За статистикою наших клієнтів, у компаній зі 100+ співробітниками зустрічі займають у середньому 1,5-2 години на день. Між іншим, це 7,5-10 годин на тиждень. Тільки уявіть, що на зустрічі (і часто малоефективні) ви витрачаєте 20% робочого часу – цілий робочий день щотижня, а то й більше!
Проте, після впровадження чітких регламентів зустрічей, цей час вдається скоротити щонайменше на 35%, при цьому не втрачаючи продуктивності, а навіть навпаки – підвищуючи її.
Ось чому важливо переглянути свій підхід до проведення робочих зустрічей та їх організації.
Які переваги днів без зустрічей?
1. Збільшення продуктивності
Дні без зустрічей можуть допомогти співробітникам бути більш продуктивними. Без постійних перерв на зустрічі, працівники можуть сконцентруватися на своїх завданнях та виконати їх швидше та ефективніше.
2. Збільшення кількості часу
Зустрічі можуть займати багато часу, особливо якщо вони необхідні кожен день. Дні без зустрічей дозволяють працівникам виконувати свої завдання без відволікань, що збільшує кількість часу, який вони можуть використовувати на виконання своїх завдань.
3. Зменшення стресу
Зустрічі можуть бути джерелом стресу для деяких працівників, особливо якщо вони повинні бути присутніми на кількох зустрічах протягом дня. Дні, звільнені від зустрічей, можуть допомогти зменшити стрес та дати працівникам час для виконання своїх завдань без постійного тиску.
4. Збільшення самостійності
Відмова хоча б від деяких зустрічей може допомогти працівникам розвивати свою самостійність. Без постійного нагляду та контролю, працівники можуть бути більш самостійними та приймати рішення, розвиваючи свої професійні навички та здібності.
Як провести робочу зустріч з користю для компанії?
- Визначення мети зустрічі – перший крок ефективного менеджменту, який дозволяє зрозуміти чи потрібна вам ця зустріч взагалі. Тож почніть саме з цього кроку.
- Створіть список тем для обговорення. Оцініть всі теми та виділіть серед них 1-2 термінових/важливих.
- Підберіть необхідні матеріали. Це можуть бути документи для ознайомлення перед зустріччю, звіти тощо. Для типових повторюваних зустрічей набір документів у більшості випадків завжди завжди буде однаковий.
- Час – важливий ресурс, тож відмовтеся від стандартної тривалості зустрічі в 1 годину і більше.
Проводьте зустрічі для брейнштормів, підведення підсумків та затвердження планів на найближчу перспективу раз на тиждень, а також у випадках виникнення питань, які дійсно потребують обговорення (труднощі при виконанні завдань, уточнення, нові ідеї тощо).
Для обговорення однієї теми витрачайте не більше 15-20 хв, а для висловлення ідеї, пропозиції чи креативу буде достатньо всього 2 хв.
- Офлайн – не значить ефективніше, адже такі зустрічі потребують більше часу на організацію. До того ж, в сьогоднішніх реаліях проводити онлайн мітинги набагато зручніше для співробітників та, як результат, продуктивніше для компанії, адже часу на їх організацію витрачається значно менше.
- Кожен учасник зустрічі повинен долучатися до прийняття рішень, щоб досягти поставлених цілей. Тож долучайте до зустрічі тільки тих співробітників, хто допоможе у вирішенні певного питання.
Висновок
Дні без зустрічей можуть мати багато переваг для компаній та їхніх працівників. Вони можуть збільшити продуктивність, зменшити стрес та звільнити час для виконання більш важливих завдань, що може допомогти компаніям розвиватися, а працівникам бути більш задоволеними своєю роботою.
