Делегирование полномочий: процесс, методы и уровни

Вперше людина стикається з делегуванням ще в дитинстві. Насамперед батьки просять зібрати іграшки у своїй кімнаті. Згодом вони довіряють дитині прибирання чи похід до магазину.

Проте керівник значно суворіше контролює виконання завдань. Зокрема, він використовує систему постановки задач. Також менеджер стежить за дедлайнами за допомогою тайм-трекера.

За своєю суттю, делегування повноважень — це процес передачі функцій. Для отримання результату важливо чітко розуміти суть цього інструменту.

Процес делегування та його ключові питання

Специфіка цього підходу полягає в передачі додаткових обов’язків. Насправді нові завдання не входять до посадової інструкції працівника. Це прохання зробити роботу, яку співробітник не зобов’язаний виконувати.

Завдяки цьому керівник економить свій час. Наприклад, він вирішує важливі стратегічні питання. Стратегічні функції ніколи не передаються підлеглим.

Дійсно, у процесі передачі завдань обидві сторони отримують чіткі відповіді:

• Що? — Повний перелік делегованих завдань.
• Хто? — Керівник, який довіряє роботу підлеглому.
• Кому? — Обраний працівник із відповідною кваліфікацією.
• Коли? — Чіткі дедлайни та бажана дата старту.
• Як? — Спільне розібрання процесів та очікуваних результатів.

Отже, грамотний процес делегування відрізняється від звичайного скидання роботи. Це доручення важливих, але не термінових завдань.

Крім того, відповідальність за кінцевий результат залишається на керівникові. Враховуючи це, менеджер повинен мотивувати підлеглого. Також важливо дотримуватися принципів делегування.

5 кроків до успішного делегування

Спроба раптово передати всі справи без підготовки призведе до помилок. Перш за все, керівнику та персоналу потрібен поступовий перехід.

Для цього фахівці використовують такі рівні делегування:

Рівень 1: Скажи
Передача обов’язків відбувається за одноосібним рішенням керівника.

Рівень 2: Поясни
Керівник доручає завдання та пояснює причини такого вибору. Завдяки цьому працівники частково залучаються до процесу.

Рівень 3: Порадься
Менеджер запитує думку підлеглих перед прийняттям рішення. Безумовно, це підвищує довіру в команді.

Рівень 4: Рекомендуй
Співробітники самі приймають рішення. Проте вони обов’язково звітують про свій прогрес.

Рівень 5: Делегуй
На цьому етапі відбувається повна передача відповідальності.

Такий підхід поступово готує команду до самостійної роботи. Отже, співробітники почнуть краще виправдовувати довіру.

Основні методи делегування

Кожен керівник обирає власний стиль управління. Залежно від досвіду, виділяють наступні методи делегування:

1. «Тиранія» — наказовий тон і відсутність права на помилку.
2. «Партнерство» — прохання сприймається як дружня послуга.
3. «Інтрига» — відсутність чітких інструкцій для перевірки фахівця.
4. «Робота над помилками» — керівник виступає наставником для команди.

У кожному підході існує ризик виникнення помилок. Проте завдання керівника — аналізувати причини. Зрештою, контроль повинен поєднуватися з допомогою та мотивацією.

Також пам’ятайте про автоматизовані системи управління. Наприклад, Yaware.TimeTracker ідеально підійде для постановки задач, контролю термінів та оцінки продуктивності команди!