Бюджет проєкту – це загальна вартість усіх завдань, заходів і матеріалів, пов’язаних із проєктом клієнта.
Чітко визначений бюджет проєкту допомагає відстежувати приблизні витрати порівняно з фактичними витратами. І ви можете використовувати його для моніторингу витрат проєкту та зменшення ймовірності вичерпання ресурсів або перевищення бюджету.
Як створити бюджет проєкту за 7 кроків?
1. Визначте обсяг проєкту та вимогу клієнта
Першим кроком в управлінні бюджетом проєкту є знання того, що потрібно зробити для його успішного виконання.
Вирішити це питання важливо ще на етапі відкриття проєкту. І пам’ятайте, що ви зможете найкраще визначити обсяг проєкту тоді, коли зберете всі вимоги.
Визначення обсягу проєкту дасть вам багато необхідної інформації, наприклад:
- які ресурси необхідні для виконання проєкту;
- який результат отримаєте на виході;
- які завдання необхідно виконати;
- скільки часу займе робота над проєктом, його хронологія;
- все, що вимагає клієнт.
2. Розбийте проєкт на етапи та завдання
Розбиття проєкту на етапи та завдання є важливою складовою процесу управління проєктом і може значно впливати на бюджет проєкту.
Тож після того, як ви зібрали всі вимоги до проєкту та визначили його обсяг, ви можете розбити проєкту на керовані етапи та завдання. Це допоможе точно оцінити бюджет проєкту, передбачити ризики, планувати ресурси та вести моніторинг роботи над проєктом.
3. Складіть список витрат
Візуалізувавши всі етапи проєкту, можете переходити до наступного кроку – створення списку всіх витрат, пов'язаних з проєктом. Це можуть бути витрати на працю, обладнання, матеріали, послуги підрядників, амортизацію обладнання та інше. Розгляньте всі можливі витрати, навіть ті, які можуть здатися дрібними.
4. Оцініть витрати
Для кожної позиції списку витрат оцініть, скільки коштуватиме її виконання. Використовуйте різні джерела та інформацію від фахівців тієї чи іншої сфери, щоб зробити оцінку максимально точною.
Також важливо розподілити витрати за часом. Визначте, коли саме ці витрати будуть потрібні протягом проєкту. Це допоможе вам створити розклад фінансування та грамотно розподілити бюджет на фази або місяці.
5. Врахуйте можливі ризики
Додайте резерви та урахуйте ризики. Зазвичай, до бюджету додають резерви для непередбачуваних витрат або змін у вимогах проєкту. Також оцініть ризики і врахуйте можливі витрати, пов'язані з їхнім виникненням.
6. Отримайте схвалення від клієнта
Настав час для останнього кроку у процесі створення бюджету проєкту. На даний момент у вас вже має бути бюджет проєкту, яким ви задоволені. Тож настав час надіслати це клієнту на затвердження.
Якщо ви створюєте бюджет проєкту як частину проєктної пропозиції, не забудьте включити наступні пункти:
- Очікувані результати;
- Пріоритети;
- Обмеження (перелічіть будь-які обмеження, які висловив клієнт або, які були погоджені спільно);
- Результати (перелічіть результати, які будуть надані як частина запропонованого рішення);
- Досягнення очікуваних результатів (опишіть, як запропоноване вами рішення відповідає очікуваним результатам);
- Робота з обмеженнями (опишіть, як запропоноване вами рішення обходить обмеження).
7. Ведіть моніторинг бюджету проєкту
Після початку проєкту почніть моніторинг витрат за проєктом, щоб не відставати від затвердженого плану.
Зазвичай це означає моніторинг таких витрат, як:
- Витрати на виплату заробітної плати команді;
- Час – оплачувані години та фактичні витрати;
- Ваші витрати на проєкт (матеріали, програмне забезпечення, витрати підрядника тощо).
Для того, щоб прозоро вести моніторинг і отримувати точні дані про робочий час ваших працівників, варто використовувати Yaware.TimeTracker – простий і зручний інструмент для команд будь-якого розміру та структури, який допомагає керівникам вести моніторинг, отримуючи точні дані про роботу працівників, а також підвищувати продуктивність їхньої роботи.
Yaware.TimeTracker має ряд переваг, серед яких:
- Автоматичний облік – вся статистика автоматично вноситься в табель, який можна переглянути або завантажити на комп'ютер для подальшої обробки даних.
- Аналіз ефективності – можливість бачити реальне навантаження на команди, що допоможе зрозуміти, чи дійсно є потреба в додатковому персоналі.
- Управління проєктами і завданнями – весь обсяг запланованих робіт в одному місці, після чого можна порахувати вартість завдань, годин роботи і оцінити, наскільки результат окупився.
- Персональна статистика – можливість для співробітників самостійно аналізувати свою роботу.
- Безліч наочних графіків – можливість проаналізувати роботу співробітників всього за кілька хвилин.
Хочете почати використовувати Yaware.TimeTracker? Зареєструйтесь прямо зараз.
Yaware пропонує користування програмою 14 днів безкоштовно, щоб ви могли відчути її функціонал у повній мірі!
Ці кроки допоможуть вам створити бюджет проєкту, який буде служити основою для фінансового планування та контролю над витратами протягом всього проєкту.
