1. Визначте, які ресурси у вас є
Першим кроком до планування ресурсів є розуміння того, які ресурси у вас є. Візьміть п’ять компонентів плану ресурсів, які ми вже обговорювали вище, і окремо визначте, що потрібно для майбутнього проєкту та чи дійсно ви маєте доступ до цих ресурсів.
Що стосується членів команди, важливо знати, хто є у вашій компанії та які у них навички, можливості та досвід. Знання сильних і слабких сторін членів вашої команди є основою призначення правильних завдань потрібним співробітникам. Незбалансоване робоче навантаження заважає виконанню проекту та ускладнює процес, ніж це повинно бути.
Також важливо визначити, скільки часу у вас є для всього проєкту, окремих завдань, різних етапів, щоб ви могли встановити реалістичні дедлайни. Чим краще ви розумієте час як ресурс, тим легше вам буде вносити зміни на цьому шляху.
Після того, як ви визначите, які ресурси у вас є, вам також потрібно буде визначити, чого, можливо, не вистачає, і які кроки вжити, щоб усунути дефіцит ресурсів.
2. Залучайте команду
Визначити ресурси та знати, як найкраще їх розподілити – складне завдання. Тому важливо залучати всю команду. Проведіть нараду з планування ресурсів і не бійтеся дозволяти членам команди приймати важливі рішення або принаймні інформувати їх.
Участь всіх членів команди означає, що всі працюють на одному боці та знають, у якому напрямку має рухатися проєкт, щоб уникнути недомовок. Ви можете доручити планування ресурсів різним керівникам команд, які потім можуть звітувати та служити орієнтиром.
3. Відстежуйте прогрес
Щоб бути в курсі, куди спрямовуються ресурси вашої компанії, вам потрібно буде відстежувати прогрес вашого проєкту та те, як використовуються ресурси. Відстеження ресурсів дозволить вам контролювати фактичне використання ресурсів порівняно з початковим планом ресурсів і вносити корективи, якщо це необхідно.
Відстеження використання виділених ресурсів на регулярній основі (щомісяця, щотижня, щодня) дозволить команді залишатися на шляху, досягати основних етапів і спільно вирішувати проблеми, як тільки вони виникають, не допускаючи критичних помилок.
Для цього можна впровадити Yaware.TimeTracker – ефективна система для моніторингу продуктивності працівників.
4. Будьте гнучкими
В управлінні проєктами гнучкість буде одним із найцінніших активів, які ви можете мати. Проєкти майже завжди потребуватимуть коригування на певному рівні, тому вигідно очікувати змін і братися за проєкт із гнучким мисленням .
Гнучке мислення зробить вас і вашу команду сміливими до змін і спонукатиме вас бути відкритими до альтернативних рішень. Загалом, це середовище, де працівники не бояться висувати нові ідеї та брати участь у процесі прийняття рішень.
5. Використовуйте дані для оцінки
Ми вже говорили про те, що попередні дані є важливою складовою будь-якого плану використання ресурсів, і важливо постійно збирати якомога більше даних про використання ресурсів, щоб оцінити поточні процеси в рамках проєкту.
Щоб приймати рішення з урахуванням вищезгаданої гнучкості, ці рішення найкраще базуються на даних у реальному часі. Ефективне використання даних призведе до підвищення продуктивності та ще більше розширить ваші ресурси. Ви можете збирати дані ресурсів у просту електронну таблицю або використовувати програмне забезпечення для відстеження ресурсів.
Знову ж таки, це може бути Yaware.TimeTracker.
З його допомогою ви дізнаєтеся:
- який час доби є найпродуктивнішим для працівників;
- які ресурси використовують співробітники для виконання завдань;
- скільки часу на виконання завдань витрачається;
- коли виникають труднощі у виконанні і потрібна допомога;
- що відволікає працівників і заважає їм рухатися вперед.
Хочете почати використовувати Yaware.TimeTracker? Реєструйтесь.
Yaware пропонує користування програмою 14 днів безкоштовно, щоб ви могли відчути її функціонал в повній мірі!
