«Однажды торговец давал своему слуге наказ перед отъездом:
— Пока я буду отсутствовать, ты тщательно стереги ворота дома и не спускай глаз с верёвки, которой к забору привязан осёл!
После отъезда хозяина в доме по соседству началось гулянье. Слуге сильно захотелось повеселиться и, не долго думая, он снял ворота, привязал их веревкой к спине осла и отправился в дом, где проходило веселье.
Лишь только слуга ушел, к дому без ворот подошли воры и вынесли все вещи.
Вернувшийся хозяин увидел пустой дом, позвал слугу и строго спросил:
— Где же все мое имущество? Я наказывал тебе стеречь его!
На эти слова слуга спокойно ответил:
—Уезжая, ты мне велел охранять ворота, осла и веревку. Твой приказ исполнен в точности, все это на месте. А про остальное ты ничего не говорил, значит, меня это не касается.
Если вы иногда жалуетесь на то, как ваши подчинённые выполнили ваше поручения — подумайте, не так ли вы отдаёте распоряжения, как герой притчи?”
(взято с https://www.marketingsalon.ru/umeete-li-vy-stavit-zadachi-svoim-podchinennym)
Грамотно поставленная задача — залог эффективного решения проблемы. Чтобы поставить подчинённому задачу и не озадачиться результатами её выполнения, запомните эти 7 правил.
Правила правильной постановки задачи
0. Ситуация
Да-да. Вам не показалось. Список начинается с нуля.
Дело в том, что данный критерий не всегда получается выполнить. Но всегда можно постараться это сделать.
Итак, когда вы хотите поставить задачу, выберите правильный момент. Договоритесь с сотрудником заранее о разговоре, уединитесь в отдельном кабинете.
Дело в том, что если вы прерываете сотрудника во время работы над чем-то, он либо выслушает ваше задание в пол-уха, либо забудет о нем вообще потому, что сразу же вернется к тому, чем занимался до того, как вы его прервали. Еще хуже, если вы застали сотрудника на ходу: в коридоре, лифте, в столовой. От такого метода откажитесь вообще.
1. Выполнимость
Отправите ли вы студента-третьекурсника на операцию? Он, конечно, может очень-очень постараться провести её успешно, но вероятность, что через несколько дней пациента будут отпевать,очень высока.
Перед постановкой задачи, ответьте себе на три вопроса:
есть ли у сотрудника время на эту задачу или он загружен?
позволят ли ему личностные особенности выполнить такое задание?
достаточно ли у него профессиональных знаний и навыков для выполнения этой задачи?
И только если вы дали положительные ответы на все вопросы, задачу можно ставить.
2. Цель
Обозначьте цель задачи. “Разработать дизайн сайта, чтобы было красиво” — не задача. “Разработать дизайн сайта, чтобы повысить юзабилити” – вот задача.
Четкая цель необходима не только для того, чтобы повысить качество выполнения задачи, но и чтобы мотивировать сотрудника. Так он будет понимать, что выполняет важную работу, которая влияет на прибыль компании.
Вообще забудьте формулировку, “так сказало вышестоящее руководство”. Это делает задачу бессмысленной потому, что звучит как “это блажь высшего начальства”. Сводит на нет желание работать.
3. Измеримость
Не только вы, но и подчиненный должен однозначно понимать, насколько он близок к желаемому результату.
Чем моложе и неопытнее сотрудник, тем подробнее и детальнее должны быть описаны желаемые цифры и результаты . “Быстро”, “качественно”, “в лучшем виде” приведет к тому, что результат вам не понравится. Потому что для одних “быстро” это уже, отложив все дела, а у других – на этой неделе. У одних “в лучшем виде” – так, чтобы не было стыдно, а у других – чтобы дух перехватило от восторга.
4. Обеспечение ресурсами
Вы должны обеспечить сотрудника необходимыми для выполнения задачи ресурсами, начиная от ручки и заканчивая другими сотрудниками.
5. Контролируемость
Четко озвучьте, кто будет контролировать выполнение задания, в какой форме (отчет, устный доклад, индивидуальная беседа) и в какие сроки.
6. Понимание
Самые любимые вопросы руководителей после того, как они поставили задачу:«Все понятно?» и «Есть вопросы?». Если это и ваши любимые вопросы – забудьте их
Правильные вопросы: «Повтори, что надо сделать» до «Как думаешь, с чего лучше начать?» Пусть подчиненный сам скажет, как он воспринимает задачу, и вы сразу увидите пробелы в его понимании. С особым вниманием следует выслушивать новичков.
Сначала вам может показаться, что такой подход к постановке задач отнимает время. Еще бы, распиши, объясни, мотивируй… Но, применив его несколько раз, вы увидите что не только сократилось время выполнения задач, но и повысилось его качество.
