На порталі ідей Yaware TimeTracker користувачі мають змогу залишати пропозиції стосовно вдосконалення програми або додавання нового функціоналу, що може значно полегшити виконання щоденних рутинних задач. Команда Yaware реалізувала один із популярних запитів серед клієнтів та додала до переліку можливостей функцію “Цілі та сповіщення”.
Особливості нового функціоналу
Керівники та менеджери прагнуть бути корисними для компанії та працівників, особливо коли мова йде про дисципліну команди та її продуктивність. Так, клієнти активно використовують тайм-трекер, аналізують звіти щодня, щотижня або щомісяця. Роблять висновки та приймають управлінські рішення на основі об’єктивних даних.
За допомогою тайм-трекера у компанії дізнаються, хто з працівників працює продуктивно, а кому потрібна допомога з організацією робочого дня. Звіти містять інформацію про кількість відпрацьованих годин, які непродуктивні ресурси використовують працівники, скільки годин було якісно відпрацьовано. Не менш важливими показниками є час запізнень, недопрацювань та овертаймів.
19 звітів у Yaware TimeTracker показують “повну картину” того, як проходить робочий день працівників компанії. Діаграми продуктивності можна переглядати у трекері, з інтервалом кожні 15 хвилин, або у звітах, що формуються за визначений період та надходять електронною поштою.
Які можливості отримують керівники та менеджери після активації функції “Цілі та сповіщення”? Аналізувати продуктивність команди за допомогою звітів зручно. Проте сповіщення допомагають швидко реагувати на ситуації, що виникають в процесі роботи.
Як працюють сповіщення?
У той час, коли керівник займається важливими робочими питаннями, таймтрекер у фоновому режимі виконує рутинну роботу з обліку робочого часу. У випадку запізнення працівників менеджер (керівник) отримає сповіщення у вікні YawareTimeTracker або електронною поштою, а працівник — повідомлення, зміст якого заздалегідь вказується у налаштуваннях меню “Цілі та сповіщення”.
Чому нова функція зручна у роботі?
- Немає потреби в постійному моніторингу звітів тайм трекера. Необхідну інформацію можна отримати за допомогою сповіщень, коли така ситуація відбудеться. Таким чином, менеджер (керівник) оптимізує витрати свого часу на контроль.
- Автоматичні нагадування про необхідність перерви після 2-3 годинної роботи — спосіб підвищити продуктивність роботи та попередити передчасне вигорання працівників.
- Гнучкі налаштування дозволяють створити сповіщення відповідно до потреб та правил компанії.
- Тригерами сповіщень можуть бути запізнення, показники продуктивності (перепрацювання, недопрацювання, тривалість перерв або їх відсутність), використання певного сайту/програми.
Наприклад: якщо працівник заходить на сайт пошуку роботи, спрацює сповіщення. Це дає можливість керівнику підготуватися до ймовірних змін у команді або допоможе попередити/недопустити звільнення ключових співробітників.
Як працівник може використовувати функцію “Цілі та сповіщення”?
- Працівник може налаштувати сповіщення при безперервній роботі 2 чи 3 годин. Yaware TimeTracker нагадає, що потрібно зробити коротку перерву на чай, щоб попередити втому чи вигорання.
- Працівник для самоконтролю може встановити обмеження у часі на використання непродуктивних ресурсів. Сповіщення спрацює, коли відведений час на відвідування таких сайтів та програм буде вичерпано.
- Повідомлення від тайм трекера можна отримувати в якості нагадування про обідню перерву. Особливо це важливо для тих, хто споживає їжу за розкладом.
- Сповіщення про запізнення допоможуть працівникові відпрацювати звичку розпочинати робочий день вчасно.
Як використовують функцію “Цілі та сповіщення” керівники ТОП-компаній?
“Зробити сповіщення керівнику про те, що підлеглий проводить час непродуктивно (перебуває на сайті, який не є для нього продуктивним)”.
І це лише один із варіантів застосування функції на практиці. Керівники замість вироків та покарань застосовують сповіщення як інструмент для мотивації, нагадувань або попереджень. Бути готовими до можливих кадрових змін, підтримувати продуктивність працівників, знаходити ймовірні причини недосягнення запланованих показників у роботі — такі завдання найчастіше переслідують керівники при використанні функції “Цілі та сповіщення”.
Можливі сценарії сповіщень
1) надсилати повідомлення з корисними порадами працівникам, які запізнюються;
2) нагадувати команді про 5-хвилинний відпочинок після 2 чи більше годин безперервної роботи;
3) інформувати керівника про використання працівниками певних програм чи відвідування небажаних сайтів;
4) надсилати повідомлення працівникам про те, що час, відведений на непродуктивні ресурси, вичерпується.
5) дякувати за продуктивну роботу при відпрацьованій кількості годин.
6) нагадувати про обідню перерву.
Текст сповіщення може бути будь-яким: як у вигляді зауваження, в офіційному стилі, так і у вигляді порад, нагадувань та звичайних повідомлень.
Дослідити можливості функції “Цілі та сповіщення” та наочно побачити варіації налаштувань можна у демо-версії.
Як налаштувати функцію “Цілі та сповіщення”
Для того, щоб отримувати такі сповіщення, в налаштуваннях облікового запису Yaware TimeTracker їх потрібно активувати.
Повідомлення можуть відображатися на екрані комп’ютера або надходити електронною поштою (відповідно до налаштувань, які ви активуєте).
4 кроки, як знайти та налаштувати сповіщення у Yaware TimeTracker
Крок 1. Відкрийте вкладку “Цілі та сповіщення”
Крок 2. Для створення сповіщення натисніть кнопку “Додати сповіщення”
Крок 3. У новому вікні оберіть критерії сповіщень
До таких критеріїв відносяться:
- тип сповіщення
2. умова, при якій сповіщення буде спрацьовувати (наприклад, тривалість сеансу комп’ютерних ігор)
3. вибір працівника, стосовно якого проводиться моніторинг
4. вибір менеджера, якому буде приходити сповіщення (вказується Email менеджера)
5. спосіб одержання сповіщення (агентом Yaware TimeTracker чи на Email)
6. Текст сповіщення (менеджер самостійно пише текст, що буде з'являтися).
Крок 4. Щоб зберегти заповнені налаштування, натисніть кнопку “Зберегти сповіщення”
На сторінці “Цілі та сповіщення” з'явиться запис про збережений тригер. Його можна видалити або редагувати відповідно до потреб.
Це всі налаштування, що необхідні для активації сповіщень. Сподіваємося, нова функція допоможе вам вирішити поставлені задачі, а також спростить управління командою та робочим часом.
Якщо у вас залишилися питання, будемо раді вам допомогти!
contact@yaware.com.ua
+38 (044) 360 45 13
