Моніторинг витрат – це не просто обов'язковий етап управління проєктом, це ключовий інструмент, який визначає його успіх та призводить до досягнення поставлених цілей. Відсутність ефективного моніторингу може призвести до різних проблем, включаючи перевищення бюджету, затримки в графіку та низьку якість результату.
Отже, чому відсутність відстеження витрат може зруйнувати ваш проєкт?
- Перевищення бюджету
Без належного відстеження витрат на проєкт стає важко дізнатися, скільки грошей було витрачено і скільки залишилося. Це може призвести до неприємних сюрпризів , коли проєкт доведеться раптово зупинити, оскільки у вас закінчилися кошти. Або потрібно зрізати кути, що призведе до нерівного результату. Або ви можете опинитися в незручному становищі, вимагаючи додаткового фінансування.
- Неправильне управління своїми ресурсами
Якщо ви не відстежуєте свої витрати, ви, швидше за все, приймете неправильні рішення. Наприклад, гарною ідеєю буде кілька разів переналаштувати свої фінанси протягом усього проєкту, коли ви будете краще розуміти його в процесі. Але, якщо ви не будете відстежувати бюджет, вам буде важко це зробити. Це часто призводить до дисбалансу фінансів, коли один відділ може бути перефінансований, а інший – недофінансований. Зрештою, це означає втрачений час і гроші.
- Нижча рентабельність
У разі перевищення бюджету ви можете понести частину витрат за клієнта. Це з'їсть будь-яку націнку, яку ви встановили на початку проекту, і зменшить ваш прибуток . Навіть якщо клієнт повністю покриває витрати, це погана новина для вас, тому що він буде незадоволений і може вибрати іншого партнера в майбутньому. Знову ж таки – менші прибутки для вас.
- Труднощі в прогнозуванні
Якщо ви не знаєте, куди йдуть гроші, ви не можете точно оцінити, як ваші справи з точки зору використання ресурсів. Крім того, не знаючи своїх реальних витрат на проєкт, ви також не можете дати точну оцінку, коли з’явиться наступний проєкт, і продовжуватимете боротися з відстеженням бюджету.
Проте, є хороша новина! Ви можете уникнути чотирьох ризиків, описаних вище, просто відстежуючи свої витрати. Коли ви дізнаєтесь, куди йдуть ресурси, ви можете бути впевненими у своєму бюджеті, краще використовувати ресурси, підвищити прибутковість, а потім зробити все це знову та краще з наступним проектом. Це хороша новина не лише для вас, але й для ваших партнерів. Таким чином вони знатимуть, що можуть на вас покластися, і будуть більше задоволені вашою роботою.
Як почати вести витрати проєкту?
Ви можете використовувати прості електронні таблиці або спеціальне програмне забезпечення для управління витратами. Так, ви можете обійтися однією електронною таблицею Excel – і якщо ви фрілансер, вам, мабуть, нічого більше не потрібно. Тим не менш, спеціалізоване програмне забезпечення, безсумнівно, полегшить відстеження та нагляд за вашими витратами, пропонуючи простий спосіб їх введення, а також різні звіти для аналізу.
Деякі речі легко відстежити. Наприклад, постійні та передбачувані витрати, такі як регулярна підписка на деякі інструменти, що використовуються в проекті. Одноразові витрати також зрозумілі, оскільки ви можете просто додати їх у свій аркуш і забути про них. Та найважче – відстежувати витрати на робочу силу . Різні зарплати, зміна членів команди, різні відділи – все може стати безладним. Навіть соло-фрілансери можуть зіткнутися з цим.Ось чому було б розумною ідеєю розглянути програмне забезпечення для управління витратами або інші інструменти, які можуть допомогти вам у цьому.
Простий інструмент для відстеження витрат – Yaware.TimeTracker
Yaware.TimeTracker – це програмне забезпечення для моніторингу робочого часу та продуктивності. Воно допомагає не тільки моніторити час, витрачений на різні завдання та проєкти, але і допомагає контролювати та аналізувати витрати.
Yaware.TimeTracker допомагає підприємствам та командам краще розуміти, як використовується їхній час та ресурси, що допомагає уникнути надмірних витрат та підвищити продуктивність. Ось що ви можете з цим інструментом:
- який час доби є найпродуктивнішим для працівників;
- які ресурси використовують співробітники для виконання конкретного завдання;
- скільки часу витрачається на виконання завдання;
- коли виникають труднощі у виконанні завдання і потрібна допомога;
- що відволікає працівників і заважає їм рухатися вперед.
Хочете почати використовувати Yaware.TimeTracker? Реєструйтесь.
Yaware пропонує користування програмою 14 днів безкоштовно, щоб ви могли відчути її функціонал в повній мірі!
