Досить велика частина сучасного бізнесу в Україні, Європі та й в усьому світі проектно-орієнтована. Наприклад, в Україні ця частка вже наближається до позначки в 50%. Це пов'язано з тим, що все більше компаній орієнтуються на створення принципово нових продуктів та послуг, на досягнення нових результатів у багатьох відомих всім нам сферах.
Отже, саме від уміння реалізувати проект в компанії залежить її успіх. У зв'язку з цим, управління проектами стає актуальною і важливою темою для менеджерів будь-якої ланки. Тож давайте розбиратися!
Що таке управління проектами?
Проекти — невід'ємна частина реального життя будь-якої організації, адже у кожної компанії є своя стратегія розвитку і передбачені нею цілі, які і формуються в окремі проекти. Проте важливо розуміти, у чому відмінність проектів і повсякденних дій в організації.
- По-перше, кожен проект має свою унікальну мету і часові обмеження на її досягнення. Що стосується повсякденних дій – їхні мета і дедлайни повторюються.
- По-друге, проект має властивість завершуватися, досягнувши заданої мети. Повсякденні ж дії мають нескінченний характер і їх мета — підтримка нормального руху бізнесу.
Управління проектами – це те, що допомагає швидко та ефективно досягати поставлених цілей, формуючи цілу систему комплексів, які можуть бути використані для досягнення загальних цілей компанії, а також розробляючи схему розумного розподілу ресурсів.
Що в себе включає?
В систему управління проектами входить ряд послідовних дій:
- визначення і формування вимог до проекту
- формування чітких і зрозумілих цілей
- встановлення і реалізація комунікації між задіяними в проекті сторонами
- врегулювання обмежень: бюджету, ресурсів, ризиків, дедлайнів, якості
- спілкування з командою: врахування їх потреб/побажань/очікувань та корекція існуючих планів відповідно до отриманих матеріалів.
Всі ці дії можна розподілити ще на деякі етапи: ініціація проекту, планування, виконання, контроль та завершення.
Завдяки ретельному плануванню, організації завдань і проектних складових, забезпеченню необхідними ресурсами і контролю обраної стратегії з'являється перспектива досягнення поставленої цілі.
1. Ініціація – старт проекту, певне знайомство з ним. На цьому етапі визначаються суть і цілі проекту, а також формується команда, яка над ним працюватиме.
2. Планування — найважливіша частина в управлінні проектом. За статистикою планування займає близько 50% всього часу в процесі реалізації проекту. Під час цього етапу ретельно прописуються всі дії, які повинна здійснити команда для досягнення заданої цілі. Для зручності проект спочатку розділяють на частини і проводять набір дрібних завдань. Так створюється певний «графік робіт», в якому прописуються дедлайни для кожної з задач, та опрацьовується список необхідних ресурсів. Також, так як в процесі роботи можуть з'являтися нові нюанси і підзадачі, етап планування включає в себе періодичне коригування.
3. Виконання і контроль. Ідеальна картинка системи управління проектом виглядає так: поставили завдання, зробили його, проконтролювали, внесли в план необхідні корективи, поставили нову задачу і далі циклічно. На етапі виконання для полегшення перебігу процесів зазвичай використовують певні інструменти: делегування, тайм-менеджмент чи викреслювання справ. І пам'ятайте, що цей етап слід чергувати з попереднім.
4. Завершення проекту. На цьому етапі робиться контрольна перевірка проробленої роботи і обов'язково зберігаються вихідні дані, використані інструкції і регламенти. Це необхідно у випадку, коли в команді з’явиться нова людина, щоб вона змогла розібратися, що і як робили до неї, і змогла швидше влитися в робочий процес.
