Делегирование полномочий: процесс, методы и уровни

Впервые человек встречается с делегированием в детстве. Начинается с того, что родители просят собрать свои игрушки, а в процессе взросления делегируют уборку квартиры или поход в магазин. Но босс, в отличие от родителей, строже следит за выполнением работы: делегирует через систему постановки задач, ставит дедлайны и контролирует продуктивность с помощью тайм трекера.

Делегирование — это процесс передачи полномочий, от одного человека к другому. Для того, чтобы инструмент приносил результаты необходимо четко понимать, что он из себя представляет.

Процесс делегирования 

Специфика передачи полномочий в том, что делегируемые задачи не входят в перечень должностных обязанностей делегата. Это просьба сделать то, что сотрудник не обязан. Такой способ управления мотивирует и развивает персонал, а также экономит время руководителя, которое он использует на решение управленческих и стратегических вопросов. Последние полномочия никогда не делегируются подопечным.

В процессе делегирования обе стороны получают исчерпывающие ответы на вопросы:

• Что?
  Перечень делегируемых задач и обязанностей.
• Кто?
  Человек, который должен сам выполнить работу, но поручает ее другому — подопечному, стоящему на одну ступеньку ниже его по карьерной лестнице.
• Кому?
  Сотрудник, выбранный путем оценки его квалификации, нагрузки и возможностей справится с заданием — вовремя и качественно.
• Когда?
  Четкие временные рамки, включая не только срок завершения, но и желаемую дату начала работы над заданием.
• Как?
  Впервые пройти путь приема и выполнения полномочий вместе с сотрудником. Донести ему, что и как нужно сделать, озвучить требования и ожидаемые результаты. Чаще всего на этом этапе — самом длительном — руководители отказываются от делегирования. Ведь самому сделать быстрее, чем объяснить другому.

Вышеописанные вопросы показывают, что процесс делегирования не имеет ничего общего с тем,чтобы просто «скинуть» работу, которую не хочется выполнять. Это грамотное поручение заданий — важных, но еще не срочных, которые находятся в компетенции подопечного.

При передаче полномочий ответственность за работу по-прежнему лежит на делегирующем лице, поэтому руководитель заинтересован в том, чтобы подготовить подопечного, придерживаться принципов делегирования, сопровождать в процессе выполнения и мотивировать.

5 шагов к успеху

Попытка перепрыгнуть с позиции «все решу сам» на «все решат другие» без подготовки — верный способ упасть в пропасть делегирования. Этого можно избежать, если будет мост, по которому и персоналу, и руководителю будет комфортно перейти к делегированию. Для того, чтобы его построить используют уровни делегирования:

Уровень 1: Скажи

Передача обязанностей потому, что так решил руководитель и точка.

Уровень 2: Объясни

Делегирующее лицо решает какие задачи поручить, но уже объясняет подопечным почему нужно сделать именно так, а не иначе. Происходит частичное вовлечение персонала в процесс делегирования.

Уровень 3: Посоветуйся

Руководитель рассказывает подопечным, какое решение собирается принять и спрашивает, что они думают по этому поводу. Сотрудники участвуют в процессе, но конечное решение принимает руководитель.

Уровень 4: Рекомендуй 

Возможность принимать решение сразу переходит к персоналу, но он должен сообщать, как проходит процесс устранение проблемы и какими способами.

Уровень 5: Делегируй

На этом уровне делегирования происходит полная передача полномочий, ответственности и права принимать решения.

Такой подход постепенно готовит делегатов к приему полномочий и уменьшает контроль со стороны руководителя. Пошагово формируется команда, которая не спрашивает каждую мелочь, а самостоятельно справляется с работой и оправдывает оказанное ей доверие.

Методы делегирования 

Подход к делегированию отличается у каждого руководителя: один больше объясняет, а другой — приказывает. В зависимости от квалификации и личных качеств выделяют 4 стиля делегирования:

1. «Тирания»
   Характеризуется приказным тоном и четкими временными рамками, в течение которых у сотрудника нет права на ошибку и полет фантазии.
2. «Партнерство»
   В данной ситуации неважно кто начальник, они находятся в равных позициях и делегирование расценивается, как просьба оказать дружескую услугу.
3. «Интрига»
   Поручение напоминает зашифрованное послание. Нет четких инструкций и описаний. Такой стиль подойдет только для тех, кто воспринимает делегирование, как вызов профессионализму.
4. «Работа над ошибками»
   Самый распространенный метод делегирования. Руководитель выступает в роли мудрого наставника, разбирает с подопечным его ошибки и сопровождает в течение всего процесса.

В любом из этих подходов есть риск, что подопечный допустит ошибку или выполнит функции не в полной мере. Задание руководителя в том, чтобы не критиковать его за личные качества, а разбирать ситуацию, попросить объяснить причины. Во всех стилях делегирования присущий контроль и проверка результатов работы, но он должен сочетаться с помощью и мотивацией сотрудника.

Помните, что делегирование включает не только взаимодействие с людьми. Это и автоматизированные системы делегирования. Yaware.TimeTracker подойдет для постановки задач, контроля сроков и продуктивности сотрудников.