Оставаться продуктивным на работе, разрываясь между частыми совещаниями, постоянными телефонными звонками и электронными письмами — звучит, как вызов. Тем не менее, шансы на это могут значительно повыситься, если вы предпримете несколько простых шагов.
Вот 12 советов, которые помогут вам справиться с большей частью вашей работы:
1. Не позволяйте письмам “забрать” ваш день
Мы настолько привыкли к электронной почте, что увидев новое письмо, инстинктивно открываем его, полностью сосредотачиваемся на его содержимом и незамедлительно отвечаем. Эти, казалось бы, незначительные действия, не только могут забрать большую часть рабочего дня, но и оторвать вас от выполнения текущих заданий.
Если ответ на письмо или его делегирование займет меньше двух минут — сделайте это сразу же. Отправляйте меньше, чтобы меньше получать.
2. Сократите ненужные встречи
Конечно, встречи лицом к лицу очень важны, ведь электронное письмо можно неправильно интерпретировать, но безжалостно убивают ваше время. Старайтесь избегать лишних встреч.
3. Научитесь говорить “нет”
В своём стремлении вписаться в коллектив и быть хорошим командным игроком, многие забывают, что умение сказать “нет” просто необходимо. Если чувствуете, что не справитесь с заданием, или у вас есть неотложные дела, вы имеете полное право отказаться от выполнения предложенного задания.
4. Создание списков
Создание списков, это, наверное, один из самых важных усилителей продуктивности. Ведите несколько списков: краткосрочные и долгосрочные задания. Кроме того, старайтесь сразу четко определить, какие из заданий можно делегировать и сделайте это. Поделите свои списки на группы:
1) Что надо сделать прямо сейчас.
2) Что необходимо сделать в следующие несколько дней.
3) Что можно отложить на потом.
Таким образом вы всегда знаете, что за чем следует и не боитесь что-нибудь забыть.
Организовав свой день таким образом, чтобы решать только приоритетные задачи, вы сохраните время, повысите свою эффективность и, в конечном счете, повысите качество своей работы.
5. Закончите дела, которых боитесь, первыми
Прокрастинация рождается по нескольким причинам. Самой распространённой является необходимость выполнять не очень любимые дела. Чтобы раз и навсегда положить конец прокрастинации, возьмите себе за привычку решать такие задания в первую очередь. Как только вы закончите их, все остальное покажется вам менее сложным и более захватывающим. Вы приступите к работе с энтузиазмом, который поможет повысить вашу продуктивность.
6. Откажитесь от социальных сетей
Если социальные сети не нужны вам для работы, приберегите Facebook для дома и закройте Twitter. Отвлечение на социальные сети упоминается как главная причина потери рабочего времени у 25% профессионалов.
7. Наведите порядок у себя на столе
Заканчивайте свой каждый рабочий день наведением порядка на столе. Выбросите все, что вам больше не понадобится. Если ваш стол грязный, вы почти наверняка будете бороться за повышение продуктивности. Заведите папки, скоросшиватели, выдвижные ящики и другие вещи, предназначенные для организации рабочего стола. Наведите порядок и каждый рабочий день вы будете начинать с чистого листа. 30% профессионалов отмечают, что соответствующее окружение способствует повышению сосредоточенности.
8. Используйте технологии
Есть удивительные инструменты, которые вы можете использовать для повышения своей продуктивности и сохранений времени. Используйте Google Docs для документооборота, синхронизируйте свой график с коллегами в календаре планирования. Вместо поездок и встреч проводите видеоконференции по Skype — это существенно сэкономит вам время. Для контроля продуктивности рабочего времени используйте систему учета рабочего времени Yaware.TimeTracker.
Кроме того, сотрудничайте с вашей ИТ-командой, чтобы знать, о технологиях, которые могут быть использованы в целях экономии времени. Они могут стать огромным ресурсом не только для вас, но и для всей организации.
9.Очистите свой ум
Не надо сидеть в позе лотоса и петь мантры, но вы должны выделить пару минут несколько раз в день, чтобы успокоить и очистить свой разум.
10. Делайте частые перерывы
Люди недооценивают важность перерывов в течение рабочего дня. Посвящать свое время работе, таращась на экран компьютера в течение нескольких часов, на самом деле контрпродуктивно. Это сделает вас более уставшим и менее продуктивным, чем вы можете быть. Так что, ходите по офису, возьмите пару минут для “психологического перерыва”. Пять минут ходьбы по офису не только очистят голову, но и улучшат циркуляцию крови.
11. Ограничьте многозадачность
Звучит неразумно для современных профессионалов, не так ли? Правда в том, что мы все были бы гораздо более продуктивным, если бы прекратили многозадачность. На самом деле, эксперты согласны с тем, что мозг служит лучше, если сосредоточиться только на одной вещи за один раз. Так что выберите задание и не переключайтесь с одного вида деятельности на другой каждые 10 минут.
12 . Придите пораньше
В тихом, пустом офисе меньше отвлекаешься, поэтому приходите пораньше, до того, как он заполнится другими сотрудниками. Коллеги являются одним из самых частых факторов отвлечения на работе. Уменьшение количества людей, окружающих вас, поможет работать более эффективно.
Для того, чтобы быть продуктивным на работе, требуется внимание и энергия. И если вы думаете, что любой ваш день может быть более продуктивным, то, скорее всего, так оно и есть. Попробуйте придерживаться этих советов, и увидите, как улучшаются результаты вашей работы.
