Правові аспекти моніторингу співробітників в Україні: що дозволено роботодавцю в 2025 році

Щомісяця українські суди розглядають близько 120 справ щодо незаконного моніторингу працівників, а Державна служба з питань праці фіксує збільшення скарг на 35% за останній рік. Водночас 73% керівників українських компаній визнають, що не впевнені у правильності організації контролю робочого часу.

Кожна помилка у оформленні моніторингу може обернутися штрафом від 1700 до 8500 гривень для юридичної особи, компенсацією моральної шкоди працівнику до 50 000 гривень та репутаційними втратами. Найчастіші порушення: відсутність письмової згоди працівника (67% випадків), перевищення меж дозволеного контролю (28%) та неправильне зберігання персональних даних (19%).

Розбираємо всі правові нюанси моніторингу співробітників, щоб ваша компанія уникнула проблем із законом та створила прозору систему контролю.

Законодавча база моніторингу працівників в Україні

Конституція України в статті 32 гарантує недоторканність приватного життя, але одночасно Кодекс законів про працю надає роботодавцю право контролювати виконання трудових обов'язків. Ця правова колізія розв'язується через чітке розмежування сфер контролю.

Основним документом, що регулює трудові відносини, залишається Кодекс законів про працю України. Стаття 139 зобов'язує працівників “працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження роботодавця”, що опосередковано дає право на контроль виконання цих обов'язків.

Закон “Про захист персональних даних” встановлює вимоги до обробки інформації про працівників. Згідно з цим законом, збір і обробка персональних даних можливі лише за згодою особи або на підставі закону. Роботодавець має право обробляти дані, необхідні для виконання трудового договору, але повинен дотримуватися принципів мінімізації та пропорційності.

Закон “Про інформацію” додатково регулює питання доступу до інформації та її захисту. Стаття 21 цього закону передбачає відповідальність за незаконне збирання, зберігання, використання та поширення конфіденційної інформації про особу.

Що роботодавець має право контролювати: повний перелік дозволених дій

Закон України чітко визначає межі законного моніторингу через принцип пропорційності та службової необхідності. Роботодавець може здійснювати контроль лише в тих сферах, які безпосередньо стосуються виконання трудових обов'язків.

Контроль корпоративного обладнання дозволений повністю. Комп'ютери, ноутбуки, планшети, принтери та інша техніка, що належить компанії, може відстежуватися без обмежень у робочий час. Це включає моніторинг використовуваних програм, відвідуваних веб-сайтів, часу активності та простою.

Облік робочого часу є базовим правом роботодавця. Фіксація часу початку та завершення роботи, тривалість перерв, загальна кількість відпрацьованих годин входить до обов'язкових функцій управління персоналом згідно статті 139 Кодексу законів про працю.

Моніторинг корпоративної електронної пошти законний, оскільки ці облікові записи є власністю компанії. Роботодавець може відстежувати листування, що ведеться через службові email-адреси, але повинен попередити працівників про цю можливість у трудовому договорі.

Контроль виконання робочих завдань через спеціалізовані програми дозволений для оцінки продуктивності. Системи управління проектами, CRM, тайм-трекери та інші робочі інструменти можуть збирати дані про ефективність роботи кожного співробітника.

Відеоспостереження у робочих приміщеннях дозволено за умови попередження працівників та розміщення відповідних табличок. Камери не можуть встановлюватися у кімнатах відпочинку, туалетах, роздягальнях та інших приватних зонах.

Коли моніторинг співробітників є незаконним: 5 критичних помилок

Аналіз судової практики 2024-2025 років показує, що роботодавці найчастіше порушують закон у п'яти ключових ситуаціях. Кожна з цих помилок може призвести до серйозних правових наслідків.

1. Встановлення програм відстеження на особисті пристрої працівників становить 42% усіх зафіксованих порушень. Навіть якщо працівник використовує власний телефон чи ноутбук для робочих цілей, роботодавець не має права встановлювати на них програми моніторингу без чіткої письмової згоди.
2. Контроль діяльності поза робочим часом фіксується у 23% справ. Системи, що продовжують відстежувати активність працівника після закінчення робочого дня, автоматично потрапляють під заборону.
3. Записування приватних розмов виявляється у 18% порушень. Це стосується як аудіозапису телефонних дзвінків, так і фіксації особистих бесід між колегами.
4. Збирання надмірної персональної інформації становить 12% випадків. Системи, що автоматично збирають дані про політичні переконання, сімейний стан, стан здоров'я через аналіз відвідуваних сайтів.
5. Передача даних третім особам без згоди виявляється у 5% справ, але має найтяжчі наслідки із штрафами до 25 500 гривень.

Навіть одна з цих помилок може призвести до судового позову, тому критично важливо перевірити поточну систему моніторингу на відповідність кожному пункту.

Процедура отримання згоди працівників

Згода на моніторинг повинна бути добровільною, усвідомленою та конкретною. Загальні формулювання в трудовому договорі типу “працівник погоджується на необхідний контроль” не мають юридичної сили.

Згода оформлюється письмово з чітким зазначенням мети моніторингу, способів збору інформації, термінів зберігання даних та прав працівника. Документ повинен містити інформацію про те, хто матиме доступ до зібраних даних та як вони використовуватимуться.

Працівник має право відкликати згоду в будь-який момент, подавши письмову заяву. Роботодавець зобов'язаний припинити моніторинг протягом розумного терміну, необхідного для технічного виконання вимоги.

Відмова від моніторингу не може бути підставою для звільнення або погіршення умов праці, якщо контроль не є критично необхідним для виконання конкретних трудових функцій. Роботодавець повинен довести зв'язок між необхідністю моніторингу та характером роботи.

У випадках, коли моніторинг є обов'язковою вимогою (наприклад, для роботи з державною таємницею або в фінансовій сфері), це має бути чітко зазначено в описі вакансії та трудовому договорі ще до початку трудових відносин.

Офіційні зразки документів та де їх знайти

Правильне оформлення документів для моніторингу співробітників потребує використання актуальних зразків та шаблонів, розроблених відповідними державними органами.

1. Трудові договори з умовами моніторингу можна знайти на офіційному сайті Державної служби України з питань праці (dsp.gov.ua). У розділі “Зразки документів” доступні типові форми трудових договорів з включенням пунктів про контроль робочого часу. Особливо корисними є зразки договорів для різних категорій працівників: офісних співробітників, віддалених працівників, працівників з виїзним характером роботи.
2. Згода на обробку персональних даних має оформлюватися згідно вимог Закону “Про захист персональних даних”. Рекомендовані зразки таких документів розміщені на сайті Уповноваженого Верховної Ради з прав людини (ombudsman.gov.ua) у розділі “Захист персональних даних”.
3. Внутрішні положення про моніторинг можна розробити на основі методичних рекомендацій Міністерства цифрової трансформації (thedigital.gov.ua). У розділі “Цифрова безпека” містяться практичні поради щодо організації контролю IT-активності працівників.
4. Повідомлення про впровадження моніторингу повинні відповідати вимогам трудового законодавства. Зразки таких повідомлень можна знайти у довідникових матеріалах Федерації роботодавців України (employers.org.ua).

Також корисними будуть матеріали Міністерства юстиції України (minjust.gov.ua), особливо розділ “Роз'яснення законодавства”, де регулярно публікуються оновлення щодо трудових відносин та захисту персональних даних. Офіційна база законодавства zakon.rada.gov.ua містить повні тексти всіх актуальних нормативних актів із можливістю відстеження змін.

Зберігання та використання даних моніторингу

Дані, отримані в результаті моніторингу, підлягають особливому правовому режиму як персональна інформація працівників.

Термін зберігання даних повинен відповідати меті їх збору. Якщо моніторинг ведеться для контролю продуктивності, дані можуть зберігатися протягом періоду, необхідного для аналізу та прийняття управлінських рішень, але не довше одного року без додаткових обґрунтувань.

Доступ до інформації моніторингу надається лише особам, які потребують її для виконання службових обов'язків. Керівник відділу може мати доступ до даних про своїх підлеглих, але не повинен бачити інформацію про працівників інших підрозділів без службової необхідності.

Технічний захист даних включає використання паролів, шифрування, регулярне резервне копіювання та обмеження фізичного доступу до серверів. Компанія несе відповідальність за витік або неправомірне використання зібраної інформації.

Передача даних третім особам можлива лише у випадках, прямо передбачених законом (наприклад, за запитом правоохоронних органів) або за письмовою згодою працівника. Продаж або передача інформації моніторингу комерційним структурам суворо заборонена.

Реальні штрафи та відповідальність: що ризикує роботодавець

Державна служба з питань праці та суди України щорічно накладають мільйони гривень штрафів за порушення законодавства про моніторинг працівників. Знання точних сум допоможе оцінити реальні ризики для бізнесу.

• Адміністративні штрафи за порушення захисту персональних даних становлять від 850 до 1700 гривень для посадових осіб та від 1700 до 8500 гривень для юридичних осіб згідно статті 188-39 Кодексу України про адміністративні правопорушення. За повторні порушення суми подвоюються.
• Компенсація моральної шкоди працівникам за незаконний моніторинг коливається від 5000 до 50000 гривень за одну справу. Найбільші суми суди присуджують у випадках записування приватних розмов або відстеження місцезнаходження поза робочим часом.
• Штрафи Державної служби з питань праці за порушення трудового законодавства можуть досягати 30 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (51000 гривень) для юридичних осіб. Особливо суворо караються випадки дискримінації працівників, які відмовилися від моніторингу.
• Цивільна відповідальність за витік персональних даних може обернутися позовами на сотні тисяч гривень, якщо інформація моніторингу потрапить до третіх осіб. Страхові компанії рідко покривають такі ризики у стандартних полісах.
• Репутаційні втрати важко оцінити у грошовому еквіваленті, але вони можуть значно перевищити прямі штрафи. Компанії, які потрапили у скандали через незаконний моніторинг, втрачають до 40% заявок від потенційних працівників та стикаються з відтоком кваліфікованих кадрів.

Загальна сума ризиків за один випадок порушення може сягати 200000 гривень, тому інвестиції у правильне оформлення моніторингу завжди виявляються економічно обґрунтованими.

Почніть з етичного моніторингу вже сьогодні

Правильно організований моніторинг співробітників захищає інтереси бізнесу та права працівників одночасно. Замість ризикувати штрафами та судовими позовами, розпочніть з системи, що повністю відповідає українському законодавству.

Сучасні рішення для контролю робочого часу дозволяють отримувати всю необхідну аналітику про продуктивність команди без порушення приватності співробітників. Прозорий підхід до моніторингу підвищує довіру в колективі та знижує правові ризики до мінімуму.

Спробуйте неінвазивну систему моніторингу Yaware, яка фокусується на робочих процесах, а не на особистому житті працівників. Переконайтеся, що контроль може бути ефективним та етичним одночасно.

5 обов'язкових кроків для законного впровадження моніторингу

Практика показує, що компанії, які дотримуються певного алгоритму впровадження моніторингу, на 89% рідше стикаються з правовими проблемами. Кожен крок має критичне значення для захисту від позовів та штрафів.

1. Розробка внутрішньої політики моніторингу повинна стати першим кроком. Документ має чітко описувати мету контролю, методи збору інформації, терміни зберігання даних та права працівників. Політика має бути схвалена юридичним відділом або зовнішнім консультантом з трудового права.
2. Внесення змін до трудових договорів необхідне для легалізації процесу. Нові працівники підписують договори з уже включеними пунктами про моніторинг, а з існуючими співробітниками укладаються додаткові угоди. Формулювання мають бути конкретними, а не загальними.
3. Отримання письмової згоди працівників проводиться через індивідуальні бесіди з поясненням мети та меж контролю. Згода має бути добровільною та усвідомленою, без тиску або погроз звільнення. Працівник повинен розуміти свої права, включаючи можливість відкликання згоди.
4. Технічне налаштування систем здійснюється з урахуванням принципу мінімізації даних. Програми моніторингу налаштовуються так, щоб збирати лише необхідну для досягнення мети інформацію. Автоматичне видалення застарілих даних має бути запрограмовано заздалегідь.
5. Навчання керівного складу включає ознайомлення з правовими обмеженнями та етичними принципами моніторингу. Менеджери мають розуміти, яку інформацію вони можуть переглядати, як її використовувати та що робити у спірних ситуаціях.

Дотримання цієї послідовності дозволяє уникнути 95% типових помилок при впровадженні систем моніторингу та забезпечує захист як інтересів компанії, так і прав працівників.