Как правило, сотрудники против тайм-трекинга. Или нет? Последний опрос бизнес журнала AIN показал, что 60% респондентов нейтрально относятся к учету рабочего времени. 14,6% рассказали, что такая практика позитивно влияет на качество работы и помогает успевать больше.
Все более востребованными становятся специальные программы — тайм-трекеры для сотрудников, хотя 51,7% опрошенных до сих пор самостоятельно заполняют количество отработанного времени.
Мы решили поднять вопрос автоматизированного тайм-трекинга потому, что его популярность это лишь вопрос времени. Возьмем изменения в бизнесе за последний год. Вы вправду считаете, что кто-то будет тратить время на заполнение бумажек? Тем более, если уже давно придумали, как это автоматизировать.
Потерянное время стоит денег. Посмотрим, какие есть способы внедрить автоматизированный учет рабочего времени так, чтобы количество противников с 27,6% свести к нулю. И при этом не потерять эффективность работы.
Что вообще такое этот ваш тайм-трекинг?
Тайм-трекинг — это способ, с помощью которого работодатели могут отслеживать деятельность сотрудников и их вовлеченность в задачи. Чаще всего компании используют сервисы, которые учитывают только отработанное время. Некоторые программы предлагают расширенный функционал, с возможностью:
- записывать использованные сайты и программы;
- анализировать насколько продуктивно сотрудник использует рабочее время;
- делать снимки экрана и веб-камеры;
- автоматически рассчитывать почасовую зарплату;
- создавать задачи и проекты и видеть не только статус «закрыто», а также — статистику выполнения;
- учитывать время потраченное на перерывы, совещание и работу за пределами компьютера.
Как установить тайм-трекер для сотрудников без стресса?
Мы составили краткое руководство о том, как донести сотрудникам ценность и мотивировать их вести тайм-трекинг. Советы, которыми мы делимся здесь, основаны на обратной связи наших клиентов и собственном опыте.
#1 Расскажите о преимуществах учета рабочего времени
Учет рабочего времени — это прежде всего работа ваших сотрудников и только потом — успех бизнеса. Иногда достаточно заранее объяснить команде причину отслеживания времени. Простое понимание «почему» может иметь большое значение для их мотивации.
Убедитесь, что все в вашей команде осознают ценность тайм-трекинга и то, какую пользу это принесет им самим. Постройте доверительные и прозрачные отношения. Если вы все сделаете правильно, возможно вам не понадобятся следующие советы.
#2 Установите четкие правила
Хуже тотального контроля может быть только нерегулярный — «сегодня хочу, завтра не хочу». Чтобы сотрудники осмыслено отслеживали свое время, вам понадобится система. Перед началом учета, объясните всем членам команды, как правильно это делать и кто будет проверять результат. Как и в первом пункте, понимание того, почему что-то должно быть сделано определенным образом, упростит внедрение системы.
#3 Помогите каждому сотруднику с базовой настройкой
Если вы хотите, чтобы подопечные использовали учет рабочего времени, важно, чтобы они чувствовали, что вы идете им навстречу. И еще, чем меньше препятствий между пользователем и системой, тем больше вероятность, что они ее успешно примут. Поэтому, выбирайте тайм-трекер, работу которого не нужно запускать и останавливать. Важно, чтобы все изменения настроек автоматически обновлялись на всех компьютерах. По факту, персонал должен делать 2-3 клика и видеть все, что ему нужно.
#4 Делитесь отчетами
Обмен информацией отличный способ укрепить доверие. Если у вас есть экран телевизора на стене офиса, используйте его для отображения данных с тайм-трекера. Единственное, не следует использовать публичное осуждение, если вы недовольны рабочими привычками человека.
#5 Спрашивайте, слушайте и слышьте
Ваши сотрудники — специалисты в бизнесе. Поскольку они день за днем работают с тонкостями, их отзывы неоценимы для принятия правильных решений и корректировок. Следите за тем, как команда адаптируется к учету времени. Если у них есть какие-либо проблемы, опасения или предложения, используйте эти отзывы для улучшения вашей системы. Чем легче им будет, тем больше вероятность, что они сохранят эту привычку.
Тайм-трекер без стресса — залог длительного сотрудничества
Многие тайм-трекеры для сотрудников предлагают как явный, так и скрытый способ мониторинга. Наши советы больше касаются первого метода, поскольку мы его используем в своей компании и видим реальные результаты. Нет ничего плохого в скрытом режиме, просто вы должны выбирать под себя и учитывать поставленные перед программой цели.
Суть тайм-трекинга в том, чтобы сотрудники сознательно вели учет рабочего времени. Фактически, продуктивно человек работает около 5 часов. Остальное время уходит на отвлекающие действия, такие как просмотр социальных сетей, чтение новостей и общение с коллегами вне работы — вот тройка лучших. Если сотруднику не донести ценность тайм-трекинга, а она в том, чтобы научится продуктивно использовать время, — он будет думать, что сможет оставаться на вершине своей работы, просто приходя и удлиняя зеленую полоску. (так обозначается продуктивное время в Yaware.TimeTracker).
Мы надеемся, что эти советы помогут вам добиться успеха и найти тайм-трекер для сотрудников, который подойдет команде. Вы можете столкнуться с некоторым сопротивлением, но не унывайте! Как только люди начнут отслеживать время, вы удивитесь, насколько это безболезненно. И, конечно же, во многом зависит от правильного инструмента.
Как и в случае с любым программным обеспечением, не бегите за первым попавшимся. Сначала протестируйте пару тайм-трекеров и посмотрите, какой из них подходит для вашего текущего и будущего бизнеса. К счастью, Yaware.TimeTracker предлагает бесплатную пробную версию на 2 недели, так что вы можете испытать полнофункциональное приложение без каких-либо ограничений.
