Вопрос «сколько стоит учёт рабочего времени» состоит из двух частей: сколько вы заплатите и сколько вернёте. Вторая часть обычно важнее, потому что это один из немногих бизнес-инструментов, который окупается за недели, а не за годы.
Разберём обе — с реальными цифрами в гривне, примерами расчёта для команд разного размера и перечнем скрытых расходов, о которых стоит спросить до покупки.
Цена тайм-трекера — это не сумма в прайсе, а разница между тем, что вы платите, и тем, что возвращаете. Для большинства команд от 10 человек эта разница становится положительной уже в первый-второй месяц работы.
Как устроено ценообразование на рынке
Практически все системы считают стоимость за одну лицензию (одного сотрудника) в месяц. Это удобная модель: платите ровно за тех, кто реально работает в системе.
Что влияет на итоговую сумму:
- Количество сотрудников — базовый множитель
- Набор функций — базовый учёт дешевле проектного учёта со скриншотами
- Период оплаты — годовая оплата обычно даёт существенную скидку
- Способ хранения — локальная версия на собственном сервере считается иначе, чем облако
Отдельная категория — бесплатные планы для микрокоманд. Они обычно ограничены количеством пользователей и базовым набором функций, но для команды из 3–5 человек этого часто хватает.
Реальные тарифы: пример Yaware
Чтобы не говорить абстрактно — актуальные цены за одну лицензию, в гривне, без НДС:
| Тариф | Месяц | Год (скидка до 37%) | Что входит |
|---|---|---|---|
| Автоматический учёт времени | 140 грн | 88 грн | Учёт времени, контроль нарушений, отчёты продуктивности, автоматический табель |
| Сознательный руководитель | 264 грн | 166 грн | Всё предыдущее + AI-Ментор, режим фокусировки, отчёт по деятельности, скриншоты, снимки с веб-камеры, офлайн-активность |
| Управление проектами | 362 грн | 228 грн | Всё предыдущее + контроль проектов, учёт по задачам, бюджет проекта, интеграция с Jira |
| Enterprise (локальная) | По запросу | От 50 лицензий | Все функции облачной версии + данные на вашем сервере, гибкие настройки безопасности |
Дополнительно:
- Бесплатный тариф для команд до 5 сотрудников — учёт времени за ПК, контроль нарушений, автоматический табель
- 14 дней бесплатно с полным функционалом для теста
- При оплате на полгода скидка 14%, на год — до 37%
Примеры расчёта для разных команд
Команда 5 человек, нужен базовый учёт и табель. Бесплатный тариф — 0 грн. Для микрокоманды учёт рабочего времени может ничего не стоить.
Команда 20 человек, базовый учёт и табели для бухгалтерии. Тариф «Автоматический учёт времени», годовая оплата: 88 грн × 20 = 1 760 грн/месяц (около 21 100 грн в год).
Команда 20 человек, нужна аналитика и скриншоты. Тариф «Сознательный руководитель»: 166 грн × 20 = 3 320 грн/месяц (около 39 800 грн в год).
Агентство 15 человек, учёт по проектам для счетов клиентам. Тариф «Управление проектами»: 228 грн × 15 = 3 420 грн/месяц.
Компания 60 человек с требованием локального хранения. Enterprise, цена по запросу. Ориентир для сравнения: облачный тариф для 60 человек стоил бы от 5 280 грн/месяц.
Какой тариф под какую задачу
| Ваша задача | Достаточный тариф |
|---|---|
| Табели для бухгалтерии, дисциплина | Автоматический учёт времени |
| Понять, куда девается время команды | Сознательный руководитель |
| Контроль удалённых с визуальным подтверждением | Сознательный руководитель (скриншоты) |
| Выставлять счета клиентам за проекты | Управление проектами |
| Банк, финансы, госсектор, чувствительные данные | Enterprise (локальная) |
Типичная ошибка — брать старший тариф «про запас». Платите за функции, которыми не пользуетесь, а команда пугается избыточного контроля. Логичнее начать с младшего и повысить, когда появится конкретная потребность.
Теперь вторая часть: сколько возвращается
Вот где цифры становятся интереснее стоимости подписки.
Точность учёта
Когда время фиксируется вручную или восстанавливается по памяти в конце недели, люди систематически переоценивают отработанное — это подтверждённая закономерность, а не недобросовестность. Разрыв между заявленным и реальным временем обычно составляет 5–15% фонда оплаты труда.
Для команды из 20 человек со средней зарплатой 30 000 грн это 30 000–90 000 грн в месяц, которые оплачиваются за часы, которых не было. Стоимость подписки на этом фоне — 1 760 грн.
Возврат продуктивного времени
Аналитика показывает крупнейшие утечки времени: избыточные совещания, фрагментация, непрофильная рутина, съедающая день специалиста. Даже умеренное сокращение этих расходов в масштабе команды эквивалентно нескольким дополнительным сотрудникам без затрат на зарплату.
Аудит использования ПО
Система показывает, какие платные программы реально запускаются. В компаниях типично платят за лицензии, которыми пользуется меньше половины сотрудников. Разовая экономия часто перекрывает годовую стоимость тайм-трекера.
Защита в трудовых спорах
Объективные данные об отработанном времени — это доказательная база. Один решённый в вашу пользу спор может перекрыть стоимость подписки на годы.
Статья 235 КЗпП Украины возлагает бремя доказывания на работодателя: без учёта рабочего времени вы не докажете ничего.
| Источник экономии | Порядок величины |
|---|---|
| Точность учёта | 5–15% фонда оплаты труда |
| Возврат продуктивного времени | Эквивалент 1–3 сотрудников на команду 20 человек |
| Аудит лицензий ПО | Разовая, часто существенная |
| Избежание трудовых споров | Непредсказуемая, но высокая |
| Итоговая окупаемость | Для большинства команд от 10 человек — первый-второй месяц |
Как посчитать окупаемость для своей команды
Вместо того чтобы верить примерам, посчитайте на собственных цифрах. Методика простая и занимает 15 минут.
Шаг 1. Посчитайте стоимость подписки на год. Количество сотрудников × цена тарифа при годовой оплате × 12. Пример: 20 × 88 × 12 = 21 120 грн.
Шаг 2. Посчитайте свой месячный фонд оплаты труда. Количество сотрудников × средняя зарплата. Пример: 20 × 30 000 = 600 000 грн.
Шаг 3. Оцените консервативный разрыв в учёте. Возьмите нижнюю границу — 5% от ФОТ. Это та часть, которую обычно оплачивают за время, которого не было. Пример: 600 000 × 5% = 30 000 грн в месяц, или 360 000 грн в год.
Шаг 4. Сравните. Пример: 360 000 грн потенциальной экономии против 21 120 грн расходов.
Даже если реальный разрыв в вашей компании вдвое меньше консервативной оценки, подписка окупается многократно. Точную цифру даст пробный период: сравните данные системы с тем, что зафиксировано в табелях за тот же период.
Второй способ проверки — посмотреть во время теста на структуру времени команды. Если аналитика покажет, что значительная доля рабочего дня уходит на активности, которые не создают ценности, вы получите вторую статью экономии, большую, чем первая.
Скрытые расходы: что спросить до покупки
Цена в прайсе — не всегда полная стоимость. Уточните у поставщика:
- Сколько хранятся данные и что с ними после завершения подписки
- Можно ли докупать лицензии в течение оплаченного периода
- Входит ли внедрение и обучение в стоимость или это отдельная услуга
- Есть ли плата за интеграции с вашей CRM или таск-менеджером
- Что происходит при переходе на другой тариф — сохраняются ли данные
- Привязаны ли лицензии к конкретным людям или их можно перераспределять
Для ориентира, как это выглядит в Yaware: данные в облачных тарифах хранятся 3 месяца, после завершения подписки — ещё 30 дней; лицензии докупаются в процессе и не привязаны к конкретному сотруднику, то есть можно удалять и добавлять людей в пределах оплаченного количества.
На чём не стоит экономить
На тестовом периоде. Две недели теста дешевле года оплаты системы, которая не подходит.
На объяснении команде. Внедрённый без объяснения трекер даёт искажённые данные: люди либо саботируют, либо нервничают и работают хуже.
На нужных интеграциях. Более дешёвый тариф без интеграции с вашей CRM может выйти дороже — из-за ручного переноса данных каждый месяц.
Самая дорогая экономия — на внедрении. Система, которую команда не поняла, даёт данные, которым нельзя доверять, — и тогда стоимость подписки превращается в чистый расход.
FAQ
Можно ли платить помесячно, без годового обязательства?
Да, помесячная оплата доступна — просто без скидки. Разница ощутима: 140 грн против 88 грн за лицензию. Логичная последовательность — протестировать бесплатно, поработать месяц-два помесячно и переходить на годовую оплату, когда убедились, что система подходит.
Можно ли купить разные тарифы для разных сотрудников?
Нет, в пределах одной учётной записи действует один тариф для всех пользователей. Если части команды нужен расширенный функционал, тариф выбирается по их потребностям.
Что будет, если команда вырастет посреди оплаченного периода?
Докупаются дополнительные лицензии на нужное количество. Поскольку лицензии не привязаны к конкретным людям, вы можете свободно менять состав команды — важно только общее количество активных пользователей.
Есть ли смысл в платном тарифе для команды из 5 человек?
Часто нет — бесплатный план закрывает базовый учёт, контроль нарушений и табель. Переходить на платный стоит, когда появляется потребность в аналитике продуктивности, скриншотах, проектном учёте или когда команда превышает 5 человек.
Сколько стоит внедрение?
В облачных решениях базовое внедрение обычно не требует отдельной оплаты: регистрация, установка агента, настройка категорий занимают несколько часов. Отдельные услуги по внедрению могут понадобиться для больших команд или локальной версии.
Итог
Цена учёта рабочего времени для большинства украинских компаний колеблется от нуля (бесплатный план до 5 человек) до 88–228 грн за лицензию в месяц при годовой оплате. Но решающее не это, а соотношение с экономией: только устранение разрыва между заявленным и реальным временем обычно возвращает сумму, кратно большую стоимости подписки.
Самый точный расчёт — на собственных данных. 14 дней полного функционала без привязки карты дадут цифры именно по вашей команде, а не по примерам из статьи.
🔗 Связанные статьи
- Тайм-трекер: что это, зачем нужен и как выбрать правильный инструмент
- Программа учета рабочего времени: как автоматизировать начисление зарплаты за 5 минут вместо 5 дней
- Тайм-трекер для IT-компании: как вернуть 20% неоплаченных часов и не потерять команду
- Как выбрать тайм-трекер: 7 критериев, которые реально имеют значение
