Для командної роботи над проектами програма для постановки завдань — найкраще рішення. Багато програм забезпечені можливістю ставити співробітникам завдання: CRM-системи, програми обліку часу і так далі.
Програма Yaware.Timetracker теж дає можливість ставити співробітникам завдання, контролювати виконання доручень та стежити за процесом реалізації проектів.
Функціональні можливості програми
Крім обліку часу і фіксації сайтів і програм, Yaware.Timetracker має ряд можливостей для роботи з проектами та завданнями.
Створення проектів і задач
Робота з проектами і завданнями починається з їх створення. Для того, щоб створити проект або завдання, необхідно натиснути відповідну кнопку на панелі праворуч. При створенні проекту вводиться лише кілька пунктів:
- назва проекту;
- опис;
- бюджет;
- ставка за виконання;
- валюта.
Останні 3 пункти допоможуть при розрахунках бюджету проекту і розрахунку заробітної плати співробітників, але про це нижче. При створенні завдання даних вводиться більше:
- проект, якому належить завдання;
- назва завдання;
- пріоритетність;
- тип завдання;
- статус;
- дата початку та закінчення виконання;
- часова оцінка;
- опис;
- виконавець;
- бюджет;
- ставка;
- валюта.
Валюта завдання повинна відповідати валюті проекту, щоб не було помилок у розрахунках.
Статистика виконання задачі
Статистика починає збиратися, як тільки співробітник починає виконання завдання. Завдяки своєму первісному призначенню, програма фіксує час виконання завдання, а також використовувані під час виконання програми та сайти. Останні програма автоматично розділяє на продуктивні та непродуктивні. Також, розділяється час, проведений онлайн і оффлайн.
Оперативні сповіщення про задачі
Моментальні повідомлення приходять співробітникам, коли:
- створена нова задача, виконавцем якої є співробітник;
- в завданні співробітника зроблені зміни;
- до задачі співробітника був доданий новий коментар.
Сповіщення допоможуть співробітникам швидко реагувати на зміни, і не пропускати потрібну інформацію від керівництва.
Звіт по Бюджету
Про цей звіт ми згадували вище. Звіт по бюджету призначений для оцінки процесу реалізації проекту. Звіт показується в розрізі проектів, і в розрізі завдань. Він містить інформацію про відпрацьований час, витрачений і плановий бюджет, дельта бюджету.
Звіт по бюджету дозволяє контролювати витрати на проект і моментально реагувати на зміни.
Кому і чим корисна програма для постановки задач?
Завдяки об'єднанню декількох функцій в одній програмі, Yaware.Timetracker буде корисна багатьом людям на підприємстві.
Власнику чи Директору
Для власника бізнесу головне — бачити, куди рухається підприємство, і наскільки ефективно воно функціонує. Загальний звіт по компанії, рейтинги співробітників і використовуваних додатків, звіт по проектах і завданнях дозволять швидко проаналізувати основні показники. І вже на підставі цього направляти компанію в потрібну сторону.
HR-менеджеру
Автоматичний табель обліку робочого часу допоможе при розрахунку погодинної оплати праці. Якщо ж зарплата співробітників залежить від вироблення, звіт по проектах допоможе оцінити результати виконання завдань.
Менеджеру проекту
Рейтинги співробітників по відділеннях, а також детальні звіти по кожному співробітнику дозволять менеджеру зрозуміти, хто з підлеглих гальмує реалізацію проекту. Звіти про офлайн-активності, а також про використані сайти й додатки, допоможуть зрозуміти, чому це відбувається.
Співробітнику
Доступ до особистої статистики дозволить співробітнику самостійно оцінювати свою працю. Це допомагає підвищити мотивацію, самодисципліну і самоорганізацію. Крім того, програма допоможе співробітнику довести свою цінність і покращити свої результати.
На що ще варто звернути увагу обираючи програму для роботи з проектами і задачами
Приймаючи рішення використовувати в роботі програму для контролю виконання завдань, в першу чергу звертайте увагу на такі фактори:
- можливість інтеграції з CRM – системами та планерами;
- наявність нагадувань;
- наявність детальних, і головне зрозумілих, звітів про роботу;
- можливість комунікації між співробітниками безпосередньо в програмі;
- зрозумілий для користувача інтерфейс.
В основному, керуйтеся особистими відчуттями. Адже тільки Ви точно знаєте що потрібно Вам і Вашій команді для кращої роботи. Для початку, завжди беріть тестовий період або подивіться онлайн-демо версію. У більшості програм вони присутні, і дозволять оцінити потребу в софті на підприємстві без зайвих капіталовкладень.
