“Работа заполняет время, отпущенное на нее” — этот закон был впервые сформулирован Сирил Н. Паркинсоном в 1955 году в статье для журнала «Экономист».
Близится время дедлайна и задача «магическим» образом начинает выполняться. А если представить, что это сделали вы — человек ответственный за результат? Об этом первый закон Паркинсона. Никакой магии нет! Если наблюдать за каждым заданием, то человек потратить на него столько времени, сколько отведено. Дана одна минула? Отлично, задача упроститься настолько, что поместится в этот период. Люди, которые привыкли давать себе много времени на простые задачи — никогда не примут этот закон, но если вы хотите делать больше, все успевать — применяйте этот принцип тайм-менеджмента.
Почему бы не применить закон Паркинсона в бизнесе, где время ценнее денег. Вы заработаете дополнительных 150 долларов, но никогда не получите дополнительных 60 минут в сутках. И пока сотрудники не поймут ценность времени, они будут работать на фиксированный график и оклад, вместо того, чтобы сделать, тот же объем дел, быстрее.
Закон был результатом личных наблюдений Паркинсона и открыл он его, работая в британских гражданских силах. Это касалось в основном проблемы бюрократии, где преобладало твердое убеждение, что лучше работать тяжело и долго, нежели умнее.
Раскрытие закона Паркинсона
В принципе, если вы тратите 3 дня на задачу, которая может быть сделана в течение 3 часов, то вы можете увеличить производительность своего труда на эти 3 дня. В то же время, вы будете считать, что дело каким-то образом оказалось сложнее, чем оно есть на самом деле. Как правило, многие задачи не требуют дополнительного времени для выполнения, тем не менее напряжение и ощущение их сложности остается.
Классический пример закона Паркинсона в действии – это студенческая задача.
Представьте себе, что задание было дано студентам месяц назад. Они, тем не менее, начали над ним работать за день-два до сдачи. И им все-таки каким-то образом удается выполнить самую сложную и трудоемкую работу в течение очень короткого периода времени. Получается, что они стали работать более продуктивно, нежели в течение всего месяца.
Результатом такой медлительности является то, что работа повторяется и увеличивается в количестве – однако это только на первый взгляд. Паркинсон назвал данный эффект умножением персонала и работы.
Умножение персонала
Представьте себе менеджера, который думает, что у него много работы и он явно не в состоянии завершить все в срок (независимо от того, правда это или нет). Затем он решает делегировать свои обязанности некоторым из своих подчиненных. Если имеющихся недостаточно – он нанимает новых. Получается, что чем больше занятых людей, тем больше расходы компании и, как это ни парадоксально, тем больше работы для всех сотрудников.
Умножение работы
Работа, которая ранее выполнялась одним сотрудником, сейчас делается пятью (в зависимости от сложности задачи). Они должны консультировать друг друга, ждать друг друга, чтобы продолжить работу, ожидать одобрения менеджера и т.д. Как у них, так и у менеджера работы становится действительно больше, нежели раньше. А это очень непродуктивно, не говоря уже о том, что резко вырастает количество времени, необходимого на выполнение поставленной задачи.
После того, как менеджер наконец-то получает работу, проверяет, исправляет и дорабатывает ее, он получает почти тот же самый результат, какого мог бы добиться сам, если бы изначально самостоятельно взялся за дело.
Преодоление закона Паркинсона
- Чаще всего этот закон работает в тех случаях, когда задача довольно сложная и требует много времени для выполнения. Чтобы минимизировать потери времени, лучше разделить работу на несколько этапов и определить четкий срок для выполнения каждого. Естественно, эти сроки должны быть соблюдены, иначе нет смысла их устанавливать.
- Четко определить, когда именно задание уже выполнено. Чем больше времени вы тратите на крошечные окончательные доработки, тем больше вероятность не завершить задачу в ближайшее время. Поэтому лучше определить конкретные критерии заранее, а затем просто следовать им. Иначе можно бесконечно проверять и перепроверять.
- Попробуйте каким-то образом мотивировать себя, чтобы уложиться в сроки быстрее. Сотрудники, как правило, неохотно делают это, потому что боятся получить дополнительную работу или в следующий раз получить меньше времени для выполнения другой задачи.
- Вознаграждайте себя после того, как задача будет выполнена. Однако следует вознаградить себя за фактический результат, а не за время, затраченное на его достижение.
- Составьте план того, что делать дальше. Сотрудники могут продлить время, поскольку не имеют четкого видения того, что должно быть сделано далее или не желают планировать новые задания, так как это означает рутину.
Лучшие цитаты с книги «Законы Паркинсона» Сирила Паркинсона
- «Человек, которому не дают возможности принимать важные решения, начинает считать важными те решения, что ему дают принимать»
- «Любой работник начинает терять хватку за пять лет до достижения пенсионного возраста, чему бы этот возраст ни равнялся»
- «Никогда не продвигайте свой проект сами, а предоставьте это человеку, который искренне убежден, что ваша идея родилась в его голове»
- «Если творец зарабатывает меньше управителя, значит, загнивание уже началось»
- «Дело тем важнее и сложнее, чем больше времени на него отпущено»
Хотя наблюдения Паркинсона были сделаны для бюрократических организаций, они могут быть применены и к современным компаниям, особенно для тех, в которых действует более или менее сложная иерархия. Помня о любопытном влиянии этого закона, вы также сможете повысить и свою личную производительность.
Хотите достичь максимальной продуктивности работы сотрудников? Читайте 4 способа повышения продуктивности персонала, которые действительно работают.
