Ведення журналу часу – це простий і ефективний спосіб моніторингу робочого часу ваших співробітників. Це допоможе провести аналіз роботи ваших працівників, їх ефективності і продуктивності протягом робочого дня.
Вести журнал робочого часу дуже важливо у будь-якій сфері. Тож давайте розберемося, як правильно проводити моніторинг робочого часу за допомогою такого журналу.
Що таке журнал часу?
Пояснити визначення “журнал часу” неважко. Якщо дуже коротко і зрозумілою мовою, журнал часу – це список хронологічних подій, записаних у таблиці зі стовпцями, як правило, у табелі обліку робочого часу, електронній таблиці Excel або на папері.
Журнали часу можуть містити різні категорії, підкатегорії, важливі завдання і щоденні, години роботи, телефонні дзвінки та будь-які інші дії, для яких ви вирішите проводити моніторинг часу.
Журнали робочого часу дуже корисні, якщо ви маєте на меті реєструвати час роботи працівників з погодинною оплатою праці, проводити моніторинг та керувати відвідуваністю співробітників, краще розподіляти час і гроші та вдосконалювати процеси управління проектами в командах.
Проте таке програмне забезпечення використовують не тільки компанії, а й окремі працівники – фрілансери, які ведуть моніторинг свого робочого часу час, щоб покращити управління часом і мати точне уявлення про те, скільки часу вони присвячують кожній діяльності і яку оплату отримають в результаті.
Як вести журнал часу?
Вести табель робочого часу вручну може бути дещо складно і непрактично. Адже так можна допустити багато помилок. Наприклад, ввести неправильно час, витрачений на виконання того чи іншого завдання, або не точно виставити рахунок клієнту чи нарахувати зарплату працівнику.
Проте з автоматичним журналом робочого часу таких проблем не буде. Використовуючи автоматичний журнал, вам навіть не доведеться думати про реєстрацію свого часу – така система зробить це за вас.
Хорошим прикладом автоматичної системи обліку робочого часу є Yaware.TimeTracker, за допомогою якого ви дізнаєтесь:
- коли починається і закінчується робочий день ваших працівників;
- який час доби є найпродуктивнішим для працівників;
- які ресурси працівники використовують для виконання конкретного завдання;
- скільки часу працівники витрачають на виконання завдань;
- коли виникають труднощі у виконанні завдання і потрібна допомога;
- що відволікає працівників і заважає їм рухатися вперед.
Та загалом існує три способи ведення журналу часу:
- Традиційний щоденник, написаний в електронній таблиці (Excel, таблиця в Word тощо).
- Паперові табелі, які зазвичай використовують працівники творчих професій для реєстрації часу, запису списків справ та інших важливих справ. Такі люди часто використовують модні щоденники, наліпки, маркери, наклейки та інші творчі елементи, щоб трішки додати фарб у своє планування.
- Програмне забезпечення для моніторингу робочого часу з автоматичними табелями та розширеними функціями, які дозволяють відстежувати прогрес роботи в режимі реального часу.
Ви також можете поєднувати різні методи залежно від ваших потреб, типу роботи, інструментів і методологій, які ви використовуєте у своїй роботі.
Та врешті-решт, яким способом реєстрації обліку робочого часу скористатися, вирішувати тільки вам.
Які переваги використання журналу обліку часу?
- Краще управління часом: за допомогою системи моніторингу робочого часу ви можете зрозуміти, як ви або ваші співробітники працюють, скільки часу витрачають на різні завдання, проекти та іншу діяльність.
- Точний облік оплачуваних годин: за допомогою журналу часу легко вести облік оплачуваний та неоплачуваних годин, а також за різними тарифами для будь-якого проекту.
- Рентабельність: ведучи моніторинг часу, який підлягає оплаті, ведучи спостереження за продуктивністю і загальною ефективністю, ви можете забезпечити високу рентабельність проектів і їхню придатність.
- Підвищення продуктивності: ведення журналу часу допомагає виявити та виключити працівників, які на роботі витрачають час марно, відволікаючих факторів і, як наслідок, підвищити продуктивність.
- Кращий баланс між роботою та особистим життям: коли ви відстежуєте свій робочий час за допомогою журналу часу, контролюєте продуктивність і краще керуєте часом, ви можете підтримувати здорову межу між роботою та особистим життям
А головне – ведення журналу часу має на меті допомогти вам краще керувати своїм часом і планувати роботу, щоб ви могли отримати від дня максимум користі.
