Как безболезненно для сотрудника внедрить тайм трекер?

Игорь обратился в нашу службу поддержки. Уже 2 недели менеджмент его компании тестирует программу учета рабочего времени. Слушая их отзывы, Игорь принял решение внедрить программу для сотрудников всех отделов. Но, открытым оставался один вопрос… Как осуществить это максимально безболезненно для персонала? Как донести сотрудниками ценность учета времени и заручиться их поддержкой? Наш менеджер порекомендовал использовать методику «справедливого процесса», описанную в этой статье.

Несправедливый процесс

Многие сотрудники проводят время в социальных сетях. Это не всегда свидетельствует о ленивом и халатном отношении к работе. Иногда, они просто не знают, как правильно управлять временем, а статьи в гугл о борьбе с прокрастинацией только крадут драгоценное время. Некоторые даже не против использовать дополнительные инструменты для тайм-менеджмента, например трекер.Тем временем руководитель издает приказ установить программу на все компьютеры. Персонал вроде одобряет идею установки трекера, но ему не нравиться сам процесс внедрения — без объяснения, без разговоров и открытых вопросов. Они обеспокоены, что руководитель не взаимодействует, а только ставит перед фактом. Не имея достаточно информации о том, что будет происходить — работники начинают обсуждать это между собой и вести дискуссии о законности использования программ учета рабочего времени. Рождаются слухи о том, что всех уволят, что в конце рабочего дня составляется список самых непродуктивных сотрудников.

По мере того как они начинают беспокоиться, нарастает недовольство ситуацией. Формируется снежный ком с недоверия к руководству. А когда сотрудники не доверяют — они ставят под сомнение возможность менеджера принимать правильные решения или вести себя добросовестно. Их мотивация подрывается.

Справедливый процесс

Огромная и непризнанная проблема большинства организаций — отсутствие вовлеченности сотрудников в процесс принятия стратегических решений. Чем больше изменений вносятся по-тихому, поставив сотрудников перед фактом, тем выше уровень недоверия персонала. Этот вопрос имеет значение потому что компании, основанные на знаниях, полностью зависят от приверженности и идей своих сотрудников.

Справедливый процесс означает активное взаимодействие с каждым человеком, который участвует в проекте или будет затронут им. Его преимущество в том, что сотрудники будут придерживаться решения менеджера — даже если они не согласны с ним — если считают справедливым тот процесс, который менеджер использовал для принятия решения. Звучит просто, но практикуют лишь некоторые руководители.

Например, объясняют персоналу причины установки трекера и очерчивают ожидания относительно того, как будет оцениваться продуктивность каждого члена команды. То есть, вносят существенные изменения в работу не в принудительном порядке, а вовлекая сотрудника в этот процесс. Поэтому, он чувствует себя человеком, чье мнение учитывается независимо от служебной иерархии. Это уменьшает уровень подозрительности, возникающий в процессе внедрения программы учета рабочего времени.

Три принципа справедливости

Справедливый процесс отвечает основным человеческим потребностям. Все мы, независимо от нашей роли в компании, хотим, чтобы нас ценили как людей, а не как «рабочую силу». Мы хотим, чтобы другие уважали наш интеллект. Мы хотим, чтобы к нашим идеям относились серьезно. И мы хотим понимать причины конкретных решений.

Если спросить любого человека, что ему нужно для того, чтобы он считал процесс справедливым — большинство назовет три элемента:

№1 Участие

Означает, что сотрудник, независимо от занимаемой должности, вовлечен в процесс принятия стратегических решений. Он открыто обсуждает преимущества и недостатки трекера, генерирует идеи и чувствует, что к его мнению прислушиваются. Результатом является установка программы и искренняя приверженность всех, кто участвует в ее внедрении.

№2 Объяснение

Почему компания решила использовать Yaware.TimeTracker? Если сотрудник знает ответ на этот вопрос — этап обьяснения прошел успешно. Разъяснение вызывает у сотрудников уверенность в том, что менеджеры учли их мнение и действуют беспристрастно в общих интересах компании. Даже если предложение персонала не включать снимки экрана в программе было отклонено.

№3 Ясность ожиданий

После установки трекера формируются новые правила игры — сотрудники заранее должны знать стандарты, по которым будет оцениваться их работа. Хотя ожидания могут быть высокими — 8 продуктивных часов в день, когда сотрудники час привыкли сидеть в социальных сетях — но даже тогда, саботаж и недовольство сводиться к минимуму, и людям удается сосредоточиться на быстром внедрении программы.

Все эти три критерия в совокупности приводят к справедливому процессу и влияют на поведение сотрудников так, как показано ниже.

В заключение

Еще в начале разговора, Игорь упоминал о равноценном обмене и том, почему ему важно безболезненно внедрить трекер в компании. Он относится к тому типу менеджеров, которые с самого начала строят прозрачные отношения с персоналом. Они заинтересованы в том, чтобы сотрудничество было максимально открытым и честным. Поэтому, после тестирования трекера, Игорь волновался о том, как без стресса и подрыва мотивации внедрить программу в своей компании.

У него получилось это сделать. А по-другому и не может быть, если учесть, что он с самого начала подходил к вопросу прозрачно и открыто. Но, очень часто руководители действуют по другому. Устанавливая программу, они ничего не объясняют персоналу, а тот расценивает нововведение, как инструмент для слежки и контроля. Но, этого можно избежать. Чтобы процесс был менее болезненным, рекомендуем использовать принцип справедливого процесса и постепенно внедрять программу.

Это альтернатива позитивной и негативной мотивации персонала. Этот дополнительный метод используют, чтобы привлечь сотрудников на свою сторону еще до момента осуществления задуманного. Когда человек знает, что от него ожидают и согласен с тем, что это важно — он будет добровольно выполнять необходимые действия для достижения результата.