Українські підприємства стикаються з посиленням контролю за дотриманням трудового законодавства. Держпраці активно перевіряє облік робочого часу, а штрафи за порушення зростають. Керівники, які досі покладаються на ручні табелі та Excel-таблиці, ризикують отримати санкції від 8 500 до 50 000 гривень за кожне порушення.
Яким буде облік робочого часу у 2025 році та чого чекати від перевірок
Держпраці готується до цифрових перевірок, де головний акцент робиться на прозорість, підтвердженість та точність даних. Інспектори вимагають не просто табель, а повний звіт про фактичну зайнятість працівників з можливістю перевірити кожну годину.
Трудове законодавство 2025 року посилює вимоги до документообігу. Роботодавець повинен вести точний електронний табель обліку, що фіксує час початку і завершення роботи, перерви, понаднормові години та відпустки. Ручні табелі стають потенційною зоною ризику, оскільки їх складно перевірити та підтвердити достовірність.
Автоматизація обліку часу перестає бути опцією – вона стає необхідністю для захисту бізнесу від штрафних санкцій.
Типові помилки в обліку часу, які призводять до штрафів
Невідповідність табеля фактичній зайнятості залишається найпоширенішою проблемою. Працівник формально присутній 8 годин, а фактично працював 6 або навпаки – переробляв без фіксації понаднормових. Відсутність підтвердження простоїв чи відпусток також викликає питання у інспекторів.
Некоректний облік понаднормових годин призводить до порушень норм робочого часу, передбачених Кодексом законів про працю. Держпраці ретельно перевіряє дотримання максимальної тривалості робочого тижня та компенсації за переробки.
Поширені порушення, які виявляють під час перевірок:
- Відсутність точного фіксування часу приходу та відходу співробітників
- Некоректне оформлення відпусток та лікарняних у табелі
- Недокументовані понаднормові години або їх неправильний розрахунок
- Розбіжності між табелем та фактичною присутністю на робочому місці
- Відсутність обліку часу роботи у вихідні та святкові дні
За кожне таке порушення передбачено штраф від 8 500 до 50 000 гривень, а також втрату довіри з боку контролюючих органів, що може призвести до повторних перевірок.
Як виглядає правильна автоматизована система обліку у 2025 році
Сучасна система обліку робочого часу забезпечує постійний запис активності працівників з детальною історією змін. Дані доступні для перевірки одразу – інспектор може отримати звіт за будь-який період у реальному часі. Менеджер бачить не лише присутність співробітника, а й його продуктивність та завантаження.
Трекер робочого часу для підприємств фіксує всі дії: від входу в систему до завершення конкретних завдань. Це дозволяє підтвердити законність кожної години в табелі фактичними даними про роботу.
П'ять ознак надійної системи обліку згідно з законодавством:
- Автоматичне фіксування часу входу/виходу без можливості ручного редагування
- Детальні звіти про активність працівників з можливістю експорту
- Інтеграція з HR-системами для синхронізації відпусток та лікарняних
- Зберігання історії змін з відміткою про дату та ініціатора
- Можливість генерації звітів відповідно до вимог Держпраці
Така система працює не як контроль над співробітниками, а як страховка для бізнесу від штрафних санкцій та репутаційних ризиків.
Приклад із практики: як компанія уникла штрафу завдяки Yaware.TimeTracker
IT-компанія у сфері послуг з 60+ працівниками зіткнулася з плановою перевіркою Держпраці. Інспектори вимагали підтвердити відповідність табеля фактичній роботі за останні шість місяців.
Завдяки звітам з Yaware.TimeTracker керівництво змогло надати детальну інформацію: підтвердження відпусток працівників з прив'язкою до зниженої активності у системі, фактичні понаднормові години з розшифровкою проектів, на яких працювали співробітники, та повну картину продуктивності команди.
Результат перевірки: жодного штрафу, репутація компанії збережена, а довіра до системи обліку підтверджена офіційно.
Як підготуватись до перевірки Держпраці в 2025 році
Підготовка до перевірки починається не за тиждень до візиту інспекторів, а з моменту впровадження системи обліку. Держпраці перевіряє документи за останні три роки, тому важливо мати повну історію робочого часу.
Ключові документи для перевірки включають табелі обліку робочого часу, накази про відпустки та відрядження, розрахунки понаднормових годин. Електронний облік дозволяє швидко сформувати всі необхідні звіти в потрібному форматі.
Штрафи за порушення обліку праці в Україні у 2025 році:
- Порушення ведення табеля обліку робочого часу – від 8 500 до 17 000 грн
- Неправильний розрахунок понаднормових годин – від 17 000 до 34 000 грн
- Недотримання норм робочого часу – від 34 000 до 50 000 грн
- Повторні порушення – штраф збільшується в два рази
Що має враховувати керівник у 2025 році, щоб не потрапити під санкції
Сучасний облік робочого часу – це не Excel-таблиця та не ручка в журналі. Потрібна система, яка автоматично фіксує, зберігає дані та може пояснити кожну годину в табелі реальною активністю працівника.
Важливо думати не про те, як “відбути” перевірку, а про те, як підтвердити законність ведення обліку. Автоматизована система стає захистом для бізнесу та гарантією спокою керівника.
Облік робочого часу у 2025 році згідно з законодавством вимагає прозорості та точності. Інвестиції в надійну систему окупаються вже після першої успішно пройденої перевірки.
Перегляньте, як виглядає автоматизований облік, який пройде будь-яку перевірку – з прикладом дашборду Yaware.TimeTracker.
Відповісти