Для того, чтобы сотрудники вовремя справлялись со своими задачами, необходимо их об этом информировать. А для того, чтобы делать это эффективно, придерживайтесь следующих правил.

Своевременность

Информируйте сотрудника о появлении новой задачи и/или изменениях в старой сразу. Не нужно тянуть до конца дня или конца обеденного перерыва. Чем быстрее работник узнает об изменениях в рабочем порядке, тем оперативнее сможет отреагировать.

Полнота

Обеспечьте сотруднику полный объем информации. Обязательно сообщите ему:

• дату начала выполнения задачи;
• дату окончания дедлайна;
• приоритетность задачи;
• инструменты и технологии, которые можно/нужно применить;
• ответственные лица, которые можно/нужно задействовать;
• документы, инструкции, правила, которыми необходимо руководится во время исполнения.

Точность

Не нагружайте сотрудника ненужной информацией. Необходимые данные выкладывайте с точностью до часов (закончить проект не “в районе этой недели”, а “до 17:00 20.12.18″). Если вам не хватает компетенции в том или ином вопросе — делегируйте объяснения деталей другому специалисту.

Например, вам нужно поставить задачу маркетологу создать рассылку и для этого — выгрузить данные с базы. Если вы не уверены, как сделать это (загрузить данные) правильно — поставьте задачу маркетологу выяснить детали у человека, который умеет это делать. Преждевременно, предупредите последнего и попросите его помочь маркетологу в решении этой задачи.

Материальность

У нас уже была статья о том, как правильно делегировать задачи. Здесь только повторимся, что лучше всего ставить задачи с помощью специализированных программ или хотя бы в письменной форме. В другом случае, сотрудник — да и руководитель тоже — легко может забыть нужные и важные детали.

Напоминания

Напоминать о задачах можно устно или с помощью автоматизированных приложений. Как и при постановке, мы не рекомендуем использовать устную речь из-за высокой вероятности того, что сказанное будет полностью или частично забыто.

Автоматизация процесса

Автоматизация бизнес процессов коснулась и сферы информирования сотрудников о задачах. Система информирования персонала может быть полностью или частично автоматизирована. Частичная автоматизация может происходить с помощью Google Календаря. В этом случае руководителю нужно вручную создавать напоминания сотрудникам, просчитывая даты и время. Плюсом является бесплатность сервиса, а также возможность создавать напоминания сразу группе людей и доставлять на почту. Минусом остается присутствие ручной работы: руководитель может случайно забыть создать напоминание или не добавить одного из сотрудников.

Поэтому лучше автоматизировать процесс полностью.

Yaware.TimeTracker

Для этого существует программа Yaware.TimeTracker: в функционал подписки “Повышение продуктивности” входит контроль выполнения задач. Также программа оснащена функцией мгновенного информирования. Как только сотруднику:

• приходит новая задача;
• изменяются условия старой задачи;
• добавляется комментарий к задаче;
• подходит дедлайн;
• меняется приоритетность;

он тут же получает уведомление в виде поп-апа в правом нижнем углу рабочего стола.

Благодаря этой функции, руководителю не нужно придумывать и создавать уведомления — программа делает это вместо него. Таким образом, сотрудник оперативно проинформирован, а значит может мгновенно реагировать на изменения. Общая продуктивность персонала повышается на 20%. И на те же 20% падает уровень невыполнения задач.