Навіть люди з високим рівнем самоорганізації та відповідальності хоча б раз у житті не встигали виконати роботу у строки. Дедлайни, з одного боку, викликають у людини стрес: за що хапатися, як усе встигнути, поспіх і метушня. З іншого боку, терміни, що спливають, мотивують людину сконцентруватися, розпочати працювати швидше та продуктивніше.
Як працювати з дедлайнами так, щоб не втратити баланс і встигати більше? Ділимося у статті корисними порадами.
1. Встановлюйте реалістичні дедлайни
Для того, щоб встигати більше і без стресу, першим і важливим кроком є встановлення реалістичних дедлайнів. Це означає, що ви повинні враховувати інші свої (або ваших працівників) обов'язки, робоче навантаження і здібності. Якщо ви встановите занадто амбітні дедлайни, ви можете відчути себе перевантаженим і зневіреним. Але тут важливо знайти золоту середину, адже, якщо ви встановите занадто м'які дедлайни, ви можете затягнути процес і не досягти прогресу.
2. Встановлюйте проміжні терміни виконання проєкту
Будь-який великий проєкт розбивайте на окремі невеликі стадії. Для кожної з них встановіть терміни виконання. Дуже добре допоможе самоорганізуватися використання, наприклад, Google-таблиць. Їх можна відкривати з будь-якого пристрою (при наявності Інтернету), що дуже зручно. Так ви будете бачити, що потрібно зробити. Коли ви помітили, що на якійсь стадії є ризик зриву термінів, ви зможете вчасно вносити зміни.
3. Розставляйте пріоритети у своїх завданнях
Дуже добре допомагає самоорганізуватися складання списку справ за пріоритетами. Прописуйте кожному завданню день виконання. Завдання, що потребують негайного виконання, виділіть шрифтом певного кольору. Справи, які можуть почекати наступного тижня, виділіть іншим кольором.
Так ви побачите, що варто виконати цього тижня і не будете відволікатися на менш важливі справи наступного тижня.
4. Використовуйте допоміжні інструменти
Існує багато інструментів, які можуть допомогти вам використовувати дедлайни, щоб встигати більше. Наприклад, ви можете використовувати програми для керування завданнями, щоб встановлювати дедлайни та відстежувати свій прогрес. Ви також можете використовувати календар для планування дедлайнів і нагадувань. Використовуючи ці інструменти, ви можете залишатися організованими та мотивованими.
Також ви можете спробувати впровадити Yaware.TimeTracker – програмне забезпечення, розроблене спеціально для підвищення вашої продуктивності, за допомогою якого ви можете бачити:
- який час доби є найпродуктивнішим;
- які ресурси співробітники використовують для виконання того чи іншого завдання;
- скільки часу витрачається на виконання завдання;
- коли виникають труднощі у виконанні завдання і потрібна допомога;
- що відволікає співробітників і заважає їм рухатися вперед.
Ці дані допоможуть на ранньому етапі вирішити будь-яку проблему, сконцентруватись на роботі та в результаті – вчасно закінчити проєкт.
Більше того, Yaware пропонує 14 днів безкоштовного користування програмою, щоб ви могли відчути її функціональність у повній мірі!
5. Не змішуйте робочий час з особистим
Навчіться розмежовувати роботу та час на відпочинок. У вас є трудовий день, який має час початку, час завершення і час на перерву. Дотримуйтеся цього балансу. Не намагайтеся осягнути неосяжне, не жертвуйте своїм особистим часом заради роботи. Бо, якщо ви працюєте без перерв, це зовсім не приведе до результату, а навіть навпаки – до професійного вигорання. А в таких умовах ви навряд чи зможете встигнути за дедлайном.
Кілька слів наостанок
Слідуючи вище згаданим порадам, у вас та ваших працівників дедлайни не викликатимуть стрес, а навпаки – будуть стимулювати до продуктивної роботи та розкриватимуть ваш творчий потенціал.
