Включить чайник, запустить компьютер, поговорить с коллегами, заварить кофе и начать работу. Так начинается рабочий день 83% сотрудников. С выполнением этих рутинных систематических процессов трудностей не возникает, но бизнес предусматривает нечто большее, чем знание пропорций кофе, сахара и воды.
Все легко, если компания состоит только из вас. Вы самостоятельно выполняете все действия, используя предыдущий опыт, регулируете деятельность и достигаете результатов. Система работает без сбоя.
С увеличением штата руководителю придется вводить в курс дела каждого сотрудника. Объяснять ему почему нужно сделать так, а не иначе, ознакомить с должностными обязанностями. Польза в том, что вы не будете самостоятельно выполнять рутинную работу, а компания будет развиваться за счет привлеченных специалистов и систематизации бизнеса, о которой поговорим в статье.
Что такое систематизация бизнеса?
Систематизация бизнес-процессов — это цепочка действий и процедур, для беспрерывной работы компании и ее продуктивности. Для этого можно создать новые процессы или взять уже существующие, которые приносят результат, и поставить их на повтор. Чтобы компании с десятками сотрудников система приносила прибыль придется потратить время на то, чтобы описать бизнес-процессы, поставить их на автоматическое выполнение каждым членом персонала. Систематизация процессов разработана с целью:
- освободить руководителя от выполнения рутинных задач и оптимизировать его время;
- повысить эффективность работы предприятия;
- повысить продуктивность каждого сотрудника;
- увеличить доходы и конкурентную способность компании.
Какие есть бизнес-процессы?
Бизнес-процесс — это набор последовательных действий, который приводит к результату. Возьмем простую адаптацию нового сотрудника — пришел, увидел, начал работать. Но если HR-специалист не объяснить новичку, к кому обращаться с вопросами — через несколько дней, он уйдет, так и не почувствовав поддержки, и не найдя «своего» человека в компании.
В вашей компании работают профессионалы (уверены, что других вы и не нанимаете), но для роста прибыли нужно вникнуть в то, как работает бизнес. Понять из каких процедур он состоит и как систематизировать бизнес-процессы.
- Поддерживающие
Мелкая деятельность, которая обеспечивает функционирование более сложных узлов: ремонтные отделы, техническая поддержка, бухгалтерский учет, административно-хозяйственные работы, подбор персонала. Эти вспомогательные процессы обеспечивают жизнедеятельность компании. - Управленческие
Сюда сходит вся деятельность, связанная с управлением и организацией результатов: менеджмент, планирование, управление персоналом, оценка и аналитика. - Оперативные
Формируют костяк компании. Этот вся основная деятельность, которая приносит прибыль: продажи, маркетинг, производство, закупка, снабжение.
Анализ бизнес-процессов
В вашей компании уже есть какой-то из вышеописанных процессов или несколько. Прежде чем формировать единую систему оцените текущее положение вещей. Вот примеры вопросов, который помогут проанализировать это, найти слабые места, требующие пристального внимания.
- Каждый сотрудник знает что должен делать ежедневно?
- Понимает, какой результат ожидает от него руководство?
- Какие есть «узкие» места и какова их причина возникновения?
- Как часто сотрудники недорабатывают?
- Как обстоят дела с мотивацией персонала?
- Каковы рабочие отношения между сотрудниками?
Обработав эту информацию по всей компании, вы получите картину «как есть», отталкиваясь от этих данных начинайте систематизацию.
Шаги систематизации
Путь от понимания того, как есть к тому, как нужно, чтобы было— состоит из нескольких шагов систематизации бизнеса:
- Описание существующих процессов
Есть ряд действий, которые сотрудники компании регулярно выполняют, и они приносят результат. Опишите их в виде инструкций, перечня подпроцессов и шагов оптимизации. - Идентификация цикличных задач
Какая работа выполняется изо дня в день? Составьте список рутинных процессов и проанализируйте методы их систематизации: автоматизируйте, делегируйте часть работы, упрощайте процедуру выполнения. Чем меньше времени будет уходить на повторяющиеся задачи, тем больше его освободится для креатива и развития. - Определение последовательность
Пока журналист не напишет текст у редактора отсутствует материал на проверку и публикацию. Поэтому, систематизация бизнес процессов требует четкого порядка и качества выполнения. Кто и что делает? Когда? В какой последовательности? - Реализация
Этот шаг осуществляется с помощью персонала и состоит из 3 этапов:- Оценка квалификации сотрудников и распределение процессов между ними.
- Организация рабочего места, закупка оборудования, необходимого для систематизации, создание инструкций и схем взаимодействия.
- Описание KPI для оценки результатов и эффективности процедур.
- Контроль
На этом этапе сравните то, как было с тем, как стало с помощью дополнительных процессов и инструментов. Систематизацию и контроль бизнес-процесса можно выполнять вручную: оценивать сроки, результат, продуктивность сотрудников, — или поручить автоматической системе. Yaware.TimeTracker посчитает сколько времени уходило на выполнение процесса, насколько % персонал включался в работу, сидел ли на развлекательных сайтах в течение рабочего дня. Вы получите готовые отчеты. Их можно проанализировать и вносить коррективы, при необходимости.
План систематизации бизнеса
Вы уже поняли, что систематизация необходима и составили список процессов, описали их, определили рутинные задачи. Переходим к практике. Компания успешна, когда работает каждый ее сотрудник. Поэтому, присмотритесь к ним и определите кто:
- Лучший профессионал?
- Самый опытный?
- Самый ответственный?
- С высоким уровнем мотивации?
После того, как вы получили характеристику членов команды, открывайте описание процедур и прогоняйте их по схеме: процесс — сотрудник — тестовый период — контроль и исправление ошибок — передача полномочий.
Если подопечный Виктор внимательный, без аналитических навыков — доверьте ему заполнение данных. Объясните цель систематизации в бизнесе и как она отразится на его благосостоянии. Потом, наблюдайте за тем, как Виктор справляется с заполнением данных и корректируйте неточности, за необходимости. Внимательность и скрупулезность этого сотрудника способствует качественной работе и вы сможете делегировать ему эту работу на постоянной основе.
По такому же принципу проработайте все задачи. Не забывайте мотивировать сотрудников и хвалить их. На это уйдет немало времени, но однажды выполнив систематизацию вы заметите повышение эффективности работы и прибыли компании.
