Чек-лист заданий на день предназначен для упрощения и систематизации дел. Однако часто список заданий на день может сыграть наоборот.
В чем минус чек-листов
Неправильно составленный список заданий на день может повлечь путаницу и ощущение, будто рабочий день не заканчивается. Типичными ошибками чек-листов являются:
- смешивание рабочих дел с личными;
- неправильная расстановка приоритетов;
- слишком много задач.
Смешивание рабочих дел с личными
Размещение в списке пункта “поговорить с менеджером” и “постирать носки” приводит к расфокусировке внимания. Наличие в списке разной сферы деятельности не позволяет сосредоточиться на чем-то одном, и позволяет отвлекаться на неприоритетные задачи. Отсюда часто берет начало ошибка 2.
Неправильная расстановка приоритетов
Наличие в списке различных задач с не обозначенной приоритетностью позволяет нам выполнять задачи менее сложные и откладывать важные трудозатратные задачи.
Воспользуйтесь методом фокусировки. Сосредоточьтесь на самой важной задаче и выполняйте только ее в течение дня. Не знаете, какая из них самая важная? Тогда выполняйте ту, которую меньше всего хочется делать.
Слишком много задач
Пересыщение списка, желание “втиснуть” всё в один день приводит к тому, что некоторые задачи постоянно откладываются. Отсюда возникает ощущение постоянной нагрузки. Человек перестанет замечать то, что он сделал, отвлекаясь на то, что ему сделать не удалось. Это может вызывать стресс и депрессию.
Автоматизация
Полностью автоматизировать процесс создания списка дел невозможно. Каждый список дел уникальный, изменчив и создается для одного человека. Но всё же процесс создания чек-листа можно автоматизировать.
1.Создание задач.
Программа Битрикс24 позволяет создавать повторяемые задачи — типовые задачи, которые выполняются каждый день, неделю, месяц. Достаточно один раз создать задачу, в разделе Дополнительно поставить галочку “Сделать задачу регулярной” и установить период повторения.
2.Учет времени.
Меньше 20% людей способны правильно оценить время, затраченное на выполнения конкретной задачи. Управление временем позволяет правильно его распределять и разумнее расставлять задачи и приоритеты. Следить и анализировать за потраченным временем поможет Yaware.Timetracker — программа не только учитывает время, потраченное на задачу, но и фиксирует, какие сайты и приложения были использованы.
3.Напоминание о задачах.
Напоминания о дедлайнах поможет не забыть о важных задачах и закончить их вовремя. Напоминания присутствуют в большинстве программ для контроля задач. В Yaware.Timetracker, кроме напоминаний о дедлайне, есть еще напоминания о новых задачах, изменениях в задачах и комментариях, если вы работаете в команде.
