Заполняют ли ваши сотрудники ручные табели? Или вводят отработанное время в электронную таблицу? Вы на 100% уверены, что персонал использует рабочее время для достижения целей компании? Вы отслеживаете все показатели работы? Ведете статистику продуктивности компании?
Если вы ответили на большинство этих вопросов: «Я не знаю!» или «Да, мы все еще делаем все вручную», тогда пора присоединяться к цифровой эпохе.
AIN обнаружил, что 51% опрошенных компаний ведут учет рабочего времени сотрудников и их количество постоянно растет. Почему? Потому, что инвестирование в тайм-трекеры экономит бюджет компании и устраняет кражи времени вследствие:
- Позднего начала работы и раннего финиша;
- Супер длинных перерывов;
- Несанкционированной сверхурочной работы;
- Заботы о личной деятельности на работе;
- Злоупотребления социальными сетями и развлекательными сайтами.
Многим известен традиционный способ учета рабочего времени сотрудников: запись прихода и ухода с работы. Но это лишь поверхностный метод, который показывает фактическое нахождение в офисе, но не говорит ничего о продуктивности и использовании рабочего времени. Давайте рассмотрим, что такое тайм-трекинг и с чем его есть в 2021 году?
Что такое учет рабочего времени сотрудников?
Учет рабочего времени сотрудников это подсчет отработанных часов между входом и выходом с рабочего места, а также сверхурочные часы и недоработки, которые возникли по какой-либо причине.
Хотя большинство уже отслеживает время и концепция выглядит знакомой, это не значит, что способ, которым они это делают, не следует модернизировать. Раньше, работник записывался при входе и выходе с работы, используя старую добрую бумагу и ручку. Есть компании, которые дальше так делают и добавляют себе лишнюю работу. Представьте себе объемы бумажной волокиты и документации в компании с большим штатом и время потраченное на ручную обработку протоколов.
Сейчас, доступно множество автоматизированных систем таких, как табель учета рабочего времени, ПО на компьютер или телефон, программы на основе таймеров, биометрические системы и системы сканирования отпечатков пальцев, программы для учета рабочего времени сотрудников и продуктивности. Используя эти технологии, компания лучше управляет ресурсами, тратя на это 15 минут в день. В дополнение к этому, многие сервисы, позволяющие отслеживать время, предлагают другие услуги, такие как расчет заработной платы, управление проектами и задачами, снимки экрана и веб-камеры пользователя.
Цели учета рабочего времени сотрудников
На рынке существуют десятки решений для тайм-трекинга, что затрудняет выбор подходящего именно вам. Чтобы определится, сравните доступные варианты и отталкивайтесь от цели, которую вы ставите перед отслеживанием времени. Это может быть:
- Простой учет рабочего времени сотрудников и ведение табеля.
- Повышение продуктивности работы.
- Выставление прозрачных счетов клиентам.
- Управление проектами и задачами.
- Учет невидимых задач таких, как телефонные звонки, совещания, общение с коллегой о проекте, которые незаметно отнимают огромную часть времени.
- Справедливый расчет заработной платы.
- Статистика в режиме реального времени + учет с телефона.
Кому нужен учет рабочего времени сотрудников?
Компания Yaware презентовала 19 сфер применения тайм-трекинга, начиная от ИТ-компаний и заканчивая производственными фирмами. Отслеживание времени подходит для всех команд, которые основную часть рабочего дня проводят за компьютером. Здесь небольшой перечень пользователей, получающих наибольшую выгоду от тайм-трекинга:
- Компании с почасовой и неполной занятостью.
Когда вы платите своим сотрудникам за каждый час, их рабочее время особенно ценно для вас, как работодателя. Учет дает реальное представление об их временных затратах, даже если все члены команды имеют гибкий график: работают ночью или только после обеда, приходят/уходят из офиса в разное время и дни недели. - Компании с почасовой оплатой труда.
Вместо того, чтобы полагаться на неточные и часто неполные данные из заметок или, не дай бог, из памяти ваших сотрудников, вы можете иметь подробный отчет об отработанном времени. Это не только гарантирует то, что объем работы будет оплачен сполна, но и позволит построить честные, прозрачные отношения между руководителем и персоналом, где каждый знает, за что платит и зарабатывает соответственно. - Некоммерческие и благотворительные организации, учебные заведения.
Поскольку они почти полностью работают за счет пожертвований или государственного бюджета, то находятся под серьезным финансовым контролем со стороны управленческих органов, а также их спонсоров. Однако, когда вы можете подробно описать, куда ушло время и деньги, то подотчетность становится гораздо менее важной проблемой.КЕЙС: учет рабочего времени в детском доме
«Компьютеризируй приют»: бесплатное использование Yaware.TimeTracker
- Фрилансеры.
Когда вы работаете на фрилансе или ведете свой одиночный-бизнес, последнее, что вам нужно, — это работать бесплатно. Вот, где в игру вступает учет рабочего времени. Даже с помощью самого простого приложения, вы можете отслеживать свою статистику, бороться с отвлечениями и быть уверенным в том, что каждая частичка работы будет оплачена заказчиком. - Удаленные команды.
Учет рабочего времени сотрудников выгодный не только работодателю, как способ контроля на расстоянии, но и персоналу потому, что помогает держать менеджера в курсе его продуктивности и вклада в конечный продукт. Устанавливая ПО на компьютер, сотрудник может быть уверен в том, что его никогда не заподозрят в бездельничестве, а руководитель сможет дать больше свободы удаленному персоналу, без опасений и спада эффективности работы. - Менеджеры, стремящиеся повысить продуктивность.
Для обычного сотрудника табель это просто набор непонятных чисел, но для менеджеров и владельцев бизнеса, он является бесценным источником информации. Имея достаточно данных, они могут определить наиболее прибыльные проекты, выявить все узкие места и увидеть, какие непродуктивные задачи крадут время сотрудников. Это даст руководителю понимание того, как повысить продуктивность и сделать бизнес более успешным.
Каковы преимущества учета рабочего времени сотрудников?
Время — один из самых ценных ресурсов. В любом бизнесе тайм-трекинг является обязательным условием для достижения разумных показателей, включая доходы, расходы, продуктивность. Причина этого в том, что отслеживание чего-либо помогает объективно оценить это. Измерение чего-либо также помогает понять аспекты, препятствующие работе этой конкретной метрики. Понимание таких аспектов поможет вам осознать свои ошибки и изменить свой подход.
Таким образом, первоначальным преимуществом учета рабочего времени сотрудников является возможность получения целевых показателей, над которыми можно работать, чтобы оптимизировать и улучшить процессы в вашем бизнесе. Подробный список преимуществ предоставлен ниже:
- Повышает продуктивность, анализирует каждый аспект рабочего дня, от часа, потраченного на работу до 20-минутного обеденного перерыва, который превратился в 2 часа бездеятельности.
- Показывает узкие места.
- Делает сотрудников более ответственными за работу и помогает им не отвлекаться, реально оценивать сроки и нагрузку.
- Регистрирует оплачиваемые часы, чтобы было проще выставлять счета клиентам и рассчитывать заработную плату.
- Искореняет микроуправление, чтобы руководитель посвящал время менеджерской и стратегической деятельности, а не административной.
- Фиксирует переработки, как предпосылки к профессиональному выгоранию.
- Показывает сайты и программы, использованные персоналом.
- Контролирует нарушения рабочего графика: опоздания, уходы раньше положенного.
- Анализирует нагрузку на команды и потребность в дополнительных кадрах.
- Оценивает окупаемость трудовых ресурсов.
Лучшие способы вести учет рабочего времени сотрудников
- Вера на слово
Если Вы только что завершили проект, в котором участвовали трое членов команды, то для того, чтобы оценить стоимость их работы — спрашиваете сотрудников, сколько времени они потратили про задания. На основании ответов, делаете приблизительную оценку и соответственно составляете счет.Плюсы: быстрый и простой метод.
Минусы: неточный. Вы не оцениваете, как персонал расходует оплачиваемое время, а доверяете субъективному мнению сотрудников.
- Бумажный учет времени
Для реализации этого подхода нужны часы, блокнот и ручка. Сотрудники просто подсчитывают время и записывают на лист, или, если вам нужна более подробная структура, заполняют распечатанный табель.Плюсы: можно использовать везде: в офисе, в окружении технологий, или в глуши, работая без Wi-Fi.
Минусы: есть риск потерять или повредить бумажный табель. Также, этот метод предполагает дополнительные временные затраты на заполнение и обработку данных, представляете, сколько дней вы будете анализировать табели 50 сотрудников?
- Табличный метод
Excel очень гибкий и используется для записи того, сколько времени сотрудники тратят на задачи. Каждый раз, когда они будут работать над чем-то, должны регистрировать это в таблице.Плюсы: не нужно тратить ни копейки на оборудование: просто используйте Google Таблицы и часы.
Минусы: требует большой степени доверия к персоналу. Более того, ручной ввод времени может быть утомительным и ошибочным, и не подойдет для выставления счетов.
- Таймер
Если вы не хотите вручную считать время, установите пассивные инструменты — таймеры. Эти настольные приложения работают постоянно, все что нужно — останавливать и запускать счетчик вручную.Плюсы: самый автоматизированный метод из вышеперечисленных.
Минусы: в целом он менее точен. Персонал забывает нажимать старт и финиш, а также не всегда указывает, когда работает, а не когда тратит время на личные задачи. Кроме того, не всем сотрудникам понравится нагружать себя дополнительной работой — контролем таймера.
- Программное обеспечение на компьютер
Самый точный и эффективный метод на сегодняшний день. Такие программы, как Yaware.TimeTracker, ведут учет рабочего времени сотрудников без усилий со стороны менеджеров и персонала. Достаточно один раз установить ПО на компьютеры и выполнить базовые настройки. Кроме отслеживания времени, программа показывает продуктивность пользователей, список использованных сайтов, помогает рассчитывать зарплату и управлять проектами.Плюсы: чем больше знаний, тем выше эффективность. Кроме того, на обработку отчетов уходит не более 15 минут в день + каждый сотрудник получает доступ к своей статистике, а менеджер — к статистике группы. Когда вы используете этот метод, вам не нужно задаваться вопросом, на что тратится время и какие проекты привлекают непропорционально много внимания — у вас будет объективная статистика.
Минусы: некоторые могут рассматривать учет рабочего времени сотрудников как вторжение в частную жизнь или как знак того, что вы им не доверяете.
Попробуйте перед покупкой
Иногда то, что на бумаге выглядит идеальным решением, на практике оказывается совсем не так. Сервис окажется слишком медленным, или сложным в использовании, или он просто не ваш. Большинство трекеров, в том числе Yaware.TimeTracker, предлагают бесплатный тестовый период. Так что не стесняйтесь: пробуйте, смотрите, как он работает прежде, чем принять окончательное решение.
