Відстеження робочого часу — невід'ємна частина будь-якої компанії, особливо тієї, що надає послуги. Клієнти очікують побачити докази того, що їхні гроші витрачені правильно, тому вам необхідно уважно стежити за тим, на що витрачає час ваша команда та скільки вона працює. Проте не завжди легко впровадити систему обліку робочого часу в компанії. У статті ми розглянемо деякі проблеми та рішення, пов'язані з цією практикою. Продовжуйте читати, щоб дізнатися більше.
Навіщо використовувати систему обліку робочого часу?
Компанії потребують впровадження такої програми з двох причин. По-перше, це допоможе правильно виставляти рахунки клієнтам за точний час, витрачений на реалізацію конкретного проєкту. Інша причина — проаналізуєте, на що витрачають часовий ресурс ваші працівники. Якщо хтось приділяє надто багато уваги одному проєкту, та недостатньо іншому, — за допомогою системи обліку часу ви це помітите. Потім зможете вирішити це питання з працівником та забезпечите безперебійну роботу вашого бізнесу. Ви також визначите, чи потрібно вам наймати більше фахівців у цей відділ.
Переваги програми для відстеження робочого часу
- Автоматично формує звіти про кількість відпрацьованих годин працівників та продуктивність
Програмне забезпечення зробить ваших працівників чеснішими та допоможе їм уникнути спокуси змінити кількість робочих годин або працювати не за графіком.
2. Допомагає уникнути завищення чи заниження цін для клієнтів
Якщо ви не відстежуєте час працівників, ви ризикуєте або занизити або завищити ціни для клієнтів. Система обліку робочого часу допоможе вам переконатися, що ви виставляєте правильні рахунки за кожен проєкт.
- Звітує, на що працівники витрачають час
Як пояснювалося вище, програма фіксує діяльність за комп’ютером, та запитує звіт про діяльність офлайн. Ви будете спокійні, якщо побачите рівномірне робоче навантаження по всіх відділах. Якщо це не так – зможете перерозподілити завдання. Також переконайтеся, що в щоденних діях немає тих, які не є ефективними та не актуальними (наприклад, чищення від зайвих листів електронної пошти або тривалі онлайн зустрічі).
Інструменти відстеження та чому вони важливі
Для того, щоб точно відстежувати час працівників, вам необхідно використовувати програму для обліку робочого часу (тайм трекер, іншими словами). Це дозволить підвищувати продуктивність, автоматично створювати табелі та використовувати звіти програми для аналізу ефективності роботи команди.
Важливо тестувати програми перед придбанням підписки, щоб вибрати ту, яка найкраще підходить для вашої компанії.
Характеристики тайм трекера, на які варто звернути увагу
Простота у використанні
Важливо вибрати систему, якою вам буде легко користуватися.
Точність
Програма для відстеження робочого часу має бути настільки точною, наскільки це взагалі можливо. Клієнти очікують, що ви виставите їм рахунок за точну кількість годин, які витратили ваші працівники на їх проєкт.
Надійність програми
Якісне програмне забезпечення не фіксує персональну інформацію, геопозицію працівників, паролі тощо. Функція скриншотів та фото з камер працює з інтервалом не менше ніж 1 раз на хвилину. А у звітах накопичується інформація, що допоможе зробити висновки про тривалість роботи працівників, їхню продуктивність, та над якими задачами працювали.
Проблеми з системами обліку робочого часу
Хоча деякі системи обліку робочого часу кращі за інші, багато з них застаріли, та не забезпечують найкращий досвід для працівників. Існують компанії, що досі використовують паперові табелі обліку робочого часу, що є проблематичним з кількох причин. Щоб сформувати точні табелі, необхідно організувати зустріч із кожним працівником та попросити його заповнити документ. Це займає багато часу та не дуже ефективно. Крім того, табелі обліку робочого часу часто мають суб'єктивний характер. Це означає, що два працівники можуть працювати в один той самий час, але один із них вкаже більшу кількість відпрацьованих годин, інший — навпаки меншу. Це може спричинити проблеми та ускладнити коректне виставлення рахунків клієнтам.
Що потрібно шукати у найкращій системі обліку робочого часу
Під час вибору програмного забезпечення для компанії важливо враховувати кілька моментів.
- По-перше, потрібно подумати про те, наскільки проста система використання. Дізнайтеся, чи потрібне додаткове навчання для працівників. І чи є якісний супровід під час впровадження тайм трекера у компанії.
- Дізнайтеся, наскільки точно програма фіксує відпрацьований час. А також, яку інформацію ви зможете отримати, якщо впровадите тайм трекер у компанії.
- Переконайтеся, що програма сумісна з іншими системами, які ви використовуєте у бізнесі.
- Наявність тарифних планів буде додатковою перевагою, оскільки надасть вам змогу сплачувати лише за потрібні вам функції та звіти.
Підведення підсумків
Якщо у вас немає системи обліку робочого часу, вам слід протестувати її можливості та дізнатися, які вигоди від впровадження отримає саме ваша компанія. Відстеження часу допоможе вам не тільки підвищити продуктивність працівників, а й коректно виставляти рахунки клієнтам, покращити дисципліну у команді та мінімізувати неефективні витрати часу та бюджету компанії. Для отримання додаткової інформації ми рекомендуємо вам відвідати наш сайт за посиланням.
