Кадровикам та HR-менеджерам часто потрібен конкретний приклад правильного заповнення табелю обліку робочого часу. Розглянемо детально, як виглядає табель для стандартного 5-денного робочого тижня на прикладі березня 2025 року, і з'ясуємо всі нюанси заповнення цього важливого документа.
Зразок заповненого табелю обліку робочого часу (форма П-5)
Основні дані табелю на березень 2025 року:
- Робочі дні: 20 днів
- Робочих годин: 160 годин (при 8-годинному робочому дні)
- Вихідні: суботи та неділі
- Святкові дні: 8 березня (субота)
Приклад заповнення для працівника Іванова І.І.:
Дата |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Код |
Р |
Р |
В |
В |
Р |
Р |
Р |
В |
В |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
В |
Год |
8 |
8 |
- |
- |
8 |
8 |
8 |
- |
- |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
- |
Дата |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Код |
В |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
В |
В |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
В |
В |
Р |
Год |
- |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
- |
- |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
- |
- |
8 |
Розшифровка кодів:
- Р – робочий день (8 годин)
- В – вихідний день
- ТН – тимчасова непрацездатність (лікарняний)
- ВД – відрядження
- НУ – надурочні години
Як правильно заповнити табель: покрокова інструкція
Електронний табель працівника заповнюється щодня з обов'язковим зазначенням коду виду часу та кількості годин. У верхньому рядку вказується літерний код, у нижньому – кількість відпрацьованих годин.
Для кожного працівника в табелі вказуються табельний номер, прізвище з ініціалами, посада та відпрацьовані дні з годинами за кожну дату місяця. Робочі дні позначаються кодом “Р” з вказівкою кількості годин, вихідні залишаються порожніми або ставиться “В”. Відпустки, лікарняні та інші неявки мають спеціальні буквені коди згідно з затвердженим переліком.
Основні проблеми ручного заповнення: помилки в підрахунках загальної кількості годин, невідповідність записів фактично відпрацьованому часу, плутанина з кодами неявок, складність врахування часткових робочих днів. При великих колективах ручне ведення табелю займає багато часу та створює ризики для бізнесу під час перевірок Держпраці.
Приклади заповнення в нестандартних ситуаціях
Працівник у відпустці з 15 по 25 березня:
Дата |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Код |
Р |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
Р |
Год |
8 |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
8 |
Працівник на лікарняному з 10 по 14 березня:
Дата |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Код |
Р |
ТН |
ТН |
ТН |
ТН |
ТН |
В |
Год |
8 |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
Працівник у відрядженні:
Дата |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
|---|---|---|---|---|---|
Код |
ВД |
ВД |
ВД |
ВД |
В |
Год |
8 |
8 |
8 |
8 |
- |
Автоматизація ведення табелю – сучасне рішення проблем
Автоматичне формування табеля базується на реальній активності співробітника за комп'ютером. Система обліку робочого часу фіксує кожну дію без можливості редагування з боку користувача та створює табель на основі фактичних даних про роботу.
На скріншоті видно реальний табель, де автоматично зафіксовано години роботи кожного працівника. Зелені клітинки показують відпрацьований час, червоні – неактивність або відсутність. Система також візуалізує щоденну активність у вигляді графіків.
Другий скріншот демонструє детальний табель з точними годинами для кожного дня. Система автоматично розраховує загальну кількість відпрацьованого часу та формує звіти для HR-відділу.
Автоматичний табель включає точну фіксацію часу початку та завершення роботи, розрахунок відпрацьованих годин, врахування перерв і неактивного часу, інтеграцію з HR-системами для відпусток та захист від ручного редагування даних. Табелювання віддалених співробітників стає простим завданням завдяки постійному моніторингу активності.
Практичні поради для кадровиків
Облік часу в Excel залишається популярним для малих команд, але має значні обмеження. При зростанні команди понад 15-20 осіб ручне ведення стає неефективним.
Перехід на автоматизацію доцільний при команді більше 15 працівників, наявності віддалених співробітників, частих помилках у розрахунках, великих витратах часу на адміністрування та потребі захисту від перевірок контролюючих органів.
Сучасні системи обліку часу формують табелі автоматично з мінімальним втручанням HR-менеджера та повною відповідністю законодавству. Це економить час, зменшує помилки та забезпечує надійний захист під час перевірок Держпраці.
Подивіться, як формується автоматичний табель у Yaware.TimeTracker – з прикладом реального дашборду.
Відповісти