Ми всі стикалися з труднощами організації часу на роботі. Буває, ви прокидаєтесь з упевненістю та оптимізмом, що не тільки закінчите всі справи вчасно, але й встигнете в спортзал і приготуєте вечерю після роботи.
А потім трапляється щось непередбачуване у вигляді затору чи не запланованої зустрічі і все – решта дня йде не за планом.
Проте, ефективне планування робочого дня є важливим навичкою для досягнення успіху як у професійній, так і особистій сфері. Структурований робочий день допомагає знизити рівень стресу, підвищує продуктивність та дозволяє досягти балансу між роботою і відпочинком. Але часто нам важко створити реалістичний та здійсненний план, який враховує всі потреби та завдання.
У цій статті ми підготували 8 порад щодо організації робочого часу, які допоможуть вам уникнути пасток та покращити ваше планування робочого дня.
- З’ясуйте, на що ви витрачаєте свій час
Щоб оптимізувати особистий тайм-менеджмент, спочатку потрібно зрозуміти, на що витрачається час. Спостерігайте за використанням свого робочого часу протягом тижня, відстежуючи щоденні дії і кількість годин, які витрачаєте на їх виконання. Ці прості правила допоможуть:
- Визначити, скільки ви реально можете зробити за день
- З’ясувати речі які забирають у вас час
- Зосередитись на більш важливій діяльності
Коли ви проведете цей аудит часу, стане ясно, скільки вашого часу витрачається на непродуктивні дії, розмови тощо. Ви отримаєте точне уявлення про те, скільки часу займає певний тип завдань (що буде дуже корисно для їх виконання пізніше). Ця вправа також може допомогти вам визначити час доби, коли ви найбільш продуктивні – таким чином ви знаєте, коли працювати над проєктами, які вимагають найбільшої зосередженості та креативності.
- Встановіть реалістичні цілі
Перш за все, визначте свої головну мету та завдання. Будьте реалістичними і визначайте тільки такі цілі, які можна досягти протягом робочого дня. Записуйте їх у порядку пріоритетів, щоб зосередитися на найважливіших завданнях та досягти успіху без надмірного навантаження.
- Використовуйте планувальники та організаційні інструменти
Існує багато цифрових планувальників та додатків, які допоможуть вам краще управляти часом. Виберіть інструмент, який вам найбільше підходить, і використовуйте його для визначення та моніторингу своїх завдань. Не забувайте встановлювати нагадування, щоб не пропустити важливі дедлайни.
Також дуже ефективно використовувати спеціальне програмне забезпечення для моніторингу робочого часу. Наприклад, Yaware.TimeTracker – простий і зручний інструмент для команд будь-якого розміру та структури, розроблений спеціально для підвищення продуктивності.
Хочете почати використовувати Yaware.TimeTracker? Зареєструйтесь просто зараз.
До того ж, Yaware пропонує користування програмою 14 днів безкоштовно, щоб ви могли відчути її функціонал у повній мірі!
- Створіть реалістичний графік
При створенні плану робочого дня не ставте собі одразу велику кількість завдань. Краще залиште трохи часу для невеликих перерв та несподіваних ситуацій. Реалістичне планування допоможе уникнути перевтомленості та незадоволення не виконаною роботою.
- Визначте пріоритетні завдання
Поставте свої завдання у порядку пріоритетів. Спочатку виконайте найважливіші завдання, коли ваша енергія та концентрація на висоті. Це забезпечить більшу продуктивність та забезпечить успіх у важливих справах.
- Уникайте перенавантаження
Не переоцінюйте свої здібності та можливості. Намагайтеся уникати перевантаження. Для цього рівномірно розподіляйте завдання на всі робочі дні, особливо якщо деякі з них займають доволі багато часу.
- Навчіться говорити «ні»
Ви ніколи не зможете керувати часом, якщо не навчитеся говорити «ні». Тільки ви знаєте, на що у вас є час, а на що немає. Тому, якщо вам потрібно відхилити запит, щоб зосередитися на більш важливих справах, не зволікайте. І якщо ви беретеся за проєкт, який, очевидно, нікуди не приведе, не бійтеся відмовлятися від нього.
Замість того, щоб виконувати багато завдань, які приносять мало або взагалі не приносять жодної цінності, виконуйте менше завдань, які створюють більшу цінність. Використовуйте принцип 80/20, де 80% результату ви отримуєте від 20% ваших дій.
- Заплануйте час для відпочинку та релаксу
Завжди важливо пам'ятати про своє фізичне та емоційне здоров'я. Тож заплануйте час для відпочинку та релаксу, де ви зможете зняти напругу та відновитися. Також не забувайте про регулярні перерви, які допоможуть підтримувати високий рівень продуктивності та позитивний настрій протягом всього робочого дня.
Висновок
Краще управління часом це навичка, яку можна і варто розвивати.
Зрештою, жодна «професійна підказка» чи календар чарівним чином не приберуть ваші труднощі з управління часом, якщо у вас немає основи хороших навичок управління часом.
