрати на заповнення й обробку даних, уявляєте, скільки днів ви будете аналізувати табелі 50 працівників?
- Табличний метод
Excel дуже гнучкий і використовується для запису того, скільки часу працівники витрачають на завдання. Кожен раз, коли вони будуть працювати над чимось, повинні реєструвати це в таблиці.Плюси: не потрібно витрачати ні копійки на обладнання: просто використовуйте Google Таблиці та годинник.
Мінуси: вимагає великого ступеня довіри до персоналу. Більш того, ручне введення часу може стомлювати й помилковим, і не підійде для виставлення рахунків.
- Таймер
Якщо ви не хочете вручну рахувати час, встановіть пасивні інструменти — таймери. Ці додатки працюють постійно, все що потрібно — зупиняти й запускати лічильник вручну.Плюси: це найбільш автоматизований метод з перерахованих вище.
Мінуси: в цілому він менш точний. Персонал забуває натискати старт і фініш, а також не завжди вказує, коли працює, а не коли витрачає час на особисті завдання. Крім того, не всім працівникам сподобається навантажувати себе додатковою роботою — контролем таймера.
- Програмне забезпечення на комп'ютер
Найточніший і найефективніший метод на сьогодні. Такі програми, як Yaware.TimeTracker, ведуть облік робочого часу працівників без зусиль з боку менеджерів і персоналу. Досить один раз встановити ПЗ на комп'ютери й виконати базові налаштування. Крім відстеження часу, програма показує продуктивність користувачів, список використаних сайтів, допомагає розраховувати зарплату й управляти проєктами.Плюси: чим більше знань, тим вища ефективність. Крім того, на обробку звітів йде не більше 15 хвилин в день + кожен працівник отримує доступ до своєї статистики, а менеджер — до статистики групи. Коли ви використовуєте цей метод, вам не потрібно шукати відповіді на запитання, на що витрачається час і які проєкти потребують непропорційно багато уваги — у вас буде об'єктивна статистика.
Мінуси: деякі користувачі розцінюють облік робочого часу працівників, як вторгнення у приватне життя або як знак того, що їм не довіряють.
