Казалось бы, XXI век и все умеют пользоваться компьютером. Но не все умеют делать это эффективно. Большинство пользователей остались на уровне знаний, которые получили в ВНЗ.
В результате работа за компьютером у большей части офисного персонала – медленный и трудоемкий процесс.
А ведь ускорить этот процесс можно с помощью всего 5 навыков, которые не так сложно освоить. Обучите им свой персонал и время на выполнение задач, связанных с компьютером, резко сократится.
1. Эффективная организация рабочего пространства
Рабочий стол на компьютере – аналогия вашего стола в офисе. И пока он в 
беспорядке об эффективной работе не может быть и речи.
Придерживайтесь 5 простых правил:
- На рабочем столе должны быть только рабочие ярлыки. Как исключение можно оставить один-два файла, но только если пользуетесь ими регулярно.
- Сведите количество папок к минимуму. Для этого структурируйте их.
- Заведите папку “Архив” и помещайте в неё все документы, которые вам больше не нужны.
- Разделите документы на личные и рабочие.
- Поместите в Start Menu приложения, которые используете ежедневно.
2. Знание горячих клавиш
Знание горячих клавиш позволит делать все быстрее. Вы будете реже перекладывать руку на мышь и искать различные функции по меню программы. Кроме пресловутого “копипаста” вы научитесь создавать файлы и папки и управлять ими, переключаться с задачи на задачу, работать в приложениях.
Изучить горячие клавиши можно здесь.
3. Слепой набор
Изучив слепой набор, вы не только будете быстрее печатать, но и забудете о ситуации, когда из-за не переключенной раскладки, приходилось набирать весь текст заново.
Изучить слепой набор несложно, а Сеть предлагает невероятное количество сервисов и программ для обучения.
Научиться слепому набору можно на typingstudy.com или на stamina-online.ru.
4. Эффективная работа с электронной почтой
Электронная почта – отличное средство коммуникации. Но если вы не умеете пользоваться ею эффективно, она превратится в “пожирателя времени”. Вот несколько советов, которые помогут вам оптимизировать работу с электронной почтой.
- Установите время проверки почты и строго придерживайтесь установленного графика.
- Письмо – действие. Если вы открыли письмо то либо сразу ответьте на него, либо перешлите тому, кто лучше справится с этим вопросом.
- Настройте фильтры и ярлыки. Один раз построив систему автоматической фильтрации, вы сэкономите дни и месяцы своего времени.
- Пользуйтесь поиском. Найти любое письмо не составит никакого труда.
- Используйте отметки. С их помощью легко выделить необходимые сообщения, требующие вашего внимания и поместить их в отдельную папку.
Подробнее о том, как организовать эффективную работу с электронной почтой можно прочитать здесь.
5. Навыки поиска информации в Интернет
Как бы невероятно это не звучало, но не все умеют искать информацию в интернете. Придерживайтесь простых правил и вы гарантировано будете находить то, что ищете:
1. Вводите запросы грамотно. Поисковики не всегда могут угадать нужные формы слов.
2. Используйте слова синонимы. Это увеличит шансы нахождения точных совпадений.
3. Уточняйте запрос и используйте ключевые слова. Например, если Вы искали “как узнать, где купить офисную технику в Харькове” и не нашли то, что вам нужно, то попробуйте поискать так: “купить офисную технику Харьков”.
4. Используйте язык запросов:
- Исключайте и включайте слова с помощью “+” и “-” . Например, вы хотите найти информацию про слонов, но не хотите, чтобы поисковик выдал информацию про индийских слонов. Тогда введите запрос так: +слон -индийский.
- Альтернативы запроса – “|”. Например, при вводе запроса “как написать|купить статью” поисковик выдаст информацию и как написать, и как купить.
- Поставьте перед словом знак “!” и вы исключите из поиска формы слов. А если Вы хотите найти точную фразу, возьмите её в кавычки. А если скомбинируете эти знаки, то получите точного соответствия фразы, например, “!как помыть слона”.
Освойте эти 5 навыков и вы перейдете на новый уровень пользователя и значительно ускорите свою работу за компьютером.
А какими “фишками” пользуетесь вы для повышения эффективности работы? Поделитесь с нами в комментариях.
Статьи, которые могут быть полезны:
Инструменты для совместной работы
8 советов, как упростить Вашу онлайн-жизнь
