Согласно теории Маслоу, у всех нас есть ряд потребностей. И пока не удовлетворены низшие из них, высшие нас не заботят. Понятное дело: пока мы голодны и не в безопасности, нам не до самоутверждения и общественного признания.
Тамара Майлс утверждает, что в организации работы действует такой же принцип: мы не можем эффективно работать, пока не разобрались с элементарными вещами. Она составила пирамиду эффективности, в которой выделила 5 уровней потребностей для эффективной работы.
Что это за потребности – коротко в обзоре книги «Пирамида эффективности. От разрозненных техник к цельной системе».
Первый уровень: физическое пространство
Самое первое, что нужно сделать человеку, который хочет повысить свою продуктивность – организовать рабочее место.
Логично. Как можно быть эффективным, если рабочий стол завален кипами бумаг?
Соберите все накопившиеся бумаги и распределите по трем категориям: “выбросить”, “выполнить”, “сохранить”. Возьмите себе за правило все новыедокументы без промедления определять в одну из категорий.
Второй уровень: электронный документооборот
Если ваша электронная почта завалена письмами, скорее всего, это из-за того, что вы не решаете сразу, что делать с конкретным письмом.
Несколько простых правил для повышения эффективности работы с электронной почтой:
- Установите время, когда будете проверять почту и придерживайтесь этого графика.
- В папке “Входящие” оставляйте только те письма, которые вы еще не обработали.
- Не читайте каждое письмо. Часто уже из темы можно понять, что с ним делать.
- Если надо всего несколько минут, чтобы ответить на сообщение, сделайте это сразу;
- Придумайте систему хранения писем. Сортируйте их по темам, категориям, клиентам или проектам.
Подробнее о том, как повысить эффективность работы с электронной почтой, читайте тут.
Третий уровень: тайм-менеджмент
Планируйте
Обычно мы хотим сделать больше, чем позволяет время. Поэтому управление временем есть не что иное, как управление выбором. Проанализируйте список дел и удалите лишние. Отсейте неважное, что-то отложите на следующий месяц,что можно – делегируйте.
Расставьте приоритеты
Сконцентрируйтесь на важных и срочных задачах. Выполняйте их в обязательном порядке.
Приведите в исполнение
Составили план и определили приоритеты? Действуйте.
Четвертый уровень: соответствие целей и действий
Создайте картину будущего: каким вы видите себя завтра и через несколько лет? Чего вы хотите достичь на работе, в семье, чего хотите научиться. Время от времени сверяйте свои действия с целями. Так вы не собьетесь с курса.
Пятый уровень: возможности
Когда ваша жизнь упорядочена и полностью у вас под контролем, вы более открыты возможностям, которые возникают на пути.
Как увеличить количество возможностей?
Активно участвуйте во всем, что происходит вокруг, развивайтесь, экспериментируйте, ищите сложные задачи, за которые вы никогда не рисковали браться.
Теперь вы знакомы с пирамидой эффективности. Достигайте один за другим каждого уровня, повышайте производительность и добивайтесь желаемых целей.
