№1 Что такое система мониторинга рабочего времени?
Система мониторинга рабочего времени это важный инструмент для владельцев бизнеса, которые хотят убедиться, что сотрудники используют свое время на работе для выполнения должностных обязанностей, а не тратят его на просмотр видеороликов с кошками и общение в социальных сетях или, что еще хуже, на безрассудные действия, злонамеренное поведение, ставящее под угрозу безопасность бизнеса.
Независимо от того, работает у вас всего несколько сотрудников или несколько сотен, программное обеспечение полезно иметь, потому что на современном рабочем месте есть много отвлекающих факторов как для офисного, так и для удаленного персонала, особенно для тех, кто использует подключенные к Интернету для выполнения своих повседневных задач.
№2 Какие данные отслеживает система мониторинга?
Современные программы пошли дальше стандартного мониторинга рабочего времени. Их функционал позволяет отслеживать использованные программы и сайты, анализировать продуктивность, делать снимки экрана и веб камеры, регистрировать нажатие клавиш, устанавливать почасовую ставку и рассчитывать зарплату, управлять проектами.
В зависимости от информации, которая фиксируется, мониторинг можно разделить на 4 вида:
- Программный мониторинг
Записывает всю деятельность на компьютере: время, сайты и программы, перерывы в работе, непродуктивные активности, использование Интернета.
- Электронный мониторинг или отслеживание почтового сервиса
Позволяет просматривать электронные письма, которые ваши сотрудники отправляют и получают, используя учетные записи электронной почты компании.
- Регистрация нажатия клавиш
Отслеживание или логирование всех нажатий клавиш мыши и клавиатуры.
- Сетевой мониторинг
Вместо отслеживания работы сотрудников, контролируется работа сети — маршрутизаторов, серверов, брандмауэров — с целью устранения простоев.
- Дисциплинарный мониторинг
Фиксируется время прихода и ухода с работы, время пребывания в офисе и за его пределами (встречи с клиентами, рабочие поездки), а также осуществляется контроль опозданий и уходов пораньше.
№3 Какие есть виды систем мониторинга сотрудников?
Выбор системы зависит от того, что вы хотите отслеживать: деятельность за компьютером или пребывание в офисе.
Для реализации первого варианта подойдут программы учета рабочего времени, кейлоггеры, онлайн-таймеры рабочего времени — все приложения на ПК, которые будут фиксировать использование девайса.
СКУД, биометрические системы и видеонаблюдение используются для отслеживания физического нахождения в офисе, мониторинга общей ситуации и повышения безопасности. Они не подойдут для мониторинга удаленного персонала и тех компаний, чьи сотрудники работают за компьютером потому, что не предоставляют информацию о том, чем реально занят персонал, когда сидит на рабочем месте.
№4 Каковы преимущества систем мониторинга сотрудников?
Инструмент положительно влияет на разные стороны работы компании, в первую очередь на повышение продуктивности и безопасности. Благодаря функциям, которые позволяют отслеживать активность сотрудников (например, отработанное время, количество перерывов, вовлеченность в работу) вы будете уверены, что команда продуктивно работает. Такие функции, как отслеживание использования Интернета, сайтов и программ, помогают убедиться в том, что команда не просматривает контент, который не относится к работе.
№5 Что лучше: облачное или локальное решение?
Тип развертывания зависит от предпочтений вашего бизнеса, и большинство компаний предлагают оба варианта. Используя локальное решение (enterprise), вы размещаете программное обеспечение и данные, которые оно собирает, на своем собственном сервере. Поэтому, сможете хранить их столько, сколько захотите. Оно лучше подходит для больших компаний, но настраивается дольше, чем облачный сервис.
SaaS-решением проще управлять, оно быстрее развертывается и вам не нужно иметь сервер для хранения всех ваших данных. Вы доверяете тому уровню безопасности, который предлагает компания-разработчик.
№6 Насколько безопасная система мониторинга рабочего времени?
Нарушение конфиденциальности и безопасности — одно из главных опасений руководителя при выборе инструмента для мониторинга. Поэтому, разработчики регулярно соревнуются в том, кто даст больше и повышают защиту программ разными способами:
- хранят данные на облачных серверах;
- используют многократное SSL-шифрование;
- ежедневно создают копии данных;
- размещают информацию на Amazon хостингах, которые обеспечивают надежность на уровне 99,9999%
Лучше всего провести исследование, почитать отзывы других пользователей и выбирать из списка популярных систем мониторинга сотрудников. Так вы будете уверены в том, что они безопасны и не являются замаскированными вирусами.
№7 Можно использовать систему мониторинга сотрудников для удаленного персонала?
Да, если персонал использует для работы корпоративные компьютеры, вы можете установить на них программное обеспечение для отслеживания. Даже если удаленный сотрудник использует персональный ПК, вы можете использовать Yaware.TimeTracker. Программа работает в открытом режиме, показывает сотруднику его статистику, а также позволяет запускать мониторинг рабочего времени только тогда, когда он выполняет задания.
№8 Скрытый или явный: какой режим мониторинга рабочего времени использовать?
В скрытом режиме сотрудники не догадываются о том, что их действия отслеживают, а в явном — персонал знает о программе и видит свою статистику. Вам решать, сообщать ли сотрудникам о наличии системы мониторинга или нет.
За 10 лет в сфере учета рабочего времени, мы заметили, что руководителям удавалось выстроить более крепкие и доверительные отношения используя явный режим мониторинга. А также, когда сотрудники знают, что их деятельность контролируют, видят статистику работы, то их продуктивность становится выше, чем могла бы быть в скрытом режиме мониторинга.
№9 Как не напугать персонал системой мониторинга сотрудников?
У вас есть законные права на установку программного обеспечения для мониторинга для отслеживания продуктивности. Однако то, что это законно, не всегда означает, что персонал будет в восторге от этого.
Чтобы позитивно настроить команду и внедрить новшество без стресса, начните с открытого общения. Вместо того, чтобы тайно устанавливать ПО или позволять своим сотрудникам думать, что вы им не доверяете, поговорите с ними. Обсудите причины установки, объясните, что вы от них ожидаете и какую пользу это принесет именно им. Сосредоточьтесь на таких областях, как повышение безопасности бизнеса, развитие сотрудников и общая эффективность
№10 Во сколько компании обойдется мониторинг рабочего времени?
Стоимость облачного решения варьируется от 3$ до 10$ за пользователя в месяц. Enterprise-версии обычно предусматривают единовременный платеж, к примеру 4800$/50 пользователей в Yaware.TimeTracker. Вот три вещи, на которые следует обратить внимание в финансовом вопросе:
- Наличие тестового периода + минимальное число бесплатных пользователей.
Большинство компаний разрешают попробовать полный функционал в течение 14 дней, а также предлагают базовый набор функций бесплатно навсегда для 1,3,5 и тд пользователей. - Дополнительные сборы.
Большинство компаний не взимают дополнительных сборов при покупке SaaS-решения. В случае с Enterprise, компании может поставить дополнительную плату на обслуживание и обновления сервиса. Поэтому, вам лучше прочитать контракт или условия обслуживания, чтобы убедиться, что вы были проинформированы обо всех расходах, которые вам придется заплатить.
- Тарифные планы
Цена всегда зависит от набора функций: базовый обычно включает только учет времени, заполнение табеля, тогда как в самом дорогом плане вы получите все прелести программы. Сначала определитесь, для чего вас программа, а уже потом смотрите, какой тариф удовлетворит ваши требования.
