№1 Що таке система моніторингу працівників?
Система моніторингу працівників це важливий інструмент для власників бізнесу, які хочуть переконатися, що персонал використовує свій час на роботі для виконання посадових обов'язків, а не витрачає його на перегляд відеороликів з котиками і спілкування в соціальних мережах або, що ще гірше, на безрозсудні дії, зловмисну поведінку, що ставить під загрозу безпеку бізнесу.
Незалежно від того, працює у вас кілька чи кілька сотень працівників, програмне забезпечення корисно мати, тому що на сучасному робочому місці є багато чинників, що відволікають, як офісних, так і віддалених працівників. Особливо тих, хто використовує підключення до Інтернету для виконання своїх повсякденних завдань.
№2 Які дані відстежує система моніторингу працівників?
Сучасні програми пішли далі стандартного моніторингу робочого часу. Їх функціонал дозволяє відстежувати використані програми та сайти, аналізувати продуктивність, робити знімки екрану і вебкамери, реєструвати натискання клавіш, встановлювати погодинну ставку і розраховувати зарплату, управляти проєктами. Залежно від інформації, яка фіксується, моніторинг можна розділити на 4 види:
- Програмний моніторинг
Записує всю діяльність на комп'ютері: час, сайти й програми, перерви в роботі, непродуктивні активності, використання Інтернету. - Електронний моніторинг або моніторинг поштового сервісу
Дозволяє переглядати електронні листи, які ваші працівники відправляють і отримують, використовуючи облікові записи електронної пошти компанії. - Моніторинг натискання клавіш
Відстеження всіх натискань клавіш миші та клавіатури. - Мережевий моніторинг
Замість відстеження роботи працівників, контролюється робота мережі — маршрутизаторів, серверів, брандмауерів — з метою усунення простоїв. - Дисциплінарний моніторинг
Фіксується час приходу і виходу з роботи, час перебування в офісі й за його межами (зустрічі з клієнтами, робочі поїздки), а також здійснюється контроль запізнень і передчасного завершення робочого дня.
№3 Які є види систем моніторингу працівників?
Вибір системи залежить від того, що ви хочете відстежувати: діяльність за комп'ютером або перебування в офісі. Для реалізації першого варіанту підійдуть програми обліку робочого часу, кейлоггери, онлайн-таймери робочого часу – всі програми на ПК, які будуть фіксувати використання пристрою.
СКУД, біометричні системи й відеоспостереження використовуються для відстеження фізичного знаходження в офісі, моніторингу загальної ситуації і підвищення безпеки. Вони не підходять для моніторингу віддаленого персоналу і тих компаній, чиї підопічні працюють за комп'ютером тому, що не надають інформацію про те, чим реально зайнятий персонал, коли сидить на робочому місці.
№4 Які переваги систем моніторингу працівників?
Інструмент позитивно впливає на різні сторони роботи компанії, в першу чергу на підвищення продуктивності й безпеки. Завдяки функціям, які дозволяють відстежувати активність персоналу (наприклад, відпрацьований час, кількість перерв, залученість в роботу) ви будете впевнені, що команда продуктивно працює. Такі функції, як відстеження використання Інтернету, сайтів і програм, допомагають переконатися в тому, що команда не переглядає контент, який не стосується роботи.
№5 Що краще: хмарне або локальне рішення?
Тип розгортання залежить від цілей вашого бізнесу, і більшість компаній пропонують обидва варіанти. Використовуючи локальне рішення (enterprise), ви розміщуєте програмне забезпечення і дані, які воно збирає, на своєму власному сервері. Тому, зможете зберігати їх стільки, скільки захочете. Воно краще підходить для великих компаній, але налаштовується довше, ніж хмарний сервіс.
SaaS-рішенням простіше управляти, воно швидше розгортається і вам не потрібно мати сервер для зберігання всіх ваших даних. Ви довіряєте тому рівню безпеки, який пропонує компанія-розробник.
№6 Наскільки безпечна система моніторингу працівників?
Порушення конфіденційності та безпеки — одне з головних побоювань керівника при виборі інструменту для моніторингу. Тому, розробники регулярно змагаються в тому, хто дасть більше і підвищують захист програм різними способами:
- зберігають дані на хмарних серверах;
- використовують багаторазове SSL-шифрування;
- щодня створюють копії даних;
- розміщують інформацію на Amazon хостингах, які забезпечують надійність на рівні 99,9999%.
Найкраще провести дослідження, почитати відгуки інших користувачів і вибирати зі списку популярних систем моніторингу працівників. Так ви будете впевнені в тому, що вони безпечні і не є замаскованими вірусами.
№7 Можна використовувати систему моніторингу працівників для віддаленого персоналу?
Так, якщо персонал використовує для роботи корпоративні комп'ютери, ви можете встановити на них програмне забезпечення для відстеження. Навіть якщо віддалений персонал використовує приватні комп'ютери, ви можете використовувати Yaware.TimeTracker. Програма працює у відкритому режимі, показує співробітникові працівникові його статистику, а також дозволяє запускати моніторинг тільки тоді, коли він знаходиться на роботі.
№8 Прихований чи явний режим моніторингу: який обрати?
У прихованому режимі працівники не здогадуються про те, що їх дії відстежують, а в явному — персонал знає про програму і бачить свою статистику. Вам вирішувати, чи повідомляти їм про наявність системи моніторингу чи ні. За 10 років у сфері обліку робочого часу, ми помітили, що керівникам вдавалося вибудувати більш міцні і довірчі відносини використовуючи явний режим моніторингу. А також, коли працівники знають, що їх діяльність контролюють, бачать статистику роботи, то їх продуктивність стає вище, ніж могла б бути в прихованому режимі моніторингу.
№9 Як не налякати персонал системою моніторингу працівників?
У вас є законні права на установку встановлення програмного забезпечення для моніторингу для відстеження продуктивності. Однак те, що це законно, не завжди означає, що персонал буде в захваті від цього. Щоб позитивно налаштувати команду і впровадити нововведення без стресу, почніть з відкритого спілкування. Замість того, щоб таємно встановлювати ПО або дозволяти персоналу думати, що ви їм не довіряєте, поговоріть з ними. Обговоріть причини встановлення, поясніть, що ви від них очікуєте і яку користь це принесе саме їм. Зосередьтеся на таких областях, як підвищення безпеки бізнесу, розвиток працівників та загальна ефективність.
№10 Скільки коштує система моніторингу працівників?
Вартість хмарного рішення варіюється від 3 $ до 10 $ за користувача в місяць. Enterprise-версії зазвичай передбачають одноразовий платіж, наприклад 4800 $ / 50 користувачів в Yaware.TimeTracker. Ось три речі, на які слід звернути увагу в фінансовому питанні:
- Наявність тестового періоду + мінімальне число безкоштовних користувачів. Більшість компаній дозволяють спробувати повний функціонал протягом 14 днів, а також пропонують базовий набір функцій безкоштовно назавжди для 1,3,5 і т.д. користувачів.
- Додаткові витрачати. Більшість компаній не мають додаткових платежів при покупці SaaS-рішення. У випадку з Enterprise, компанія може виставити рахунок за обслуговування та оновлення сервісу. Тому, вам краще прочитати контракт та умови обслуговування, щоб переконатися, що ви проінформовані про всі витрати, які вам доведеться заплатити.
- Тарифні планиЦіна завжди залежить від набору функцій: базовий зазвичай включає тільки облік часу, заповнення табеля, тоді як в найдорожчому плані ви отримаєте всі переваги програми. Спочатку визначитеся, для чого вас сервіс, а вже потім дивіться, який тариф задовольнить ваші вимоги.
