Все слышали слово “автоматизация” — весьма популярное в последнее время, не правда ли? Но что, в целом, представляет собой автоматизация бизнеса и зачем она?
Что такое процесс автоматизации?
Перевод типичных, часто повторяемых процессов на предприятии под руководство электронных систем и программ называется автоматизацией этих самых процессов. Результат — высвобождение времени, трудовых и финансовых ресурсов.
Процесс автоматизации зачастую становиться первым и главным шагом в повышении продуктивности всего предприятия.
Автоматизировать можно любой процесс. Процессы на предприятии разделяют на главные (основные), приносящие прибыль, и поддерживающие (бухгалтерский учет, отчетность и т.д.) — те, которые напрямую не влияют на прибыльность, но являются неотъемлемой частью любого предприятия.
Зачем она нужна?
Главная причина появления и внедрения автоматизации — освобождение времени. Процессы, выполняемые людьми, и процессы, выполняемые программами, существенно отличаются друг от друга не только быстротой выполнения задачи (думаю, не стоит упоминать, что на составление отчетности Yaware.TimeTracker требуются минуты, в то время, как менеджеры пыхтят над ними денно и нощно). Автоматизированные процессы более качественны и не требуют дополнительных затрат (ведь сотруднику за проделанную работу нужно платить).
Автоматизация позволяет разгрузить сотрудников — да и самого руководителя — от лишней работы и высвободить время для более важных и срочных задач. Также, она эффективна там, где людской труд практически не дает результата — оценке обслуживания, анализе производительности труда, переписке с большим количеством клиентов, правильный расчет зарплаты и т.д.
Основные задачи
- эффективная организация систем учета и контроля на предприятии;
- быстрое составление и отправка отчетности любым удобным способом за любой срок деятельности;
- программы для бизнес планирования и составления стратегии развития на «твердых» данных;
- уменьшение затрат на человеческий труд (путем сокращения сотрудникам времени на выполнение “бумажных дел”);
- минимизация “человеческого фактора” — забыл, не получилось, потом, а разве мне кто-нибудь об этом говорил?;
- повышение безопасности хранение документации;
- улучшение обслуживания.
Программы для бизнеса бесплатно
Активность автоматизации бизнеса побудила массовое создание программ для ее обеспечения — платных и бесплатных. Для повседневных задач и целей персонала можно смело использовать наш список программ для бизнеса, скачав бесплатно перейдя на официальный сайт. Мы выбрали самые распространенные варианты.
Список бесплатных сервисов:
Самое популярное решение среди бесплатных программ для бизнеса. С помощью Google Suite вы можете:
- загружать и скачивать файлы больших размеров;
- работать с документами, давать и забирать доступ к ним;
- пользоваться онлайн-календарем;
- создавать презентации в режиме онлайн;
- использовать файлы больше чем 30 расширений.
2. Streak
С помощью Streak вы можете:
- управлять процессом продаж;
- работать с отзывами ваших пользователей;
- настроить автоматическую отправку писем;
- фиксировать время просмотра вашего письма.
3. Microsoft Office Accounting Express (2009)
С ее помощью вы сможете:
- создавать счет-фактуры;
- контролировать расходы;
- вести учет клиентов;
- вести учет поставщиков и сотрудников;
- держать всю финансовую документацию в одном месте.
4. SMMplanner
У программы есть платный и бесплатный тарифы. Для небольшой компании, которая делает записи не чаще 3-4р. в неделю вполне подойдет бесплатный тариф. С его помощью можно:
- работать сразу с несколькими соцсетями;
- создавать и планировать посты;
- создавать проекты;
- каждый месяц 50 бесплатных постов.
5. Yaware.TimeTracker (бесплатный тариф)
Программа учета времени и задач. Бесплатный тариф рассчитан только на малые предприятия (до 5 компьютеров).
- учет прихода и ухода сотрудников;
- фиксация используемых сайтов/программ;
- ежедневная отчетность о времени работы и наиболее используемых программах;
- фиксация перерывов в работе.
Стоит помнить, что здесь также работает схема цена/качество — не стоит рассчитывать на многое, покупаясь на “бесплатно”. Однако, для малого или начинающего бизнеса этого вполне хватит.
6. WordPress (бесплатный тариф)
Если Вы ведете бизнес в соц.сетях (особенно Facebook, Twitter, Pinterest, LinkedIn) Вам никогда не помешает блог с полезной информацией для пользователей. Особенно, когда он бесплатный. Вы получите:
- основные возможности Jetpack;
- несколько десятков бесплатных тем;
- дисковое пространство 3Гб
- возможность публиковать статьи и шерить их на Вашей страничке;
- статистику переходов (откуда и что читал).
Платные программы для ведения бизнеса
Для солидных компаний, нацеленных на значительные улучшения в производительности, существует ряд платных программ:
- Yaware.TimeTracker (платный тариф)
Платный режим программы имеет свои преимущества. Кроме выше обозначенных функций, вы сможете:
- контролировать оффлайн-активность, разделяя перерывы на обед, перекуры, митинги, личные разговоры и т.д.;
- распределять используемые за день программы на продуктивные и непродуктивные;
- получать готовые рейтинги сотрудников по продуктивности, непродуктивности, опозданиям;
- создавать проекты и задачи;
- определять реальное время выполнения поставленных задач;
- контролировать процесс выполнения проектов и задач от начала и до конца.
Программа оценки предоставленных услуг. С ее помощью вы сможете:
- оценивать качество предоставленных услуг;
- создавать опросы;
- использовать предоставленные опросы для определенного вида услуг;
- создавать несколько точек для размещения опросов;
- возможность разместить опрос на физической точке (QR-код) или на сайте;
- получать отчетность по точкам и опросам за любое время.
3. WordPress (платный тариф)
У WordPress 5 платных тарифов с разными возможностями. В целом платформа предоставляет:
- бесплатный домен на 1 год;
- дисковое пространство от 6 Гб до ∞;
- премиум‑темы без ограничений;
- дополнительные средства оформления;
- расширенное управление публикациями в социальных сетях;
- монетизация сайта;
- поддержка службы VideoPress;
- SEO инструменты;
- интеграцию с Google Analytics;
- установку любых плагинов для WordPress (платных и бесплатных);
- возможность оплаты для жителей более чем 60 стран;
и еще целый список возможностей.
Сравнить тарифы WordPress по ссылке.
4. Битрикс24
Лучшая и самая популярная CRM-система в СНГ. Платный тариф позволяет:
- работать с клиентской базой;
- создавать и работать с проектами и задачами;
- записывать разговоры;
- работать с договорами;
- создавать бизнес-процесы;
- запускать автоматические рассылки;
- интегрироваться с 1С и тд.
Кстати, у Yaware.Timetracker планируется интеграция с Битрикс24 уже в сентябре, а Yaware.Service уже предоставляет возможность перемещать клиентов между базами. Теперь Вы сможете как собирать контакты при помощи сервиса обратной связи, так и делать опрос уже существующих клиентов.
5. Slack
Программа для общения. Звучит не слишком серьёзно, однако, с ее помощью вы сможете:
- уменьшить шум в чатах с помощью отдельных каналов;
- не пропускать важные сообщения (функция упоминаний);
- отображать HEX-код в виде цветовых квадратов;
- выделять важные слова;
- напоминания в сообщениях;
- создавать список дел.
6. Roistat
Программы для бизнес аналитики сейчас одни из фокусных генераторов прибыли и вектора развития средних и больших бизнесов. Ройстат — яркие представители системы сквозной аналитики, которые позволяют:
- узнать источник первого контакта клиента с вашей компанией;
- видеть жизненный цикл юзеров и этапы принятия решений о покупке ваших услуг;
- какие конкретные инструменты и предложения приводят клиентов;
- сколько зарабатывает компания с конкретных типов ЦА;
- свой реальный бюджет денег и времени для привлечения потребителей;
Использование вышеперечисленных программ с умом на 100% гарантирует повышение продуктивности — от сотрудника до всего предприятия.
