Вы создали документ и отправили его на согласование с коллегой. Он внес правки и переслал вам документ назад. Вы его отредактировали и опять отправили коллеге. Он что-то изменил…Стоп!
Зачем вы так делаете?
Сегодня есть множество инструментов для совместной работы. Так почему бы не воспользоваться ими? Это не только упростит вашу работу, но и сэкономит кучу времени.
Google Docs
Это один из самых популярных инструмeнтов для совместной работы над документами. Чтобы открыть доступ к документу, надо просто указать адрес электронной почты того, с кем хотите поделиться документом. Вы можете также разрешить приглашенным пользователям редактирование. Основное преимущество Google Docs в том, что количество пользоватeлей, которых можно «подключить» к документу, неограничено. И все они могут редактировать документ одновременно.
В Google Docs есть функция комментирования и уведомления об исправлениях. Это очень удобно – вы всегда можете увидеть кто и какие изменения внес в документ, а также прокомментировать их.
Если же вы захотитe обсудить какие-либо вопросы с коллегами, то можете прямо в документе открыть чат.
Как видите, пакет GDocs идeально подходит для того, чтобы члены одной команды могли разрабатывать внутренние документы для общего использования другими членами коллектива.
Prezi
Это сервис, с помощью которого можно создать мультимедийные презентации. Prezi – социальный сервис и презентации в нем можно создавать коллективно. Поэтому 
его часто используют при работе над совместными проектами. Особенно удобно то, что для дальнейшего использования презентации не надо устанавливать какое-либо программное обеспечение. Её можно загрузить на флэшку и открыть на любом компьютере.
С помощью Prezi можно создавать презентации с видео, аудио, документами pdf, работать с веб-страницами, использовать в презентации активные ссылки, и приглашать к просмотру или созданию одной презентации большое количество людей
Task Managers
Системы управления проектами – панацея для управления компанией. С помощью Task Manager можно раздавать поручения начальникам отделов и департаментов, контролировать исполнение, работать совместно над проектами.
Давайте рассмотрим некоторые из них.
Bitrix24 – при создании системы, разработчики взяли стиль общения в социальных сетях. В результате получилась социальная сеть компании, где участники постят информацию об изменениях на корпоративном портале, а страницы сотрудников содержат всю информацию о них.
Task Manager Free от Мегаплан – позволяет ставить задачи, объединять их в проекты, контролировать выполнение, планировать встречи и совещания, а также использовать все возможности корпоративной почты, не выходя из системы.
LEADERTASK – с его помощью можно раздавать поручения, обмениваться комментариями по задачам, совместно создавать планы работ по проектам.
TeamLab – веб-офис для совместной работы, управления документами и проектами
Teamtools -– это функциональный таск-менеджер, где все участники системы делятся на авторов, исполнителей и соисполнителей. В личном органайзере 
каждого члена команды отображаются его задачи, события, файлы и контакты.
TeamViewer
С помощью TeamViewer можно демонстрировать коллегам свой рабочий стол и управлять им в режиме реального времени. Это очень удобно если надо помочь в устранении возникших неполадок в компьютере, продемонстрировать, над чем идет работа в данный момент, совместно решить какие-либо задачи и разработать новый проект.
Перечисленные инструменты лишь капля в море. Но если вы с ними незнакомы – самое время начать ими пользоваться. Не пройдет и недели, как увидите, что эффективность вашей работы повысилась в разы!
А какие Вы используете инструменты для совместной работы?
Статьи, которые могут быть полезны:
Как повысить эффективность работы с электронной почтой в 2 раза?
Как составить эффективный чек лист и попрощаться со старыми граблями?
