Ви коли-небудь сумнівалися в сумлінності своїх працівників? Мова йде не про низьку кваліфікацію або відсутність знань і навичок. Річ у тому, як часто у вашій голові виникає думка: «Чи дійсно вони зараз зайняті робочими питаннями?»
Питання логічне, адже персонал рухає ваш бізнес, від його продуктивності залежить дохід і розвиток компанії. Тому, ви хочете визначати рівень залученості в процес без жорсткого контролю. Але, встановлення камер і стеження за кожним кроком персоналу можуть не спрацювати. Навпаки приведуть до зниження мотивації й порушення особистих кордонів. Якщо ви націлені на побудову довірчих і прозорих відносин, підходьте до питання з іншого боку. Зараз з цим допомагають системи обліку робочого часу. Трекери надають необхідну інформацію про роботу й продуктивність, як офісних, так і віддалених працівників.
Як визначити коли персонал працює, а коли — ні?
Можна заходити в кабінет і перевіряти. Можна телефонувати, щоб в черговий раз запитати, чим зараз займається працівник. Недолік цих варіантів в тому, що вони роблять з вас мікроменеджера. Ми ж пропонуємо більш сучасні методи:
- Планерки
Щоденні «літучки» допомагають підтримувати комунікацію з персоналом. За ці 20-30 хвилин ви освіжите в пам'яті заплановані завдання й обговорите відповідальність за них. Цим ви задасте робочий настрій на весь день. - KPI
Немає такої компанії, в якій неможливо виставити ключові показники. Іноді потрібно більше часу і досвіду для їх визначення, але це того варте. Чим раніше ви почнете вимірювати роботу працівників, тим простіше буде довести, працював персонал чи ні. - Планування і звітність Кожен повинен розуміти свою роль в компанії. З цим допоможуть плани на рік / квартал / місяць / тиждень. Потім, розбийте їх на щоденні завдання для кожного працівника та добийтеся звітності. Це допоможе персоналу самостійно аналізувати свою діяльність і вчасно усувати недоробки.
- Програми обліку робочого часуРекомендуємо встановити їх на кожен комп'ютер. Вони записують діяльність персоналу:
1) Роботу з програмами та сайтами;
2) Кількість відпрацьованого часу;
3) Аналізують продуктивність;
4) Фіксують початок і закінчення робочого дня.
Тобто, щоб перевірити чи працівник сумлінно виконував роботу, досить зайти в особистий кабінет і подивитися статистику роботи.
Як мотивувати персонал краще працювати?
Наказами й суворою дисципліною ви нічого не доб'єтеся. Пропонуємо використовувати метод пряника — показати працівникам статистику їх роботи. Іноді, вони самі не здогадуються про те, що краде їх час. Вони не помічають, що зайшовши в соціальні мережі, зависають там на пів години. Ваше завдання допомогти їм навчиться цінувати свій час і боротися з факторами відволікання. Тобто, спочатку ви встановлюєте програму обліку робочого часу — цей факт вже дисциплінує команду, а потім відкриваєте їм доступ до особистої статистики. Мінус в тому, що тепер буде складно змусити працювати понаднормово. Підвищивши свою продуктивність, персонал буде встигати виконувати всі завдання протягом робочого дня і не погодиться на перепрацювання.
Як справлятися з проблемними працівниками?
Ось ми й плавно підійшли до того, що всі запропоновані способи виявилися неефективними. Підопічний не хоче працювати й крапка. Ні планерки, ні визначення KPI не допомогли, а Yaware.TimeTracker фіксує зниження продуктивності (і ви самі це помічаєте). Що робити?
- Поговоріть тет-а-тет
Ви ж розумієте, що є якийсь привід того, що раніше працівник сумлінно виконував завдання, а зараз — ні. З'ясуйте причину. - Докази
Прийдіть на зустріч зі скріншот з програми, покажіть показники особистої статистики й позицію в рейтингу. Підкресліть цінність співробітника і запитайте про причини зниження продуктивності. - Індивідуальний план
Буває, що людина йде на контакт. Він хоче працювати, але йому заважають особисті справи, немає мотивації або він професійно вигорів. З цим допоможе індивідуальний план реанімації. Туди можна включити незаплановану відпустку, стратегію навчання, коучинг… Тобто все те, що допоможе проблемному працівникові повернуться у стрій. - Дедлайни Не йдіть із зустрічі без конкретики. Якщо мова йде про підвищення кваліфікації, то скільки вона триватиме? Якщо переведення на іншу посаду, то хто закриє цю? Визначте чіткі терміни виправлення ситуації.
Як звільнити проблемного працівника?
Начебто все просто, як 2 + 2 — немає результатів, немає співпраці. Але, на практиці буває, що підопічний просить про попуск, про відтермінування дедлайнів і згадує про те, що у нього маленькі діти й потрібно заробляти. Іноді, погрожує і маніпулює. Що робити?
- Зрозумійте, що він займає чуже місце.
- Ви оплачуєте працю некомпетентної людини.
- Можливо в іншій компанії, він зможе реалізувати свій потенціал.
- Для росту і розвитку, кожен повинен займати своє місце.
Якщо вам потрібно звільнити проблемного працівника м'яко і без конфліктів, зробіть це за допомогою цих 4 важливих кроків.
Законність використання систем обліку робочого часу працівників
Якщо керівник зацікавлений у розвитку бізнесу, то він позитивно дивиться на питання моніторингу роботи персоналу. У працівників ці системи найчастіше асоціюються зі стеженням і порушенням особистих кордонів. Якщо ви вирішили встановити програму обліку робочого часу, то повинні знати, що це не суперечить трудовому законодавству. Персонал правий у тому, що ніхто не може працювати 8 годин без перерв. Тому, ми рекомендуємо підходити до питання контролю зі здоровим глуздом:
- не відстежувати особисті листування;
- вести відкритий моніторинг;
- не вимагати 100% продуктивності;
- поступово впроваджувати систему і всі моменти обговорювати з персоналом.
Трудовий кодекс говорить, що працівники повинні виконувати свої обов'язки й дотримуватися внутрішнього розпорядку. Якщо компанія забезпечує персонал необхідним обладнанням, то вона має право знати, з якою метою використовується його майно. Тому, і роботодавець, і працівник повинні йти на певні компроміси для забезпечення максимальної ефективності використання робочого часу.
Як обдурити системи обліку робочого часу?
Yaware.TimeTracker важко обдурити. Звичайно, працівник може попросити когось натискати клавіші чи рухати мишкою, поки його немає на робочому місці, але тоді керівник побачить тривалу активність в одному вікні. Погодьтеся, що неможливо працювати 4 години поспіль в одній вкладці, навіть якщо це ваш основний робочий документ. Також, функція скріншотів екрану покаже, що за ті 4 години таблиця Excel залишилася недоторканою.
У програмі можна активувати як моніторинг сайтів, так і підсторінок. Якщо маркетолог проводить багато часу в Facebook, це його продуктивний ресурс, — то роботодавець побачить, якщо він проводить час у стрічці новин, а не в рекламному кабінеті.
Якщо у підопічного виникає бажання обдурити системи обліку робочого часу, то співпраця з такою людиною втрачає свій сенс. Трекери розроблені для аналізу своєї статистики. Ці системи не панацея від усіх проблем, а додатковий інструмент для організації як офісної, так і віддаленої роботи. Адже, якщо персонал хоче працювати, він буде працювати з Yaware або без.
