Успішне впровадження Yaware — УКРДІПРОМЕЗ

В компанії працює близько трьох сотень співробітників. Умовно, цих співробітників можна розділити на групи: виробничий відділ (розробляють документацію для замовників), відділ супроводу та забезпечення.

Як на рахунок пандемії, ви працюєте віддалено чи в офісі?

Оголошення локдауну створило серйозну проблему. Щоб люди могли приїхати на роботу, у компанії організували транспортування співробітників. На відміну від сучасних компаній, які приваблюють лише молодих спеціалістів, в Укрдіпромез працюють співробітники у віці, з високим ризиком захворіти.

Зі зростанням показників захворюваності ще на початку пандемії було прийнято рішення відправити на дистанційну роботу більшість робітників та надати техніку для роботи. Зараз більша частина працює в офісі. Також була проведена вакцинація у два етапи: співробітники отримали вакцину для захисту їх здоров’я.

Укрдіпромез — соціально-свідома компанія, у якій організовано і структурно підійшли до моральної і організаційної підтримки співробітників на час пандемії.

Чому вирішили у компанії впроваджувати тайм-трекер?

Інститут був заснований ще за часів Радянського Союзу. Наразі компанія розвивається, проводиться політика заохочення нових кадрів та утримання цінних кадрів із досвідом роботи на даному підприємстві.

«Для того, щоб ми могли аналізувати хто з співробітників приділяє більше уваги робочим завданням і заслуговує додаткової мотивації і збільшення заробітної плати, ми вирішили “поміряти температуру” по компанії – хто як працює. Як платити людині більшу зарплату? Потрібно показати, що співробітник якісно виконує роботу, і оцифрувати робочий день. Для нас важливо, щоб людина ефективно використовувала робочий час: вирішувала задачі, а не просто просиджувала дні на роботі»  

Що змінилося після впровадження тайм-трекера?

Компанія Укрдіпромез тільки почала свій шлях користування Yaware після тестового періоду. Програму встановили на 60 комп’ютерів, це ⅓ всієї кількості робочих місць. Далі заплановано масштабування програми: встановлення трекера співробітникам, що працюють віддалено. Все тільки почалося, але впевнені, що розпочата велика робота, яка приведе до якісних змін.

«Люди повинні усвідомити, що ситуація змінюється. Як у компанії, у якої немає оцифрованої системи, дають оцінку по роботі співробітників? Є начальник відділу, який може співробітника захищати, або давати суб’єктивну оцінку, яка звучить приблизно так: “добре”, “погано”, “ми трішки підтягнемо”. Така оцінка не є конструктивною.»

Сергій Парубець зазначив, що керівнику підрозділів складно з такою оцінкою працювати, тому що потрібно повністю покладатися на оцінку начальника відділу. Керівник не може сказати, що якийсь співробітник працює погано і багато підставляє. Така особливість людей, люди один одного підтримують, погано ні про кого не скажуть. Відповідно, точкову роботу зі співробітником проводить начальник лише за особистої ініціативи.

“У нас в компанії є ті, хто працюють 10, 20, 40 років. Відповідно, як колись налаштував працівник роботу, так і працює донині. На жаль, не завжди швидкість і активність співробітника однакова, вона може змінюватися в процесі. Суб’єктивна оцінка не завжди підходить, потрібна цифрова. У такому випадку буде враховуватися не тільки кількість годин, проведених на роботі, а й кількість вирішених задач. Для того, щоб підтягнути деяких співробітників, все таки потрібно “міряти температуру” всім одночасно, іноді точково підказувати, направляти, і давати конкретні рекомендації по кожному співробітнику та окремому відділу”. — розповів Сергій.

«Соціальні зміни лише почалися, зараз люди усвідомлюють, що потрібно буде змінитися, більш відповідально ставитися до робочого часу. Також момент дистанційної роботи: людям іноді важко сконцентруватися, ми це все розуміємо. Обговорювався момент при виборі системи про те, що людина не може відпрацювати вісім годин, не покладаючи рук. Це робота розумова — людина повинна робити перерви, змінювати інтенсивність роботи. Можна навіть відкрити якусь гру, подивитися відео — це також допускається. Потрібно підходити з розумінням. Якщо людина взагалі ніякої роботи за день не зробила, тоді це є проблемою. Якщо вона працює певними етапами, так організувавши свій час — це нормально. Цей інструмент не приймає рішень, все одно рішення приймає людина, але поміряти температуру потрібно »

У компанії прагнуть оцінювати роботу справедливо. Хто працює більше за інших та якісно — має право отримувати більше. Той, хто не завантажений роботою або менше працює, — той отримує відповідну оплату.

В Укрдіпромез підіймають ряд важливих питань: від правильної оцінки, мотивації персоналу до рівноцінного обміну між компанією та працівником. Йдеться також про те, що рішення приймають люди, а не інструменти. Це дає можливість приймати аргументовані рішення та будувати ефективну систему роботи.

Як працівники сприйняли впровадження Yaware? Як ви повідомили, як ви готувалися, як це відбулося?

У 2012-2013 роках у компанії впроваджували системи, які боролися з витоками інформації, оскільки Укрдіпромез володіє великою кількістю унікальних напрацювань та знань. Використовували розробку білоруської компанії контрінформаційної безпеки. На жаль, змогли купити невелику кількість ліцензій, так як система достатньо дорога. Крім того,компанія не може придбати будь-яку програму, так як є державною і повинна дотримуватись переліку обмежень та рекомендацій СБУ.

Використовували систему Mirabase, купували до 30 ліцензій. Система виявилась складною для масштабування та оцінки результатів. Керівнику відділу було складно проаналізувати звіти, приділяючи не більше 10 хвилин у тиждень або місяць. Програма доволі складна. 

“Якщо потрібно контролювати сотні співробітників, то 20-30 ліцензій недостатньо. Програму потрібно встановлювати на усіх робочих місцях, щоб працівники не відчували соціальної нерівності” — поділився Сергій.

Стосовно впровадження самого тайм-трекеру, то на підприємстві діяли поступово. Співробітникам пояснювали, що система необхідна, щоб справедливо оцінювати роботу та час. Справедливість — це важливо. В робочий час людина повинна займатися робочими задачами.

«Справедливість, на мій погляд, в оцінці роботи вкрай важлива, особливо для професійних і цінних співробітників.Ображає, коли один працює мало, інший працює багато і отримують вони приблизно однакову зарплатню — це демотивує, призводить до того, що кращі кадри йдуть. Це велика небезпека, для підприємств, в яких є “мозок”»

Скажіть, будь ласка, чому ви вибрали Yaware? Чому зупинилися на нас?

«Система Yaware має прості звіти, які в нас вже почали називати “ковбаска”. За день малюється “ковбаска” — червона або зелена. По ній легко аналізувати. Відкрити звіт за тиждень, поточний день, як по співробітнику, так і відділу. І побачити ці “ковбаски” — тут і п’яти хвилин буде достатньо, щоб зорієнтуватися в ситуації?»  

Сергій Парубець зазначив, що для компанії зручно працювати з SAAS. Не потрібно мати сервери всередині компанії, утримувати персонал, який буде ці сервери обслуговувати, налаштовувати, розвертати, боротися з різними проблемами. Система підходить для всіх форматів роботи: офісний, віддалений чи гібридний.

Що ви можете порадити підприємцям, які знаходяться в пошуку схожої системи обліку робочого часу?

Сергій Парубець зазначив, що в теорії складно визначитися з вибором програми. Потрібно тестувати. У Yaware пробний період він триває 14 днів. Програму краще встановлювати на якомога більшій кількості комп'ютерів. На основі сформованих звітів керівництво оцінить та побачить у програмі необхідність. Або відхилить впровадження, якщо у підприємства інші задачі.

У компанії Укрдіпромез розглядали для порівняння безкоштовну систему по обліку робочого часу. Вона має недолік — людина повинна сама натискати кнопку і вказувати, яку роботу виконує. За тестовий період виявили, що робітники не хочуть фіксувати активність, їм це не потрібно. Тому у компанії пішли по шляху автоматичної системи: почали користуватися cистемою Yaware яка сама фіксує діяльність протягом робочого дня. Співробітнику ніяких дій робити не потрібно

Плюс Yaware у тому, що програма працює автономно. Не потрібно працівнику робити зайвих рухів і натискати “старт-стоп”.

«До керівництва потрібно донести інформацію про те, що не потрібно людей цією системою карати. Вона повинна бути помічником та важливим інструментом для зручності, підтримки роботи організації. Тайм-трекер не має бути Дамоклевим мечем, що висить над співробітником, і може призвести до того, що в будь-який момент людину за це покарають. Співробітники — основа підприємства. Тайм-трекер має допомагати, сприяти розвитку та впливати на отримання винагороди за справедливо вкладені у компанію зусилля.»