На портале идей Yaware TimeTracker пользователи могут оставлять предложения по улучшению программы или добавлению нового функционала, который может значительно облегчить выполнение повседневных рутинных задач. Команда Yaware реализовала один из популярных запросов среди клиентов и добавила в список возможностей функцию «Цели и уведомления».
Особенности нового функционала
Руководители и менеджеры стремятся быть полезными для компании и сотрудников, особенно когда речь идет о дисциплине команды и ее продуктивности. Так, клиенты активно используют тайм-трекер, анализируют отчеты ежедневно, еженедельно или ежемесячно, делают выводы и принимают управленческие решения на основе объективных данных.
С помощью тайм-трекера компания получает информацию о том, кто из сотрудников работает продуктивно, а кому нужна помощь в организации рабочего дня. Отчеты содержат данные о количестве отработанных часов, использовании непродуктивных ресурсов, а также о том, сколько времени было потрачено эффективно. Не менее важными показателями являются опоздания, недоработки и переработки.
19 отчетов в Yaware TimeTracker дают «полную картину» рабочего дня сотрудников компании. Диаграммы продуктивности можно просматривать в трекере с интервалом каждые 15 минут или в отчетах, формируемых за определенный период и отправляемых по электронной почте.
Какие возможности получают руководители и менеджеры после активации функции «Цели и уведомления»? Анализировать продуктивность команды с помощью отчетов удобно, но уведомления позволяют «оперативно реагировать» на ситуации, возникающие в процессе работы.
Как работают уведомления?
В то время, когда руководитель занимается важными рабочими вопросами, тайм-трекер в фоновом режиме выполняет рутинную работу по учету рабочего времени. В случае опоздания сотрудников менеджер (руководитель) получит уведомление в окне Yaware TimeTracker или на электронную почту, а сотрудник — сообщение, содержание которого заранее указывается в настройках меню «Цели и уведомления».
Почему новая функция удобна в работе?
- Нет необходимости в постоянном мониторинге отчетов тайм-трекера. Необходимую информацию можно получить с помощью уведомлений, когда такая ситуация произойдет. Таким образом, менеджер (руководитель) оптимизирует затраты своего времени на контроль.
- Автоматические напоминания о необходимости перерыва после 2–3 часов работы — способ повысить продуктивность и предотвратить преждевременное выгорание сотрудников.
- Гибкие настройки позволяют создать уведомления в соответствии с потребностями и правилами компании.
- Триггерами уведомлений могут быть опоздания, показатели продуктивности (переработки, недоработки, длительность перерывов или их отсутствие), использование определенного сайта/программы.
Например: если сотрудник заходит на сайт поиска работы, срабатывает уведомление. Это дает возможность руководителю подготовиться к возможным изменениям в команде или поможет предотвратить/не допустить увольнение ключевых сотрудников.
Как сотрудник может использовать функцию «Цели и уведомления»?
- Сотрудник может настроить уведомления при непрерывной работе 2 или 3 часа. Yaware TimeTracker напомнит, что нужно сделать короткий перерыв на чай, чтобы предотвратить усталость или выгорание.
- Для самоконтроля сотрудник может установить ограничение по времени на использование непродуктивных ресурсов. Уведомление сработает, когда выделенное время на посещение таких сайтов и программ будет исчерпано.
- Сообщения от тайм-трекера можно получать как напоминание о обеденном перерыве. Особенно это важно для тех, кто обедает по расписанию.
- Уведомления о запозданиях помогут сотруднику выработать привычку начинать рабочий день вовремя.
Как используют функцию «Цели и уведомления» руководители ТОП-компаний?
«Сделать уведомление руководителю о том, что подчинённый тратит время непродуктивно (находится на сайте, который не является продуктивным для него)».
И это всего лишь один из вариантов применения функции на практике. Руководители вместо приговоров и наказаний используют уведомления как инструмент для мотивации, напоминаний или предупреждений. Быть готовыми к возможным кадровым изменениям, поддерживать продуктивность сотрудников, находить вероятные причины не достижения запланированных показателей в работе — такие задачи чаще всего ставят перед собой руководители при использовании функции «Цели и уведомления».
Возможные сценарии уведомлений:
1) отправлять сообщения с полезными советами сотрудникам, которые опаздывают;
2) напоминать команде о 5-минутном отдыхе после 2 или более часов непрерывной работы;
3) информировать руководителя о том, что сотрудники используют определённые программы или посещают нежелательные сайты;
4) отправлять сообщения сотрудникам о том, что время, отведённое на непродуктивные ресурсы, истекает;
5) благодарить за продуктивную работу после отработанных часов;
6) напоминать о обеденном перерыве.
Текст уведомления может быть любым: как замечание, в официальном стиле, так и в виде советов, напоминаний и обычных сообщений.
Изучить возможности функции «Цели и уведомления» и наглядно увидеть вариации настроек можно в демо-версии.
Как настроить функцию «Цели и уведомления»?
Сообщения могут отображаться на экране компьютера или поступать на электронную почту (в зависимости от настроек, которые вы активируете).
4 шага, как найти и настроить уведомления в Yaware TimeTracker:
Шаг 1. Откройте вкладку “Цели и уведомления”
Шаг 2. Для создания уведомления нажмите кнопку «Добавить уведомление».
Шаг 3. В новом окне выберите критерии уведомлений.
К таким критериям относятся:
- тип уведомлени
2. условие, при котором уведомление сработает (например, продолжительность сеанса компьютерных игр).
3. выбор сотрудника, за которым будет проводиться мониторинг
4. выбор менеджера, которому будет приходить уведомление (указывается Email менеджера)
5. способ получения уведомления (агентом Yaware TimeTracker или на Email)
6. Текст уведомления (менеджер самостоятельно пишет текст, который будет отображаться).
Шаг 4. Чтобы сохранить заполненные настройки, нажмите кнопку «Сохранить уведомление».
На странице «Цели и уведомления» появится запись о сохранённом триггере. Его можно удалить или отредактировать в зависимости от потребностей.
Это все настройки, которые необходимы для активации уведомлений. Надеемся, что новая функция поможет вам решить поставленные задачи, а также упростит управление командой и рабочим временем.
Если у вас остались вопросы, будем рады вам помочь!
contact@yaware.com.ua
+38 (044) 360 45 13
