Дедлайни – важливий аспект управління проектами. Вони забезпечують структуру, чіткість і підзвітність проектної команди. Встановлюючи реалістичні та досяжні дедлайни, ви можете гарантувати, що ваш проект буде завершено вчасно, в рамках бюджету і до задоволення всіх зацікавлених сторін.
Тож давайте розглянемо, як визначити реальний дедлайн, який принесе користь вашій команді та проєкту.
Та спершу важливо зрозуміти, чому горять дедлайни?
Ось кілька основних причин, чому це відбувається:
- кілька відповідальних за одну задачу (тоді працівники постійно перекладають відповідальність один на одного);
- відповідальні зовсім відсутні (тоді завдання переходить по черзі до кожного з команди);
- завдання вимагають послідовного виконання (розв'язання одного завдання починається після завершення попереднього, і тоді одне невиконане завдання гальмує весь процес);
- нерівномірний розподіл навантажень (коли одні співробітники виконують занадто багато завдань, а інші навпаки нічого не роблять);
- неврахування кваліфікації та навичок членів команди перед оцінкою часу на виконання проєкту.
Як встановлювати реальні дедлайни з користю для команди?
Радьтеся з усією командою
Попросіть співробітників самостійно оцінити час своєї роботи і пояснити свою оцінку. Найчастіше кожен краще знає, скільки часу йому знадобиться для вирішення того чи іншого завдання.
Порівнюйте з минулими завданнями
Якщо у вас уже були схожі проєкти, проаналізуйте скільки часу знадобилося на їхнє вирішення.
Оцінюйте завдання
Оцініть час на вирішення кожного окремого завдання, а потім підсумуйте його. Для кращого результату – порівняйте отриману цифру із загальною оцінкою всього проєкту.
Оцінюйте ризики
Додайте 15-20% часу на розв'язання проєкту для непередбачуваних ситуацій (наприклад, різка зміна умов виконання, передача виконання іншій команді);
Не враховуйте весь ресурс. Враховуйте тільки 80% робочого часу співробітників. Це страхує проєкт від лікарняних та інших несподіваних факторів.
Прописуйте абсолютно всі дії, включені в оцінений час
Клієнт може не розуміти, які саме дії ви включаєте у відведений час. Пропишіть, що саме ви зробите до дедлайну.
У крайньому разі, якщо ви не впевнені у своїх навичках – можна найняти експерта для оцінки часових витрат. У такому разі краще орієнтуватися на людину з досвідом у менеджменті та вашій сфері: оцінка часу на виконання проєкту з просування сайту й оцінка часу на проєкт із будівництва будинку – дві абсолютно різні оцінки, і здійснюються вони по-різному.
На завершення
Визначення реального дедлайну проекту може бути непростим завданням, але, дотримуючись цих стратегій, ви зможете забезпечити точний графік роботи над проєктом. Не забувайте враховувати непередбачувані обставини, розбивати проект на менші завдання і більше спілкуватися всередині команди, щоб забезпечити успішний результат.
