Тайм-менеджмент — хороший способ повышения эффективности трудоспособности персонала и улучшения показателей работы коллектива. Причиной появления методики, нацеленной на управление временем стало катастрофический дефицит последнего. Людям и предприятиям перестало хватать тех заранее выделенных часов для выполнения работы. Скорее всего, причиной тому — неправильная организация и использование времени. Отвлекающие факторы типа социальных сетей, личных звонков и разговоров на рабочем месте мешают задействовать отделенное время как можно эффективно.
Основы тайм-менеджмента
Методы тайм-менеджмента включают в себя внедрение на предприятие таких обязательных пунктов как постановка конечной цели (и мелких целей, способствующих достижению главной), планирование рабочего процесса на день (неделю, месяц, квартал, полгода, год), расставление и делегирование задач, распределение приоритетов.
Корпоративный тайм-менеджмент предприятия начинается с главного — с планирования. Он больше подходить для предприятий, менеджер которых не лениться распланировать график работы всей компании, каждого отдела и сотрудника по отдельности. Планирование подразумевает расчет времени, которое в среднем уходит на решение определенной задачи, а затем на основании собранной информации подбор количества задач на день, неделю и дальше. То есть, если задача в среднем занимает у сотрудников 2 часа, на ее выполнение в плане на день отводится два часа, ни больше, ни меньше.
Также, кроме того, планирование подразумевает собой распределение проектов и задач по приоритетности, их структуризация, хронологизация, от чего зависит повышение эффективности работы. Существуют первоочередные, срочные задания, которые следует выполнять немедленно или в ближайшее время; их отложить в долгий ящик не получиться. Задачи важные, но не первостепенные, можно отложить, но тоже не следует оставлять долго без внимания. Задачи срочные, но неважные — те, которые крадут большую часть времени. Именно их, по возможности, менеджеру стоит их убрать или сократить.
Внедрение на предприятие
Между тем, внедрение тайм-менеджмента должно проходить постепенно. Система может вначале показаться сложной для воплощения как сотрудникам, так и руководству. Хорошим помощником в таком деле будет программа с возможностью контроля над задачами. Примером таковой является Yaware.TimeTracker и его функциональная часть TaskTracker. Именно функционал TaskTracker способствует созданию активных структурированных проектов и задач Кроме того, он отвечает за руководство ими, анализ состояния. Также, функционал позволяет следить за временными затратами сотрудников на выполнение заданий. Приятным является возможность расставить приоритетность созданным заданиям, что помогает во время планирования времени.
По факту, функционал TaskTracker сам по себе похож на план деятельности: в программе можно создавать проекты, добавлять задания, делегировать их между сотрудниками, следить за временем выполнения, обозначать дедлайны.
Тайм-менеджмент включает и минимизацию отвлекающих факторов: следите за тем, чтобы сотрудники не отвлекались на соцсети, личные разговоры во время работы, не превышали лимита отведенного времени на обед, перекур и т.д. Можете также воспользоваться одной из функций Yaware.TimeTracker.
Спустя несколько месяцев оцените результаты внедрений: что получилось, а что нет, что персонал воспринял хорошо, и что ему не понравилось, появились ли первые результаты. Повторную проверку рекомендуется проводит через полгода после первых внедрений.
Помните: не все сразу! Что-то может не получиться, что-то пойти не так, как планировалось. Не отчаивайтесь. Со временем результат будет достигнут!
