Электронная почта часто становится главным поглотителем рабочего времени. Ранее мы уже описывали эффективные методы работы с почтой. Однако многим сотрудникам приходится ежедневно составлять официальные обращения.
По своей сути, деловое письмо — это важный официальный документ. Благодаря этому формируется корпоративный имидж компании. На самом деле панибратство или излишняя сухость могут легко испортить отношения с партнёрами.
Проблема многих работников заключается в отсутствии базовых навыков. В частности, составление текста вызывает ступор и отнимает много времени.
Как писать деловые письма быстро и понятно?
С такой проблемой когда-то столкнулась и наша коллега. К счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной «Искусство делового письма». Прежде всего это пособие помогло многим специалистам нашей компании.
Своим опытом делится сотрудница компании Yaware:
«Раньше я тратила более 30 минут на короткое сообщение. На самом деле я просто не знала, как правильно начать текст. Написанное казалось мне сложной и неуклюжей конструкцией. Действительно, советы из книги полностью изменили мой подход к работе».
Главные трудности при составлении текста
Обычно сотрудники сталкиваются со следующими типовыми препятствиями:
- Нехватка идей для старта — трудно сформулировать первую мысль.
- Канцеляризмы — текст становится скучным из-за устаревших шаблонов.
- Путаница в сути — адресат не может понять цель обращения.
Этикет официальной переписки
Начало делового письма
Прежде всего, избегайте устаревших обращений вроде «Многоуважаемый сударь». Для успешного начала придерживайтесь трёх простых советов:
- Используйте универсальное приветствие «Здравствуйте» вместо «Добрый день».
- Обращайтесь по имени и отчеству или просто по имени.
- Запрещено использовать сокращённые формы имён в рабочей переписке.
Общие правила переписки
Любое официальное деловое письмо требует соблюдения нейтрального тона. Благодаря этому сохраняется профессиональная дистанция. В частности, в тексте запрещены сленг, сокращения и чрезмерные эмоции. Кроме того, объём обращения не должен превышать одну страницу.
5 правил для создания эффективного письма
1. Чёткая структура
Каждый качественный текст должен иметь чёткую последовательность. Прежде всего используйте следующие обязательные элементы:
- Вступление — меткий заголовок, обращение и чёткая цель.
- Основная часть — изложение фактов от главного к деталям.
- Заключительная часть — короткий итог и призыв к действию.
Обязательно используйте слова-связки. Например: следовательно, прежде всего, кроме того, таким образом, однако. Они помогают логично соединить мысли.
2. Определение выгоды для читателя
Заинтересуйте адресата с первых строк. Для этого нужно чётко понять его потребности. Объясните, какую именно пользу получит человек после выполнения вашей просьбы.
3. Стиль изложения
Важно чётко различать личный и формальный стиль. Например, для партнёрских договорённостей подойдёт дружеский личный тон. В свою очередь, для жалоб или обращений в госучреждения нужен исключительно формальный стиль.
4. Понятное окончание
Самая большая ошибка — отсутствие чёткого финала. На самом деле итог должен подталкивать читателя к конкретному действию. После прочтения адресат должен чётко понять ожидаемую реакцию.
Правила оформления и ответов
5. Грамотное оформление
Правильное визуальное оформление облегчает восприятие информации. В частности, используйте шрифты без засечек для чтения с экрана. Также разбивайте текст на короткие абзацы и выделяйте главное жирным шрифтом.
Ответ на деловое письмо
Любая входящая корреспонденция требует обязательной обратной реакции. В зависимости от решения, используют следующие виды ответов:
- Письмо-согласие — содержит позитивное решение и детали выполнения просьбы.
- Письмо-отказ — начинается с вежливой благодарности и корректного объяснения причин.
Благодаря этим простым принципам ваша деловая переписка станет значительно эффективнее. Следовательно, вы будете тратить меньше времени на составление текстов и получать более быстрые ответы!
